Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Нормирование труда в архивном деле — это фундамент эффективного управления персоналом, планирования бюджета и обеспечения качества выполнения архивных процессов. Грамотное применение норм времени позволяет обоснованно определять численность штата, оценивать производительность труда и планировать загрузку сотрудников. В данной статье подробно разбирается актуальная нормативная база, виды норм и порядок их применения на .

Правовая основа и иерархия нормативных актов

Система нормирования труда в архивах России строится на многоуровневой основе: от межотраслевых стандартов до типовых норм ведомственного уровня (Росархив) и локальных нормативных актов конкретной организации.

Межотраслевые укрупненные нормы (Базовый уровень)

Данные нормативы имеют высшую юридическую силу для расчета норм времени во всех организациях независимо от формы собственности, если иные специальные нормы не установлены.

Постановление Минтруда РФ от № 153 — «Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий».
- Применяются для нормирования работ по учету, хранению, составлению справочно-поисковых аппаратов (СПА) научно-технических документов.
- Содержат формулы расчета трудоемкости: T = Σ (Нвр_i × V_i), где Нвр_i — норма времени на единицу работы, V_i — объем работы i-го вида в год.
- Предусматривают расчет трудоемкости для видов работ, не вошедших в сборник, по отдельной формуле.
Постановление Минтруда РФ от № 57 — «Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий».
- Разработаны ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) Роскомархива.
- Предназначены для ведомственных и межведомственных архивов, хранящих делопроизводственную документацию и документы по личному составу.
Постановление Минтруда РФ от 1994 г. № 72 — «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (ДОУ)».
- Универсальный инструмент для служб ДОУ, архивов и делопроизводств.
- Используются для расчета норм времени, определения трудоемкости, численности работников.
- Рекомендованы к применению в органах федеральной исполнительной власти и на предприятиях любой формы собственности.

Ведомственные нормы Росархива (Специализированный уровень для госархивов)

Для государственных и муниципальных архивов обязательным к применению является актуальный приказ Росархива.

Приказ Росархива от № 111 — «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами» (далее — Типовые нормы 2022).
Данный документ заменил собой более ранние нормативы (в т.ч. нормы Росархива от г., разработанные ВНИИДАД) и является основным регулятором на текущую дату.

Назначение Норм 2022:
1. Определение оптимальных показателей трудоемкости при планировании деятельности архива.
2. Расчет и обоснование необходимой численности основного персонала.
3. Анализ фактических затрат рабочего времени при составлении отчетов структурных подразделений.
4. Основание для разработки локальных норм времени (при наличии специфических условий).

Региональные и отраслевые особенности

Стоит отметить наличие региональных нормативных актов, например, Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 45 (для архивов организаций РБ), что актуально для организаций, работающих в рамках Союзного государства или имеющих филиалы в РБ.

Структура и состав нормативов времени

Нормы времени в архивном деле классифицируются по виду затрат труда и этапам архивных процессов.

По виду затрат (согласно методологии Минтруда)

Нормы времени (Нвр), затраты времени на выполнение единицы работы (мин/ед., час/ед.). Основной показатель для расчета трудоемкости.
Нормы выработки (Нвыр) — объем работы, который должен быть выполнен за единицу времени (ед./час, ед./смену). Обратная величина к норме времени.
Нормы обслуживания (Нобсл) — количество объектов (дело, единицы хранения, метры погонные), которые должен обслуживать один работник.
Нормы численности (Нчисл) — необходимое число работников для обслуживания определенного объема работ или объектов.

