Нормирование труда в государственных архивах Российской Федерации является обязательным элементом организации работы, обеспечивающим планируемость, экономическую эффективность и справедливую оплату труда архивистов. Основой для установления норм служат методические рекомендации Росархива, отраслевые стандарты, а также локальные нормативные акты архива, разрабатываемые с учетом специфики фондов и технического оснащения.
Статья подробно рассматривает систему нормирования, применяемую к основным архивным процессам: формированию фондов, научной обработке, хранению, учету, предоставлению и использованию документов.
Нормативная правовая база нормирования труда в архивах
Процесс установления норм времени и выработки регулируется следующим иерархическим рядом документов:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 159, 160) — общие принципы нормирования труда, виды норм (времени, выработки, обслуживания, численности).
- Постановление Правительства РФ от № 967 «Об утверждении Положения о государственном архивном фонде РФ» — определяет состав работ по формированию и хранению.
- Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Методических рекомендаций по нормированию труда в государственных архивах» — главный ведомственный документ, устанавливающий единые подходы и типовые нормы.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная стандартизация. Архивное дело. Термины и определения».
- Локальные нормативные акты архива (Положение о нормировании труда, Утвержденные нормы выработки/времени, Сметы численности персонала).
Важно: Типовые нормы Росархива имеют рекомендательный характер. Архив обязан разработать и утвердить свои локальные нормы на их основе с учетом реальных условий труда (состояние документов, степень оснащения техникой, программное обеспечение, квалификация кадров). Непосредственное применение типовых норм без корректировки не допускается.
Виды норм, применяемые в архивной практике
В соответствии с ТК РФ и Методическими рекомендациями Росархива, в архивах применяются следующие виды норм:
| Вид нормы | Единица измерения | Применение |
|---|---|---|
| Норма выработки (Нвр) | Единиц продукции в час/смену (дел, листов, метров погонных) | Основной вид для операций с измеримым результатом: оформление дел, сканирование, расфасовка, ввод данных в БД. |
| Норма времени (Нв) | Минуты/часы на единицу продукции или операцию | Сложные аналитические операции: экспертиза ценности, составление описей, реестров, поисковые справки. |
| Норма обслуживания (Нобсл) | Количество объектов (делов, метров стеллажей, читателей) | Хранение (контроль микроклимата, санитарное состояние), обслуживание читального зала, работа с электронными каталогами. |
| Норма численности (Нч) | Человек | Расчет штатного расписания структурных подразделений. |
Формула взаимосвязи основных норм:
Нв = Tсм / Нвр, где Tсм — продолжительность смены (в минутах или часах).
Типовые нормы по основным видам архивных работ
Ниже приведены ориентировочные (типовые) значения норм, основанные на Приказе Росархива № 100 и производственной практике. Конечные значения устанавливаются только после хронометража/фотохронометража в конкретном архиве.
Прием и регистрация документов (Формирование фондов)
- Прием дел от структурных подразделений организации (передача в архив): 5–10 мин/дело (осмотр, сверка с реестром, составление акта приема-передачи).
- Государственная регистрация архивных фондов (в ГАРФ/областные архивы): 15–20 мин/фонд (заполнение карточки фонда, присвоение индексов).
- Расфасовка документов по архивным пакетам/коробам: 30–50 дел/час (зависит от формата дел, наличия обложек, состояния бумаги).
Научная обработка документов (Самое трудоемкое направление)
Здесь преобладает норма времени, так как труд интеллектуальный и нестандартизирован.
| Операция | Типовая норма времени | Примечания |
|---|---|---|
| Экспертиза ценности документов (селекция) | 3–7 мин/дело | Зависит от сложности дела (типовые дела — быстрее, уникальные/смешанные, дольше). Включает чтение обложки, пролистывание, решение о сроке хранения. |
| Составление описи дел (ручная/печатная) | 8–15 мин/дело | Включает: анализ дела, определение заглавия, дат, шифра, заполнение строки описи. Для сложных дел (фото, чертежи) до 20–25 мин. |
| Ввод описания в АИС (Электронная опись) | 3–5 мин/запись (дело) | При наличии готовой бумажной описи. При одновременном описании и вводе, 10–15 мин/дело. |
| Составление реестра документов с временным хранением менее 10 лет | 2–4 мин/единица хранения | Упрощенная форма описания. |
| Составление справочных аппаратов (указатели имен, географических названий, хронологические) | 1.5–3 часа/100 записей | Сложность зависит от метода (ручной/автоматический из БД). |
Оформление и комплектация дел
- Сшивка/перешивка дел (ручная): 8–12 дел/час (включает пронумеровку листов, прокладку пергамента, изготовление обложки).
