Нотариальный архив Минской области — это государственное учреждение‚ выполняющее исключительно важную функцию по хранению‚ учету и выдаче нотариальных документов‚ переданных в архивное хранение. Данная статья содержит подробную информацию о структуре‚ функциях‚ порядке обращения‚ реквизитах и услугах архива.

Общие сведения и статус

Нотариальный архив Минской области (далее, Архив) является структурным подразделением управления юстиции Минского областного исполнительного комитета. Он осуществляет свою деятельность на основании:

• Конституции Республики Беларусь;
• Закона Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности»;
• Закона Республики Беларусь «Об архивном деле в Республике Беларусь»;
• Указа Президента Республики Беларусь № 600 от 31 декабря 2009 г. «О нотариальной деятельности»;
• Положения о нотариальных архивах‚ утвержденного Министерством юстиции Республики Беларусь.

Главная задача Архива — обеспечение сохранности нотариальных документов‚ составляющих архивный фонд Республики Беларусь‚ и предоставление доступа к ним заинтересованным лицам в порядке‚ установленном законодательством.

Контактная информация и реквизиты

Какие документы хранятся в Архиве?

В Нотариальный архив Минской области передаются документы‚ составленные нотариусами (государственными и частными)‚ а также лицами‚ уполномоченными совершать нотариальные действия‚ после прекращения их деятельности (лишения лицензии‚ смерти‚ прекращения полномочий уполномоченного лица) или при ликвидации нотариальных контор.

Основные категории хранящихся документов:

1. Нотариальные завещания (открытые‚ закрытые‚ эквивалентные им).
2. Договоры (купли-продажи‚ дарения‚ обмена‚ ренты‚ брачные контракты‚ разделения имущества и др.)‚ подлежащие нотариальному удостоверению.
3. Свидетельства о праве наследования и справки о принятии наследства.
4. Доверенности (включая доверенности‚ подлежащие обязательному нотариальному удостоверению).
5. Протесты Wechselов и другие акты‚ совершенные нотариусами.
6. Инвентаризации имущества (в наследственных делах‚ при опеке/попечительстве).
7. Протоколы осмотра доказательств (осмотр писем‚ пакетов‚ помещений).
8. Справки и выписки из нотариальных реестров/журналов регистрации действий.
9. Дела нотариальных контор и кабинетов (учетная документация‚ реестры‚ журналы учета бланков строгой отчетности).

Сроки хранения: Большинство нотариальных документов относятся к категории «Постоянное хранение» (бессрочно) или хранятся длительные сроки (50–75 лет и более) в зависимости от типа документа и года составления.

Основные услуги и функции

Выдача архивных справок и копий документов

Это самая востребованная услуга. Гражданине или организации выдается:

• Вторая копия нотариального документа (завещания‚ договора‚ доверенности‚ свидетельства о праве наследования и т.д.). Имеет такую же юридическую силу‚ как оригинал.
• Архивная справка о факте совершения нотариального действия (например‚ справка о том‚ что завещание было составлено/отозвано‚ договор заключен/расторгнут).
• Выписка из журнала регистрации нотариальных действий.

Подтверждение факта совершения нотариального действия

Выдается в случаях‚ когда сам документ не подлежит выдаче (например‚ закрытое завещание до открытия наследства) или документ утерян/уничтожен‚ но есть запись в журнале учета.

Научная и информационная поддержка

• Обеспечение доступа к документам для научных‚ культурных‚ статистических и иных целей (с соблюдением закона о защите персональных данных и тайне нотариального действия);
• Составление тематических обзоров‚ путеводителей по фондам.

Порядок обращения и получения документов

Кто имеет право обратиться?

• Лица‚ в отношении которых составлены документы (завещатели‚ доварители‚ стороны договора).
• Наследники (после открытия наследства) — по свидетельству о праве наследования или решению суда.
• Нотариусы‚ суды‚ органы прокуратуры‚ следственные органы — по официальным запросам.
• Уполномоченные представители, по нотариальной доверенности с указанием права представления интересов в архивах/органах юстиции и получения копий документов.

Необходимые документы для личного обращения:

1. Паспорт (или иной документ‚ удостоверяющий личность).
2. Документ‚ подтверждающий родственные/правовые отношения (свидетельство о рождении‚ браке‚ свидетельство о праве наследования‚ решение суда вступившее в законную силу) — если обращается не автор документа.
3. Нотариальная доверенность (если обращается представитель). В доверенности должно быть прямо указано право на получение копий нотариальных документов/архивных справок.
4. Заявление (заполняется на месте по установленному образцу или пишется от руки/печатается заранее).

Алгоритм действий:

1. Предварительная запись: Рекомендуется записаться через портал portal.gov.by (раздел «Запись на прием» -> «Управление юстиции» -> «Нотариальный архив») или по телефону. Это сэкономит время ожидания.
2. Приход в Архив: Прийти по адресу: г. Минск‚ ул. Козлова‚ 13 в назначенное время с пакетом документов.
3. Подача заявления: Сотрудник архива проверяет документы‚ принимает заявление‚ назначает срок готовности (обычно до 10 рабочих дней‚ в сложных случаях до 30 дней).
4. Оплата госпошлины: Оплата производится через ЕРИП (система «Расчеты.Рип») или в любом банке. Квитанцию нужно сохранить и предъявить при получении.
5. Получение результата: Лично или уполномоченным лицом по паспорту и квитанции об оплате.