По этапам архивных процессов (типовая структура Приказа № 111)

Блок работ / Услуг	Основные виды операций, подлежащие нормированию
Прием и регистрация документов	Прием фондов/коллекций, экспертиза состояния, учет в журнале регистрации/АИС, формирование описей приема.
Научно-обработка фондов (Опись)	Раскладка, упорядочивание, описание дел (фондово-описьная работа), составление аннотаций, проверка описаний.
Составление справочно-поисковых аппаратов (СПА)	Сост. указателей (именных, предметных, географических), каталогов, реестров, ввод данных в АИС/ЭА (электронные архивы).
Обеспечение сохранности (Хранение)	Раскладка по местам хранения, перескладка, санитарная обработка, контроль микроклимата, ремонт/реставрация (базовые операции).
Информационно-справочное обслуживание (ИСО)	Поиск документов, выдача на чтение/копирование, консультирование пользователей, оформление справок, копирование (цифровое/аналоговое).
Цифровое преобразование (Оцифровка)	Подготовка к сканированию, сканирование (разные форматы/состояние), постобработка изображений, OCR, контроль качества, загрузка в ЭА.
Экспертиза документов / Оценка ценности	Работа экспертной комиссии, подготовка актов отбора/уничтожения, описание под уничтожение.
Методологическая и организационная работа	Разработка инструкций, обучение персонала, отчетность, работа с АИС «Архив», координация ведомственных архивов.

Методика расчета трудоемкости и численности персонала

Переход от типовых норм к реальному штатному расписанию требует последовательного выполнения расчетов.

Этап 1: Определение годового объема работ (V_i)

На основе планов работы архива (план приема фондов, план описи, план оцифровки, прогноз запросов пользователей) рассчитывается объем каждой вида работы в натуральных единицах (дело, ед. хранения, стр. описания, запрос, скан-копия).

Этап 2: Расчет годовой трудоемкости (T_i)

Используется базовая формула из Постановления № 153 и Приказа № 111:

T_i = Нвр_i × V_i

Где:

T_i — трудоемкость i-го вида работы в минутах (часах) в год.
Нвр_i — норма времени на единицу i-й работы (из Приказа № 111 или Постановлений № 57, № 153, № 72).
V_i — плановый объем i-й работы в год.

Суммарная трудоемкость: T_общ = Σ T_i

Этап 3: Определение годового фонда рабочего времени (Ф_год)

Рассчитывается на одного работника с учетом режима работы (5-дневка/6-дневка), праздников, отпусков, больничных (нормативное отсутствие).

Ф_год = (Дней в году ー Выходные ー Праздники ー Отпуск ⎯ Болезнь) × Длительность смены (ч)

Пример для 5-дневной недели, 40 ч/нед., 28 дн. отпуска: ~ 1970–1990 часов в год.

Этап 4: Расчет плановой численности (Ч_пл)

Ч_пл = T_общ / (Ф_год × К_нв)

Где К_нв — коэффициент нормирования выработки (обычно 1.0 для нормируемых работников, может корректироваться на сложность условий).

Особенности применения нормативов в современных условиях

Корректировка на условия труда

Типовые нормы (Приказ № 111, Постановления Минтруда) устанавливаются для стандартных условий. В реальности архивисты сталкиваются с:

Плохим состоянием документов (пыль, плесень, разрыв, скрепки), требует повышения норм времени (введение поправочных коэффициентов).
Работой в АИС/ЭА — скорость ввода данных зависит от интерфейса, скорости сети, наличия автозаполнения.
Оцифровкой сложных оригиналов (книги, крупный формат, переплетенные тома) — нормы сканирования различаются в разы.

Рекомендация: При разработке локальных норм времени (ЛНВ) на базе типовых обязательно проводится хронометраж или фотохронометраж для обоснования поправочных коэффициентов.

Нормирование интеллектуальных работ (Опись, экспертиза)

Для творческих и аналитических операций (научно-обработка, экспертиза ценности) применение жестких временных норм сложно. Практика Росархива рекомендует:

Использовать нормы выработки (например, «описание 10–15 дел в смену» для типовых делопроизводителей).
Устанавливать нормы обслуживания (один научный сотрудник ведет 3–5 фондов параллельно).
Планировать трудоемкость на этапе «Подготовка к описи» (раскладка, удаление скрепок) по жестким нормам, а этап «Составление описания», по нормам выработки.

