Важно сразу прояснить ключевой момент: единого юридического лица с названием «Нотариальный архив Новосибирской области» не существует. В российской архивной системе документы нотариального профиля хранятся в двух принципиально разных местах в зависимости от их возраста и статуса нотариуса. Понимание этой разницы сэкономит вам недели времени при поиске завещаний, доверенностей, договоров или свидетельств о праве наследования.

Куда обращаться: Два основных хранилища

А) Нотариальная палата Новосибирской области (НП НО) — «Горячий» архив

Что хранится: Дела действующих нотариусов, а также архивы нотариусов, прекративших деятельность менее 75 лет назад (личные архивы, реестры нотариальных действий, копии документов).

Здесь же ведется Единый информационный реестр нотариальных действий (ЕИРН) — электронная база данных, позволяющая узнать, у какого нотариуса и когда совершалось действие (завещание, доверенность, сделка).

Б) Государственный архив Новосибирской области (ГАНО) — «Исторический» архив

Что хранится: Фонды государственных нотариальных контор (ГНК) советского периода, дореволюционных нотариусов, а также архивы нотариусов, переданные по истечении 75-летнего срока хранения (согласно ФЗ «Об архивном деле в РФ», ст. 22).

Находится в ведении Управления государственной архивной службы Новосибирской области (УГАС НО).

Алгоритм поиска документа: Пошаговая инструкция

Шаг 1. Определите дату и тип документа

• Документ составлен после 1993 года (РФ): Скорее всего в Нотариальной палате (ЕИРН) или у конкретного нотариуса.
• Документ составлен в СССР (1920–1993 гг.): Ищите в Государственном архиве (ГАНО) в фондах ГНК (Государственные нотариальные конторы) соответствующих районов/городов.
• Дореволюционный период (до 1917 г.): Тоже в ГАНО (фонды уездных судов, мировых посредников, частных нотариусов).

Шаг 2. Проверьте ЕИРН (Единый информационный реестр нотариальных действий)

Это первый и главный шаг для документов с 1993 года. Вы можете сделать это самостоятельно онлайн или через нотариуса:

1. Зайдите на сайт ФНП (Федеральная нотариальная палата) → раздел «Реестры» → «Поиск нотариальных действий».
2. Введите ФИО лица, совершившего действие, и дату рождения.
3. Если запись найдена: вы увидите ФИО нотариуса, дату действия, номер реестра.
4. Далее: Обращайтесь к этому нотариусу (если он действует) или в Нотариальную палату НО (если нотариус ушел/умер) за копией/справкой.

Шаг 3. Обращение в Нотариальную палату НО (если нет в ЕИРН или нотариус не действует)

Подайте официальный запрос (письменное заявление) в НП НО (ул. Дуси Ковальчук, 252).

• Кто может получить: Завещатель (при жизни), наследники (после открытия наследства), представители по доверенности, уполномоченные органы (суд, следствие, нотариус).
• Необходимые документы: Паспорт, документ, подтверждающий права (свидетельство о смерти, свидетельство о праве наследования, доверенность нотариальная).
• Сроки: Обычно 5–10 рабочих дней на поиск в архиве палаты;

Шаг 4. Обращение в Государственный архив Новосибирской области (ГАНО)

Если документ старше 75 лет или относится к советскому периоду (ГНК).

1. Определите фонд: Нужен номер фонда, описи, дела. Их можно найти в путеводителе по архиву (на сайте ganso.nso.ru в разделе «Фонды» → «Путеводители» или «Информационно-справочная система»).
2. Ищите фонды с названиями: «Государственная нотариальная контора г. Новосибирска», «ГНК Новороссийского/Заельцовского/Октябрьского/Советского/Первомайского/Ленинского/Дзержинского районов», «ГНК г. Бердска, Искитим, Куйбышев» и т.д.
3. Подача запроса:
   • Лично в читальном зале (ул. Свердлова, 16).
   • По почте: 630099, г. Новосибирск, ул. Свердлова, 16, ГАНО.
   • Через форму на сайте (ganso.nso.ru → «Обращения граждан»).
   • По e-mail: ganso@nso.ru.
4. Платные услуги: Поиск документов, выдача копий (простых/нотариально заверенных), справок — платные по тарифам, утвержденным Минкультуры РФ. Оплата производится после получения счета от архива.

