Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Эффективная работа архива любой организации невозможна без четкого планирования трудозатрат. Нормы времени (или нормы выработки, нормы трудоемкости) являются базовым инструментом управления архивным фондом: они позволяют обосновать штатное расписание, оценить производительность архивариусов, спланировать бюджет на обработку документов и обеспечить соблюдение законодательных сроков хранения. В данной статье подробно рассматриваются правовые основы, виды норм, методика их разработки и применения в современной архивной практике.

Правовая база архивного дела и хранения документов

Деятельность архивов в Российской Федерации строго регламентируется федеральным законодательством. Ключевым документом является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Основные положения закона, влияющие на нормирование труда:

Ст. 17 (ч. 1): Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в т.ч. документов по личному составу) в течение сроков хранения, установленных федеральными законами, иными НПА РФ, а также перечнями документов (ч. 3 ст. 6, ч. 1 и 1.1 ст. 23 ФЗ).
Ст. 23: Определяет порядок формирования архивных фондов, сроков хранения и передачи документов в государственные архивы.
Правила ведения делопроизводства: Утвержденные Приказом Минкультуры России (ранее Росархивом), они регламентируют технологические процессы: регистрацию, исполнение, оформление дел, формирование описей, передачу в архив.

Важно: Отсчет срока хранения начинается с каждого года, следующего за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг/реестров. По истечении установленных сроков (обычно временного хранения в организации) документы подлежат экспертизе и сдаче в государственные архивы для постоянного хранения или уничтожению. Сроки временного хранения в организации часто оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Сущность и назначение норм времени в архиве

Нормы времени — это установленные в натуральном выражении (минуты, часы) меры затрат рабочего времени на выполнение определенной архивной операции или комплекса операций при заданных организационно-технических условиях.

Ключевые функции нормирования:

Планирование и штатное расписание: Обоснование численности архивариусов и технического персонала.
Оценка эффективности: Сравнение фактических затрат времени с нормативными для выявления резервов производительности.
Экономическое обоснование: Расчет стоимости архивных услуг (внебюджетной деятельности) и затрат на содержание архива.
Дисциплина труда: Установление четких задач на смену/месяц/год.

Нормы разрабатываются применительно к типовым технологическим (трудовым) процессам и типовым организационно-техническим условиям, предусматривающим минимальные затраты времени при соблюдении необходимого качества и оптимальной степени интенсивности труда.

Классификация архивных операций для нормирования

Работа архива делится на основные технологические этапы. Для каждого этапа разрабатываются свои нормы времени (нормы выработки или нормы трудоемкости).

Основные группы операций:

Этап / Группа операций	Примеры операций	Единица измерения нормы
Приемка и регистрация	Прием дел от структурных подразделений, проверка оформления, регистрация в журнале/АИС, присвоение индексов.	1 дело / 1 единица хранения
Научно-справочный аппарат (НСА)	Составление описей дел (номенклатур, указателей), каталогизация, ввод данных в электронные базы/АИС «Архив».	1 опись / 100 заглавий / 1000 знаков ввода
Оформление и переплетка	Сшивка дел, скрепление лентой/пробков, клеевание листов, изготовление обложек, наклеивание этикеток.	1 дело / 100 листов
Размещение и укладка	Укладка дел на стеллажи по адресу хранения, перекладка при реорганизации фондов, инвентаризация.	1 пог. м. / 1 стеллаж / 100 дел
Выдача и учет использования	Поиск дела, оформление требовки/ордера, выдача под роспись, контроль возврата, копирование/сканирование.	1 выдача / 1 скан / 1 копия
Экспертиза и отбор	Проведение экспертизы ценности документов, составление актов отбора к уничтожению или перечней к сдаче в госархив.	1 дело / 1 акт экспертизы
Цифровое архивирование (Электронный архив)	Сканирование, распознавание (OCR), верификация, привязка метаданных, загрузка в ЭА/ЭДО, контроль целостности (хеш-суммы).	1 стр. (А4/А3) / 1 Мб / 1 ед. хранения
Обеспечение сохранности (Профилактика)	Мониторинг микроклимата (температура, влажность), дезинсекция, протирание стеллажей, пожарная безопасность.	1 кв. м. / 1 пог. м. / 1 проверка

Виды норм времени и методика их установления

В архивной практике применяются два основных вида норм:

Нормы выработки (N_выр)

Объем работы (в натуральных единицах), который архивариус должен выполнить за единицу времени (час, смену).

Формула: N_выр = T_см / t_шт, где:

T_см — продолжительность смены (минуты), за вычетом перерывов и отдыха;
t_шт — трудоемкость одной операции (норма времени на единицу).