- Оформление обложки дела (заполнение реквизитов): 2–3 мин/дело.
- Нумерация листов в деле (ручная): 100–150 листов/час.
- Изготовление архивных коробок/папок (сборка из плоского заготовки): 20–30 шт/час.
Цифровое преобразование (Сканирование/Оцифровка)
Нормы выработки сильно зависят от оборудования (пропускная способность сканера), формата документов (А4, А3, А0, книги), разрешения (300/400/600 dpi) и постобработки.
| Вид работ | Норма выработки (ориентировочно) | Условия |
|---|---|---|
| Сканирование разворотных документов (книги, сшитые дела) на планетарном сканере | 300–500 кадров/час (150–250 разворотов) | Разрешение 300 dpi, цвет/градации серого, автоматическое выравнивание/обрезка. |
| Сканирование листовых документов (пропускной сканер) | 2000–5000 листов/час | А4, 300 dpi, дуплекс. Не включает подготовку (расшивку, выпрямление). |
| Подготовка документов к сканированию (расшивка, удаление скоб, разглаживание) | 50–100 дел/час | Самая трудоемкая операция. Зависит от степени изношенности. |
| Постобработка изображений (поворот, обрезка, контроль качества, OCR) | 500–1000 кадров/час | Пакетная обработка ускоряет процесс; постраничный контроль замедляет. |
| Связывание метаданных с образами (импорт в АИС/ЭДО) | 200–400 единиц/час | При наличии готовых XML/CSV файлов метаданных. |
Хранение и обеспечение сохранности (Нормы обслуживания)
Устанавливаются на одного кладовщика/хранилищника.
- Обслуживание стационарных стеллажей: 15 000 – 25 000 единиц хранения (делов) на 1 человека (при нормальной загрузке стеллажей 70–80%).
- Обслуживание подвижных стеллажей (компактусов): 25 000 – 40 000 единиц хранения на 1 человека.
- Контроль микроклимата (показания термографов/гигрографов, вентиляция): 1 час/сутки на 1 хранилище площадью до 200 кв.м.
- Периодическая инвентаризация фондов (выборочная): 200–300 дел/час (сверка по описям/реестрам).
- Полная инвентаризация: 50–80 дел/час (с измерением толщины, проверкой состояния).
Предоставление и использование документов (Читальный зал, Удаленные запросы)
- Выдача дела в читальный зал (поиск, оформление выдатки, передача): 5–8 мин/дело.
- Прием возвращенного дела (осмотр на предмет повреждений, снятие выдатки, возврат на место): 3–5 мин/дело.
- Оформление копии документа (ксерокопия/скан по запросу пользователя): 2–4 мин/лист (А4) / 5–10 мин/лист (А3, цветное).
- Подготовка архивной справки (простая): 15–30 мин/справка.
- Подготовка архивной справки (сложная, требующая поиска по нескольким фондам): 1–3 часа/справка.
- Обработка удаленного запроса (Электронный запрос через портал Госуслуги/сайт архива): 20–40 мин/запрос (поиск, сканирование нужных листов, отправка файла/отказа).
Методика разработки локальных норм архива
Переход от типовых норм к локальным осуществляется через проведение замеров рабочего времени. Росархив рекомендует следующий алгоритм:
- Подготовительный этап: Анализ производственного процесса, составление карт операций, выбор методов замеров (хронометраж, фотохронометраж, метод моментных наблюдений).
- Проведение замеров: Наблюдение за работой квалифицированных архивистов (разряд не ниже 3-го) в нормальных условиях. Минимум 50–100 циклов операции для статистической достоверности.
- Обработка данных: Исключение случайных выбросов, расчет среднего времени операции (Tср).
- Расчет нормы времени: Нв = Tср + Tобсл + Tотд, где:
- Tобсл — время на обслуживание рабочего места (загрузка сканера, принесение коробок, очистка стола) — обычно 3–7% от Tср.
- Tотд — время на отдых и личные нужды (физиологические перерывы), 4–6% от рабочего времени (по санитарным нормам).
- Расчет нормы выработки: Нвр = Tсм / Нв.
- Согласование и утверждение: Проект норм согласовывается с профсоюзным органом (при его наличии) и утверждается приказом директора архива.
- Пересмотр норм: Обязательно при вводе нового оборудования, ПО, изменении технологий, а также не реже 1 раза в 3 года (плановый пересмотр).