Особенности поиска по типам документов

Завещания

• Открытое завещание (после смерти завещателя): Ищите в ЕИРН → у нотариуса-хранителя или в архиве НП НО.
• Закрытое завещание: Хранится у нотариуса в конверте. После смерти, открывается и регистрируется в ЕИРН.
• Советские завещания (до 1993 г.): В ГАНО, в фондах ГНК. Часто завещания хранились в делах «Наследственные дела» или отдельно в «Реестрах завещаний».

Доверенности

• Действующие (после 1993 г.): ЕИРН показывает факт нотариального заверения. Оригинал доверенности у доверителя/представителя. Копию можно запросить у нотариуса, заверявшего (если срок хранения дела не истек).
• Советские доверенности: В ГАНО (фонды ГНК). Важно: доверенности часто не подлежали обязательному хранению в архиве (хранились у сторон), но реестры заверений — да.

Свидетельства о праве наследования / Свидетельства о праве собственности (нотариальные)

• Выдаются нотариусом в 1 экземпляре. Дубликаты не выдаются.
• Если утрачено: нотариус выдает справку из реестра (на основании ЕИРН или архива палаты) с указанием реквизитов свидетельства. Этой справкой пользуются в Росреестре/МФЦ.
• Старые свидетельства (советские): архивируются в ГАНО в составе наследственных дел.

Нотариальные Protestы (чеков, векселей) и Морские протесты

• Редкие документы. Искать в ГАНО в фондах нотариальных контор портов/крупных городов (для Новосибирска актуальны речные протесты).

Частые ошибки и лайфхаки

Другие архивы Новосибирска (на случай неудачи)

Иногда документы «уезжают» в смежные хранилища:

• Новосибирский городской архив (МКУ) — ул. Некрасова, 55. Хранит документы городских органов управления, иногда — бытовые справки, списки жильцов, которые могут помочь подтвердить факты для наследования. Телефон: +7 (383) -27-XX-XX (уточнять на сайте nskcity.ru).
• ЗАГС (Отделение архива ЗАГС Новосибирской области) — акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть, перемены имени). Критически важны для подтверждения родственных связей при наследовании. Адрес: г. Новосибирск, ул. Фрунзе, 86 (основное здание).
• Архивы соседних регионов: Если нотариус действовал в области (Бердск, Искитим, Татарск, Куйбышев, Чулым и др.), фонды ГНК могут быть в ГАНО (ул. Свердлова) (централизованно) или в местных краеведческих музеях/архивах (редко). Всегда начинайте запрос с ГАНО.

Краткая шпаргалка контактов для сохранения

Поиск нотариального документа в Новосибирской области — это процесс диагностики: сначала определите «возраст» документа, затем выберите правильный адрес — ул. Дуси Ковальчук, 252 (Нотариальная палата) для «молодых» документов или ул. Свердлова, 16 (Государственный архив) для «исторических».

Начинайте с бесплатной проверки ЕИРН на сайте notariat.ru. Если поиск не дал результата — пишите официальные запросы в оба учреждения (можно параллельно), прикладывая полный пакет доказательств ваших прав (свидетельство о смерти, свидетельство о праве наследования, паспорт, доверенность).

Помните: Архивы не выдают информацию третьим лицам без оснований (ст. 41 ФЗ «Об архивном деле»). Грамотно оформленный запрос с полным пакетом документов, залог быстрого положительного ответа.

Данные актуальны на . Режимы работы, телефоны и тарифы на платные услуги могут меняться. Обязательно подтверждайте информацию по телефонам или на официальных сайтах перед визитом или отправкой почтового запроса.