Нормы трудоемкости (t_шт)

Затраты времени (минуты/часы) на выполнение одной единицы работы.

Структура трудоемкости:

Основное время (t_осн): Прямые действия по операции (сшивка, набор заглавия, перемещение дела).
Вспомогательное время (t_всп): Подготовка/завершение цикла (приготовление ниток, открытие программы, ходьба к стеллажу).
Время на обслуживание рабочего места (t_обсл): Уборка, смазка инструментов, перезагрузка ПО.
Время на отдых и личные нужды (t_отд): Физиологические потребности (обычно 4–7% от операционного времени).
Время на подготовку и завершение смены (t_пз): Приемка/сдача смены, одевание СИЗ.

t_шт = t_осн + t_всп + t_обсл + t_отд

Методы установления норм

Хронометраж: Замер фактического времени лучшими работниками на производстве. Наиболее точный метод для ручных операций (сшивка, укладка).
Фотохронометраж: Замер времени по элементам операции с фиксацией последовательности (для сложных циклов: экспертиза + оформление акта).
Расчетно-аналитический метод: Расчет на основе норм движений, эргономики и технических характеристик оборудования (сканеров, ПО). Актуален для цифровизации.
Статистический метод / Анализ отчетности: Установление норм на основе средних показателей за прошлые периоды (менее точный, требует корректировки).
Экспертный метод: Оценка квалифицированными специалистами (для уникальных, нестандартных операций).

Специфика нормирования для разных категорий документов

Сроки хранения и правовой статус документов напрямую влияют на трудоемкость операций.

Категории сроков хранения (согласно ст. 23 ФЗ-125 и типовым номенклатурам):

Временные (до 10 лет): Обычно хранятся в организационном архиве. Операции: приемка, краткая опись, укладка, выдача, уничтожение по истечении срока. Нормы — стандартные, массовые.
Долговременные (свыше 10 лет до 75/100 лет): Документы по личному составу, бухгалтерия, техническая документация. Требуют тщательного оформления (переплетка, качественных обложек), полной описи, создания НСА. Трудоемкость выше.
Постоянные (бессрочно): Документы исторической, научной, культурной ценности. Подлежат передаче в госархивы. Операции: глубокая экспертиза, научная опись, консервация, цифровизация для доступа. Максимальная трудоемкость.
До минования надобности: Документы, срок хранения которых не определен точно (например, судебные дела до вступления решения в силу). Требуют оперативного учета и быстрого поиска.

Нюанс: При необходимости срок хранения в организации может быть продлен на основании экспертизы (п. 4.11 Инструкции по порядку отбора и уничтожения документов). Это требует дополнительных затрат времени на повторную экспертизу и оформление актов.

Организация условий хранения и влияние на нормы

Согласно п. 2.11 типовых правил, обеспечение сохранности — это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий (микроклимат, освещение, защита от ЧС), соблюдению режимов и надлежащей организации хранения. Это исключает хищение, утрату и обеспечивает физическое состояние документов.

Влияние условий на нормы времени:

Эргономика стеллажей: Высота ячеек, ширина проходов, наличие подъемников определяют время на укладку/поиск (t_всп, t_осн).
Автоматизация (АИС «Архив», ЭДО): Кардинально снижает t_осн на регистрацию, поиск, формирование отчетов, но требует затрат на ввод данных (t_ввод) и администрирование БД.
Цифровой архив: Перевод на электронный вид документов (сканирование), разовая высокотрудоемкая операция, но дальнейшее обслуживание (выдача копии, поиск) занимает секунды. Нормы для «цифрового архива» рассчитывают отдельно: производительность сканера (стр./час) + операторское время на верификацию/метаданные;
Микроклимат: Необходимость регулярных замеров температуры/влажности добавляет операцию «Мониторинг» в нормы обслуживания помещений.

Пример расчета потребности в штате архивариусов

Представим расчет на примере планирования работы по формированию архива за год.

Исходные данные:

Плановый объем поступления дел: 5 000 ед. хр. (смешанный фонд: 70% временные, 30% долговременные).
Объем выдач на использование: 12 000 ед. хр. в год.
План по цифровизации (сканирование): 200 000 стр. (А4).
Фонд рабочего времени одного архивариуса в год (Фонд_год): 1 840 часов (с учетом отпусков, болезней, обучения).

Нормы времени (примерные, условные для расчета):

Приемка + регистрация + оформление (временные): 12 мин/ед.
Приемка + экспертиза + полная опись + переплетка (долговременные): 35 мин/ед.
Выдача/возврат/учет: 5 мин/ед.
Сканирование + верификация + метаданные: 1.5 мин/стр. (при потоковом сканировании).