Учет условий и режима труда (Повышающие коэффициенты)
При установлении норм необходимо учитывать факторы, утяжеляющие труд, и вводить коэффициенты снижения выработки (повышения времени):
- Состояние документов: Плесень, пыль, разорванные листы, выцвевшие чернила — коэф. 1.1–1.3 (требуется СИЗ, медленная работа).
- Формат и вес: Крупноформатные документы (А0–А3), тяжелые тома (>5 кг) — коэф. 1.15–1.25.
- Работа с вредными факторами: Пыльность, недостаточная освещенность, работа на высоте (лестницы/подъемники в хранилищах) — согласно карте аттестации рабочих мест (Класс 3.1–3.4, Вредный 4 класс).
- Режим работы: Сменная работа, ночные смены — снижение нормы выработки на 5–10% (ст. 96 ТК РФ).
- Обучение/Стажировка: Для стажеров и молодых специалистов (до 1 года стажа) устанавливаются пониженные нормы (70–80% от основной) на период адаптации.
Применение норм в системе оплаты труда и планировании
Утвержденные нормы являются базой для:
- Сметы численности персонала: Расчет потребности в штатных единицах на плановый год (Объем работ / Норма выработки на 1 человека в год).
- Планов заданий на период (месяц, квартал, год): Индивидуальные планы архивистов по фондам/описаниям/сканированию.
- Системы оплаты труда (СОТ):
- Сдельная оплата: Заработок = Фактический объем × Сдельная ставка (Ставка = Тарифная ставка / Норма выработки).
- Временная оплата с бонусированием: Премия за перевыполнение нормы выработки (обычно 1% премии за 1% перевыполнения).
- Контроля производительности труда: Ежемесячный/квартальный анализ выполнения планов, выявление «узких мест» (бottlenecks).
Особенности нормирования при внедрении ИС и ИИ
Современные архивы активно внедряют АИС (АИС «Архив», «ЭлАР», «Документ. Архив» и др.) и технологии ИИ (распознавание почерка/печатного текста — OCR/HTR, автоматическое заполнение метаданных). Это кардинально меняет нормы:
- Снижение нормы времени на ввод метаданных в 2–3 раза при использовании автозаполнения из шаблонов или ИИ-распознавания заглавий дел.
- Появление новых норм: «Контроль качества распознавания ИИ» (норма выработки: 1000–2000 проверенных полей/час), «Обучение модели ИИ на выборке» (норма времени на разметку обучающей выборки).
- Изменение норм обслуживания: Один оператор АИС может обслуживать больший объем фондов за счет удаленного доступа и массовых операций (пакетное присвоение шифров, автоматическое формирование реестров).
Рекомендация: При закупке ПО/сканеров закладывайте в ТЗ требование поставщика предоставить методику расчета производительности оборудования/ПО для конкретных типов ваших документов. Это сэкономит месяцы на хронометраже.
Типовые ошибки при нормировании
- Применение норм Росархива «как есть» без хронометража. Это ведет к завышению планов (демотивация) или занижению (потери дохода архива/ФОТ).
- Игнорирование времени на «подготовку и завершение» (Тпз). Часто считают только «чистое» сканирование, забывая про расшивку, перенос коробок, контроль качества.
- Отсутствие дифференциации по сложности. Одна норма на «описание дела» для простого административного дела и сложного научно-технического с чертежами недопустима.
- Несвоевременный пересмотр. Купили новый сканер в 2 раза быстрее — нормы остались старыми → фонд оплаты труда расходуется неэффективно.
- Нормирование интеллектуального труда (экспертиза, описание) только через норму выработки. Для нестандартных операций корректнее использовать норму времени с последующим переводом в выработку.
Грамотная система нормирования труда в государственном архиве — это не просто бюрократическая процедура, а инструмент управления качеством и сроками выполнения государственных заданий. Ключ к успеху, баланс между типовыми методиками Росархива (обеспечивающими единообразие отчетности) и реальными замерами на конкретных рабочих местах (учитывающими уникальность фондов и уровень технологий). Регулярный аудит норм, их прозрачность для коллектива и привязка к системе мотивации позволяют архиву выполнять планы по формированию, описанию и оцифровке фондов без перегрузок персонала и снижения качества архивной информации.
Статья подготовлена на основе Приказа Росархива № 100, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ТК РФ и производственного опыта федеральных и региональных государственных архивов. Данные нормы носят ориентировочный характер; для внедрения в конкретной организации обязательны замеры рабочего времени.