Нотариальная палата Волгоградской области (НП ВО), это некоммерческая организация, объединяющая нотариусов, действующих на территории региона. Одной из ключевых функций Палаты является управление нотариальными архивами, обеспечение их сохранности и выдача документов гражданам и организациям. В данной статье подробно рассматривается структура архива, порядок обращения за документами, контакты и важные нюансы, о которых нужно знать заранее.

Что такое нотариальный архив и зачем он нужен?

Нотариальный архив — это специализированное хранилище, где концентрируются нотариальные документы, прекратившие свое действие в силу ухода нотариуса с должности, ликвидации нотариальной конторы или истечения сроков хранения в действующих конторах. Главная цель архива — гарантировать правовую значимость документов на неограниченный срок.

Основные фонды архива НП ВО:

• Доверенности (общего вида, на транспорт, банковские, почтовые и др.);
• Завещания (закрытые, открытые, эквивалентные завещанию распоряжения о средствах на счетах);
• Договоры (купли-продажи, дарения, обмена, ренты, брачные контракты и др.);
• Свидетельства о праве наследования и свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов;
• Протесты векселей и другие акты, совершаемые нотариусами;
• Инвентаризационные описи имущества;
• Протоколы осмотра доказательств (проверка сайтов, переписки, состояния вещей).

Контакты и адрес Архива Нотариальной палаты Волгоградской области

Офис архива находится в здании Нотариальной палаты Волгоградской области. Перед визитом обязательно уточните режим работы и необходимость предварительной записи по телефону, так как график приема посетителей может отличатся от общего графика Палаты.

Как получить документ из архива: пошаговая инструкция

Процедура получения копии или выписки из архива строго регламентирована законодательством (Основы законодательства РФ о нотариате, ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Шаг 1: Подготовка документов

Вам понадобятся:

1. Паспорт гражданина РФ (оригинал) — для идентификации личности заявителя.
2. Документ, подтверждающий полномочия (если действуете от имени другого лица):
   • Нотариальная доверенность (с правом представления в архивах/органах власти);
   • Свидетельство о праве наследования (для наследников);
   • Решение суда / уполномоченного органа (для опекунов, доверенных лиц банкротства и т.д.).
3. Сведения для поиска дела: ФИО сторон, примерная дата составления, имя нотариуса (если известно), название нотариальной конторы / район города. Чем больше деталей, быстрее поиск.

Шаг 2: Обращение в архив

Есть два способа:

• Лично: Приход в офис архива в часы приема посетителей. Заполнение заявления на месте.
• Почта / Курьер: Направление письменного запроса с нотариально заверенной подписью заявителя и копией паспорта. В запросе нужно указать адрес для отправки ответа.
• Через нотариуса (рекомендуется): Любой нотариус Волгоградской области может направить официальный запрос в архив Палаты через ЕИСН или почту. Это ускоряет процесс и снимает с вас необходимость лично ехать в архив.

Шаг 3: Оплата госпошлины и услуг

Выдача документов из архива является платной услугой. Оплачивается:

• Госпошлина за совершение нотариального действия (выдача копии/выписки) — согласно Налоговому кодексу РФ (ст; 333.24). На 2026 год базовая ставка для физических лиц составляет 100 руб. за документ (для наследников по завещанию — 0,3% стоимости имущества, не более 100 тыс. руб.).
• Технические/поисковые работы — оплата труда архивистов за поиск дела, копирование, сканирование, заверение копии. Тарифы устанавливаются Палатой, уточняйте сумму заранее.

Способ оплаты: Обычно через терминал в холле Палаты, по квитанции в банке или через СБП/QR-код. Квитанцию сохраняйте до получения документа.

Шаг 4: Получение результата

Сроки выполнения запроса: согласно закону, архив обязан предоставить документ в течение 30 дней с момента регистрации запроса (в сложных случаях срок может быть продлен до 60 дней с уведомлением заявителя). Готовый документ выдается под роспись в журнале выдачи или направляется почтой/курьером.

Особые ситуации и нюансы

Поиск завещания (если не знаете, у какого нотариуса составлено)

Если вы не знаете, у какого нотариуса оставлено завещание, архив Палаты не проводит поиск по всем базам данных «вслепую» (это функция ЕИСН, доступная действующим нотариусам).

Алгоритм действий:

1. Обратитесь к любому действующему нотариусу (по месту жительства или нахождения наследственного имущества).
2. Нотариус запросит данные из ЕИСН (Единая информационная система нотариата) — там учтены все завещания, составленные с 2014 года (а многие и ранее).
3. Если завещание найдено в ЕИСН — нотариус скажет, где оно хранится (у коллеги или в архиве Палаты).
4. Если в ЕИСН нет данных (очень старые завещания до внедрения системы) — нотариус направит официальный запрос в Архив НП ВО с просьбой проверить картотеки вручную.

Документы, составленные до 1991 года (Советский период)

Нотариальные архивы советского периода (до 1993 г.) в Волгоградской области могут храниться в двух местах:

• Архив Нотариальной палаты ВО (если дела были переданы из нотариальных контор/бюро в 90-х).
• Государственный архив Волгоградской области (ГАВО), фонды нотариальных бюро, переданные в государственное хранение.

Рекомендуется направить параллельные запросы и в НП ВО, и в ГАВО (ул. Чуйкова, 32).

Электронные копии и дистанционное обслуживание

На 2026 год Архив НП ВО работает над цифровизацией фондов. Возможность получить скан-копию документа на электронной почте или через Госуслуги / приложение «Госключ» зависит от готовности конкретного дела и технических возможностей Палаты. Уточните этот момент при подаче заявки. Нотариально заверенная бумажная копия по-прежнему является основным юридически значимым форматом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Полезные советы перед визитом в архив

1. Звоните заранее. Подтвердите режим работы, наличие нужного фонда в доступе (иногда фонды временно передаются на оцифровку или в ГАВО) и актуальные реквизиты для оплаты.
2. Соберите максимум данных. Даже примерный год (например, «1998–2000»), район города («Тракторозаводский район») или имя нотариуса («Иванова И.И.») сокращают поиск с недель до часов.
3. Используйте нотариуса-посредника. Если вы в другом городе или не хотите ходить в инстанции, заплатите нотариусу за направление запроса. Это надежнее и быстрее почты.
4. Проверяйте копии на месте. При получении заверенной копии сверяйте ФИО, даты, номера реестра с вашими данными. Ошибки исправлять потом сложнее.

---

Архив Нотариальной палаты Волгоградской области, это надежный хранилище правовой истории региона. Обращение в него — стандартная процедура для восстановления утерянных прав (наследование, недвижимость, доверенности). Ключ к успеху, грамотно составленный запрос, полный пакет документов о личности и, по возможности, помощь действующего нотариуса, который имеет доступ к электронным реестрам и знает внутреннюю кухню архивной работы.

Актуальные контакты, тарифы и бланки заявлений всегда проверяйте на официальном сайте: npvol.ru

Статья подготовлена на основании законодательства РФ (Основы законодательства о нотариате, ФЗ «Об архивном деле», Налоговый кодекс) и типичной практики работы Нотариальной палаты Волгоградской области. Данные актуальны на 2026 год.