Расчет трудоемкости (чел.-часов):

Временные дела (3 500 ед; × 12 мин) = 42 000 мин = 700 ч.
Долговременные дела (1 500 ед. × 35 мин) = 52 500 мин = 875 ч.
Выдача (12 000 ед. × 5 мин) = 60 000 мин = 1 000 ч.
Цифровизация (200 000 стр. × 1.5 мин) = 300 000 мин = 5 000 ч.

Учет потерь рабочего времени (Коэф. использования ФВР ≈ 0.85):

Необходимый фонд времени = 7 575 / 0.85 ≈ 8 912 ч.

Потребность в штате:

8 912 ч / 1 840 ч (фонд на 1 человека) ≈ 4.84 → 5 архивариусов (в т.ч. 1-2 оператора сканирования).

Современные тренды: Электронные архивы и нормативная база

С развитием цифровизации (ссылка на информацию от 23 янв. 2026 г. о цифровых архивах) актуальность нормирования процессов электронного архивирования растет. Ключевые нормативные акты:

ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — для юридической значимости копий.
Приказ Минкультуры РФ от № 2768 (или актуальные редакции) — требования к формированию электронных архивов.
ГОСТ Р 7.0.100-2018 — Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Электронные архивы. Общие требования.
ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» — требования к защите при хранении и выдаче ЭД.

Специфика норм для Электронного Архива (ЭА):

Нормы на подготовку к сканированию (разборка сшивок, выпрямление, удаление скоб), часто более трудоемкие, чем само сканирование.
Нормы на контроль качества (QC): верификация изображений (пропуски, наклоны, артефакты) — 10-20% от времени сканирования или 100% при высоких требованиях.
Нормы на формирование АСЭ (Архивной системы электронных документов): привязка метаданных (XML/JSON), контроль целостности (хеши SHA-256), загрузка в хранилище.
Нормы на миграцию форматов (долгосрочное сохранение): конвертация устаревших форматов в PDF/A, JPEG 2000 и др.

Контроль выполнения норм и непрерывное улучшение

Установление норм — не разовый акт. Необходима система:

Ежедневного/недельного учета: Отчеты архивариусов по форме (выполненные операции в ед., затраченное время).
Анализа отклонений: Фактическое время > Нормы? Причины: некачественные документы, сбои ПО, низкая квалификация, плохая эргономика.
Ревизии норм: Пересмотр не реже 1 раза в год или при изменении: технологии (новый сканер, ПО), состава документооборота, нормативной базы, организации труда.
Мотивации: Привязка стимулирующих выплат к выполнению/перевыполнению норм выработки при сохранении качества (отсутствие ошибок в описях, порчи документов).

Резюме: чек-лист для руководителя архива

[ ] Утверждены ли локальные нормативные акты (ЛНА) на нормы времени (Приказ о нормах выработки/трудоемкости)?
[ ] Соответствуют ли нормы типовым технологическим процессам (Приказ Минкультуры по делопроизводству)?
[ ] Проведены ли хронометражи для уникальных операций организации?
[ ] Учитывают ли нормы разницу в трудоемкости для временных, долговременных и постоянных документов?
[ ] Внедрены ли нормы для цифровых процессов (сканирование, QC, метаданные, миграция)?
[ ] Организован ли учет фактического рабочего времени по операциям (в АИС или журналах)?
[ ] Есть ли процедура регулярного пересмотра норм (раз в год)?
[ ] Обеспечены ли нормативные условия хранения (микроклимат, безопасность), влияющие на производительность?
[ ] Соответствует ли штатное расписание расчетной потребности на основе норм?

Нормы времени в работе архива, это не просто бюрократическая формальность, а инструмент стратегического управления архивным фондом. Они связывают правовые требования (ФЗ-125, сроки хранения, экспертиза) с операционной деятельностью (оформление, поиск, цифровизация, сохранность). Грамотно разработанные, регулярно актуализируемые и внедренные в АИС нормы позволяют:

Гарантировать соблюдение законодательных сроков сдачи дел в госархивы.
Оптимизировать штат и фонд оплаты труда.
Повысить качество научно-справочного аппарата и скорость выдачи документов.
Бесперебойно переходить к технологиям всеобъемлющего цифрового архива, сохраняя правовую значимость и доступность документов для истории, культуры и права граждан.

Инвестиции в нормирование труда архивариусов возвращаются за счет прозрачности процессов, предсказуемости загрузки персонала и минимизации рисков утраты или порчи уникальных документов.