Нотариальный архив – специализированное хранилище, где находятся нотариальные документы, переданные в постоянное или временное хранение в соответствии с законодательством РФ. Одним из ключевых элементов работы архива является опись – систематический перечень документов, который фиксирует их наличие, содержание и состояние.

Правовое регулирование

Организация работы нотариальных архивов регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Минюста РФ от 14 декабря 2022 г. № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (на момент написания не вступил в силу, но уже используется в практике).
• Закон № 339‑ФЗ от «Об основах законодательства о нотариате» (включает положения об архивном деле).
• Решение Росархива от  г. «Об основных правилах работы архивов организаций» – определяет порядок оформления описи и её регистрацию.
• Приказ Минюста РСФСР от  № 32 – исторический документ, который до сих пор служит базой для формирования процедур хранения в нотариальных конторах.

Все перечисленные документы определяют:

1. Понятия «постоянное» и «временное» хранение нотариальных документов.
2. Требования к Типовой номенклатуре дел нотариуса, которая задаёт состав и структуру дел.
3. Порядок формирования, регистрации и использования описей (внутренних и внешних).

Виды нотариальных архивов

Номенклатура дел и её роль в описи

Номенклатура дел – это классификационный справочник, в котором указаны типы нотариальных дел (договоры, завещания, наследственные дела и т.д.) и их составные части. Согласно главе IX Правил нотариального делопроизводства, номенклатура определяет порядок:

• Комплектования дел (какие документы входят в каждое дело).
• Переформирования номенклатурных дел с учётом особенностей, описанных в главе XII тех же Правил.
• Регистрации наследственных дел в реестре.

Что такое опись и зачем она нужна?

Опись – это документ, в котором фиксируются сведения о каждом документе, находящемся в архиве. Основные функции описи:

1. Контроль наличия и целостности документов.
2. Упрощение поиска и выдачи документов пользователям.
3. Основание для проведения экспертизы ценности документов.
4. Подтверждение правомерности передачи документов в архив.

Формы описи

Существует несколько форм описи, предусмотренных нормативными актами:

• Внутренняя опись – заполняется по специальной форме (приложение N 16). В графе «Вид документа» указывается точное название нотариального акта (например, «договор купли‑продажи», «завещание»).
• Внешняя (оформительная) опись – используется при передаче дел в государственный архив. Оформляется в виде каталога, включающего реквизиты дела, даты, номера, а также сведения о состоянии оригиналов.
• Электронная опись – формируется в электронном виде и вносится в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Позволяет быстро искать документы через онлайн‑каталог.

Пошаговый порядок составления описи

Ниже представлена типовая последовательность действий, которую выполняют архивариусы нотариального архива.

1. Подготовительный этап
   • Получить от нотариуса лист передачи (акт приёма‑передачи).
   • Проверить соответствие передаваемых документов номенклатуре дел.
2. Сканирование (по желанию)

   Согласно приказу Минюста, сотрудники архива могут самостоятельно сканировать документы, используя оборудование типа «ЭларСкан А2‑400Р» (установлен в Калининградской области).

3. Регистрация дел в реестр
   • Присвоить каждому делу уникальный номер (по типу «Н‑2026‑00123»).
   • Внести сведения в электронный журнал учета.
4. Составление описи
   • Заполнить форму (приложение N 16) – указать:
     • Номер дела.
     • Вид документа.
     • Дата и номер нотариального акта.
     • Количество листов, состояние (целый, повреждённый).
     • Примечания (например, «документ отсканирован», «передан в электронный архив»).
   • Подписать опись архивариусом и нотариусом‑передатчиком.
5. Регистрация описи в системе

   Внести запись в электронный реестр (портал «Архивы России»). При необходимости сформировать печатную копию.

6. Хранение оригиналов
   • Разместить оригиналы в специально отведённых шкафах с контролем микроклимата.
   • Обеспечить охрану и ограниченный доступ согласно правилам.
7. Выдача документов

   При запросе от органов (ФНС, СФР и др.) использовать опись как основание для выдачи копий или оригиналов. Стоимость услуг (по данным Нотариальной палаты Республики Башкортостан): 540 руб. за бумажный носитель, 270 руб. за электронную форму.

Электронные описи и цифровизация

С 2023 года в России активно внедряется цифровой формат хранения нотариальных документов. Ключевые особенности:

• Создание единой электронной базы – все описи загружаются в государственный реестр.
• Использование сканеров высокого разрешения (например, упомянутый выше ЭларСкан) для получения качественных цифровых копий.
• Возможность удалённого доступа к документам через защищённый портал (только для уполномоченных лиц).
• Автоматическое формирование метаданных (теги, даты, типы документов) – упрощает поиск.

Электронные описи позволяют сократить время выдачи документов, снизить затраты на хранение и обеспечить более высокий уровень защиты от физического износа.

Практические рекомендации для нотариусов и архивариусов

• Своевременно обновляйте номенклатуру дел. Любые изменения в законодательстве (например, новые виды договоров) требуют корректировки формы описи.
• Ведите двойной учёт. Оригиналы хранят в архиве, а их сканы – в электронном реестре. Оба варианта должны быть отражены в описи.
• Контролируйте состояние документов. При обнаружении повреждений фиксируйте их в примечаниях и при необходимости инициируйте реставрацию.
• Обучайте персонал. Архивариусы должны знать правила оформления описи, а нотариусы – порядок передачи документов.
• Соблюдайте сроки хранения. По закону нотариальные документы хранятся:
  • постоянно – если они относятся к наследственным делам, сделкам с недвижимостью и др.;
  • временно – в течение 5 лет (или иной срок, установленный нормативным актом).

Выдача и стоимость услуг

Для получения документов из нотариального архива необходимо:

1. Подать письменный запрос (в электронном виде или на бумаге).
2. Указать номер описи или реквизиты дела.
3. Оплатить услуги (по тарифам региональных палат). Пример (НП РБ, 2025 г.): 540 руб. за бумажный оригинал, 270 руб. за электронную копию.
4. Получить справку из архива, подтверждающую наличие (или отсутствие) запрашиваемого документа.

Опись в нотариальном архиве – это фундаментальный документ, который обеспечивает:

• Контроль над сохранностью нотариальных актов;
• Упрощённый доступ к информации для органов государственной власти и граждан;
• Возможность перехода к полностью цифровому формату хранения.

Соблюдение нормативных требований, правильное оформление описи и внедрение современных технологий сканирования позволяют повысить эффективность работы нотариальных архивов, снизить издержки и обеспечить надёжную защиту юридически значимых документов.

Дата актуализации:  г.