Удаленное обращение (Онлайн):

Через Единый портал электронных услуг portal.gov.by можно заказать:

• Выдачу копии нотариального документа.
• Выдачу архивной справки.

Для этого нужна учетная запись с повышенным уровнем достоверности (получается в ЦОН‚ банке или нотариусе). Готовый документ можно получить в электронном виде (с ЭЦП архива) или на бумажном носителе в Архиве/ЦОН.

Размеры госпошлины (ориентировочно)

Точные суммы устанавливаются Налоговым кодексом РБ и могут меняться ежегодно (базовые величины). Уточняйте актуальные суммы на портале portal.gov.by или в Архиве на день обращения.

Особенности и частые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если не знаю‚ какой нотариус составлял документ?

Сотрудники Архива производят поиск по единому автоматизированному информационному ресурсу нотариальных архивов (базе данных). Вам нужно сообщить ФИО лица (завещателя‚ доварителя‚ сторон договора)‚ дату рождения‚ примерный период составления документа. Поиск по базе данных в рамках обращения за справкой/копией обычно не тарифицируется отдельно‚ но если поиск сложный (общий запрос «найти все документы по фамилии Иванову»)‚ может потребоваться отдельное заявление и оплата за поисковые работы.

Закрытое завещание: могу ли я получить его копию при жизни завещателя?

Нет. Содержание закрытого завещания является тайной нотариального действия. Копию или справку о его содержании можно получить только после открытия наследственного дела (после смерти завещателя) и только лицам‚ заинтересованным в наследстве (наследникам по закону/завещанию‚ исполнителям завещания)‚ по представлению свидетельства о смерти и документов‚ подтверждающих родство/право.

Документ составлен до 1991 года (в СССР). Хранится ли он здесь?

Да. Нотариальный архив Минской области является правопреемником архивов нотариальных контор БССР. Хранятся документы с 1920-х годов. Для старых документов (до 1990-х) поиск может занять больше времени‚ так как речь идет о бумажных журналах учета и картотеках‚ которые постепенно оцифровываются.

Можно ли получить документ в другом городе (через ЦОН)?

Да. Вы можете обратиться в любой Центр обслуживания населения (ЦОН) Республики Беларусь с заявлением о предоставлении государственной услуги «Выдача копии нотариального документа из нотариального архива». ЦОН направит запрос в Архив Минской области. Сроки получения увеличиваются на сроки почтового обмена/ЭДО (обычно +3-5 дней).

Что если Архив отказывает в выдаче?

Основные основания отказа:

• Документ не найден в фондах (никогда не поступал в архив‚ утерян до передачи‚ составлен в другом регионе).
• Недостаточность полномочий заявителя (нет документов‚ подтверждающих право на получение).
• Нарушение сроков хранения (документ подлежал уничтожению по акту экспертизы — крайне редко для нотариальных актов).
• Документ содержит сведения‚ составляющие государственную тайну или иную охраняемую законом тайну (кроме тайны нотариального действия‚ доступ к которой регулируеться специально).

Порядок обжалования: Отказ можно обжаловать в Управлении юстиции Минского облисполкома (вышестоящий орган) или в суд.

Полезные советы

1. Звоните заранее. Уточните режим работы‚ нужна ли предзапись и точный перечень документов для вашего конкретного случая (ситуации бывают разные: усыновление‚ восстановление прав на жилье 90-х‚ поиск завещания 1960 года).
2. Берите все возможные документы. Даже если вы не уверены‚ понадобятся ли свидетельство о браке бабушки или старый паспорт отца — возьмите их. Это ускорит идентификацию дела в архиве.
3. Используйте portal.gov.by. Электронный заказ удобнее: не нужно стоять в очереди на прием заявления‚ можно оплатить пошлину онлайн через ЕРИП‚ отслеживать статус готовности.
4. Проверяйте копию при получении. Убедитесь‚ что на копии стоит печать Архива‚ подпись архивариуса/начальника‚ дата выдачи‚ номер дела и листа. Без этих реквизитов копия не имеет юридической силы.
5. Поиск по другим регионам. Если документ составлен в Минске (городского подчинения) — обращайтесь в Нотариальный архив города Минска (обычно ул. Козлова‚ то же здание‚ но другое структурное подразделение / или отдельный адрес‚ уточняйте). Если в другой области, в нотариальный архив соответствующей области.

Нотариальный архив Минской области — это надежный хранилище правовой истории региона. Благодаря внедрению информационных систем и электронных услуг‚ процесс получения копий документов и справок стал максимально прозрачным и доступным для граждан. Ключ к успеху, грамотная подготовка пакета документов и‚ по возможности‚ использование онлайн-сервисов для предварительной записи и заказа.