Учет работ, не предусмотренных нормативными сборниками

Согласно п. 1.23 Постановления № 153 и методике Приказа № 111, для новых видов работ (например, ведение соцсетей архива, работа с блокчейн-реестрами, модерация краудсорсинг-платформ по расшифровке документов) трудоемкость рассчитывается:

По данным хронометража.
Аналитическим путем (разбивка на элементы, для которых есть нормы).
Экспертным методом (опрос квалифицированных специалистов).

Порядок разработки и утверждения локальных норм времени (ЛНВ)

Если типовые нормы не покрывают специфику архива или условия труда отличаются от стандартных, организация разрабатывает ЛНВ в соответствии со ст. 163 ТК РФ.

Инициатива: Руководитель архива / Отдел нормирования и оплаты труда.
Сбор данных: Хронометраж (не менее 50 циклов на операцию), фотохронометраж, анализ отчетов за прошлые периоды.
Расчет проектных норм: На базе типовых норм (Приказ № 111, Пост. № 57, № 153, № 72) с применением поправочных коэффициентов.
Согласование: С выборным органом первичной профсоюзной организации (обязательно по ст. 372 ТК РФ).
Утверждение: Приказом руководителя архива.

Контроль и анализ эффективности использования норм

Нормы времени — не статичный документ, а инструмент управления. Необходим регулярный мониторинг:

Сравнение план/факт: Ежемесячно/квартально сверять фактические затраты времени (по табелям учета рабочего времени, данным АИС «Архив», системой электронного документооборота) с плановыми (рассчитанными по нормам).
Анализ отклонений:
- Факт > План: Недобор персонала, низкая квалификация, плохие условия (плохая освещенность, медленный сканер), завышенные планы объемов.
- Факт < План: Завышенные нормы (резерв времени), простои, неполная загрузка.
Пересмотр норм: Обязателен при:
- Внедрении нового оборудования (сканеры высокой производительности, новые АИС).
- Изменении технологических процессов (переход на бескарточный учет, массовая оцифровка).
- Изменении законодательства (новые требования к описанию, хранению).
- По истечении срока действия (если установлен) или ежегодно по итогам анализа.

На базовым документом для госархивов является Приказ Росархива № 111 от , для корпоративных и ведомственных архивов — Постановления Минтруда № 57, № 153, № 72. Грамотная система нормирования — это не бюрократия, а способ:

Обосновать штатную численность перед учредителем/министерством финансов.
Справедливо распределить нагрузку между сотрудниками (премирование, КПИ).
Выявить «узкие горлышка» процессов (где нормы завышены/занижены).
Планировать закупку техники и внедрение ИТ на основе расчетов производительности.

Чек-лист для внедрения/аудита норм времени:

[ ] Наличие актуальных типовых норм (Приказ Росархива № 111 / Пост. Минтруда) в доступе у нормировщика.
[ ] Соответствие видов работ в плане архива перечню операций в нормативных сборниках.
[ ] Наличие утвержденных ЛНВ (если условия отличаются от типовых) с протоколом согласования с профсоюзом.
[ ] Проведенный за год хронометраж для ключевых/спорных операций.
[ ] Автоматизированный расчет трудоемкости (Excel/1С/АИС «Архив») с формулами, а не «в столбик».
[ ] Ежемесячный отчет по исполнению норм выработки по структурным подразделениям.
[ ] Годовой анализ отклонений и план пересмотра норм на следующий год.

Помните: Нормы времени — это динамический инструмент. Их главная цель — создать условия для качественной работы архивистов при оптимальных затратах ресурсов организации. Регулярный аудит и корректировка норм на базе Приказа Росархива № 111 и межотраслевых нормативов Минтруда гарантируют правовую защищенность архива и социальную справедливость по отношению к персоналу.