Нормы времени – это установленный нормативный документ, в котором фиксируются затраты рабочего времени (в часах и долях часа) на выполнение конкретных архивных операций. Они позволяют планировать работу, рассчитывать выработку персонала, формировать бюджеты и контролировать эффективность деятельности государственных и муниципальных архивов.
Правовая основа
- Раздел 4 «Описание архивных документов и научно‑справочный аппарат к документам архива» и Раздел 5 «Использование документов архива» – части нормативного сборника, в которых впервые были сформулированы нормы времени.
- Одобрено решением Коллегии Главархива СССР от 22 мая 1990 г. (М.: 1990).
- Квалификационный справочник должностей работников государственных архивов (М.: 1991) использует те же нормы.
- С г. приняты Типовые нормы времени и выработки, разработанные Росархивом.
- Последнее актуализирование – Приказ Росархива № 111 от г., в котором утверждены типовые нормы времени и выработки для государственных и муниципальных архивов.
Структура нормативного сборника
Нормативный сборник состоит из семи разделов, каждый из которых охватывает отдельное направление архивной деятельности. Ниже – краткое описание разделов.
- Раздел I. Общие положения, методика расчёта норм, единицы измерения;
- Раздел II. Комплектование архива документами учреждений.
- Раздел III. Учёт и обеспечение сохранности документов.
- Раздел IV. Научно‑техническая обработка (оцифровка, индексация, описание).
- Раздел V. Использование документов (выдача, консультации, копирование).
- Раздел VI. Методическое руководство, контроль и организационное обеспечение.
- Раздел VII. Техническое оформление работ (оформление актов, протоколов, отчётов).
Основные виды работ и их нормативные сроки
Ниже представлены типовые нормы времени (в часах) для самых распространённых архивных операций. Значения указаны в часах и долях часа (например, 0,5 ч = 30 минут).
| Вид работы | Норматив (ч) | Примечание |
|---|---|---|
| Приём и регистрация поступившего документа | 0,5 | Включает проверку подлинности и внесение в реестр. |
| Комплектование архива документами учреждения (на 1 м³) | 1,2 | Оценка объёма производится по количеству листов. |
| Учёт документов в электронном каталоге | 0,3 | Для одного документа, включая ввод метаданных. |
| Оцифровка (сканирование) одного листа формата А4 | 0,15 | С учётом подготовки, контроля качества и загрузки в систему. |
| Создание описания (фондовое, дело, документ) в ПЭВМ | 0,4–0,8 | Зависит от сложности и количества полей. |
| Выдача документа (по запросу гражданина) | 0,25 | Включает проверку прав доступа и оформление выдачи. |
| Консультация (устный ответ) по архивному делу | 0,2 | Минимум 30 минут в течение рабочего дня (без учёта регламентированных перерывов). |
| Методическое руководство (разработка инструкций) | 2,5–4,0 | Зависит от объёма и уровня детализации. |
| Контроль за постановкой документционного обеспечения в учреждении | 1,0 | Включает проверку соответствия нормативам. |
Как рассчитывать выработку
Для расчёта выработки (количества выполненных норм за определённый период) используют простую формулу:
Выработка = Σ (Кол‑во выполненных операций × Норма времени)
Где:
- Кол‑во выполненных операций – фактическое количество выполненных действий (например, 150 выданных документов).
- Норма времени – норматив, указанный в сборнике (в часах).
Пример расчёта:
150 выданных документов × 0,25 ч = 37,5 ч 200 оцифрованных листов × 0,15 ч = 30 ч
Учет специфики работы архивов
При применении нормативов необходимо учитывать:
- Тип документа (управленческий, личный, исторический) – может влиять на сложность обработки.
- Уровень автоматизации (использование ПЭВМ, специализированных систем управления архивами).
- Квалификацию персонала (специалисты, архивисты‑квалификаторы, вспомогательный персонал).
- Регламентированные перерывы – нормы рассчитываются без учёта времени на обед и перерывы.
- Особые условия (работа с документами, требующими консервации, или с ограниченным доступом).
Последние изменения (2022 г.)
Приказ Федерального архивного агентства № 111 от г. ввёл типовые нормы времени и выработки для государственных и муниципальных архивов, учитывающие:
- Работу с ПЭВМ – автоматизация большинства процессов.
- Минимальное время на консультацию – не менее 30 минут в течение рабочего дня (без учёта регламентированных перерывов).
- Установление пороговых значений для групповых работ (например, обработка 1000 листов в сутки).
- Возможность корректировки норм в зависимости от объёма и сложности конкретного архива.
Практические рекомендации для архивов
- Внедрить автоматизированную систему учёта (например, АИС «Архив»), чтобы точно фиксировать количество выполненных операций.
- Регулярно проводить аудит нормативов – сравнивать плановые и фактические показатели, корректировать планирование.
- Обучать персонал правильному использованию нормативов и методик расчёта выработки.
- Вести документацию по отклонениям (например, увеличение времени на оцифровку из‑за плохого состояния оригиналов).
- Согласовывать изменения в нормах с руководством архивного агентства при появлении новых технологий (ИИ‑поиск, облачное хранение).
Нормы времени на работу архивов – это фундаментальный инструмент планирования и контроля, позволяющий обеспечить:
- Эффективное использование человеческих ресурсов;
- Прозрачность расчётов затрат и выработки;
- Соблюдение требований законодательства и нормативных актов;
- Качество обслуживания пользователей архивов.
Следуя актуализированным нормативам (в частности, Приказу Росархива № 111 от г.) и регулярно адаптируя их под специфические условия своего учреждения, архивы способны поддерживать высокий уровень профессионализма и отвечать современным требованиям к управлению документами.
Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на официальных нормативных актах и сборниках, принятых в СССР, России и Федеральном архивном агентстве.