Нотариальный архив – важное структурное подразделение Нотариальной палаты Республики Дагестан, которое обеспечивает хранение, учёт и предоставление нотариальных документов. В данной статье подробно рассмотрены его расположение, контактные данные, режим работы, функции и порядок обращения за услугами.

Общая информация

Нотариальный архив Махачкалы выполняет следующие задачи:

• организация хранения нотариальных актов и связанных с ними документов;
• ведение учёта поступивших и выданных материалов;
• обеспечение доступа к архивным фондам заинтересованным лицам в соответствии с законодательством;
• внедрение современных информационных технологий для цифровизации архивных дел.

Архив является органом исполнительной власти специальной компетенции, созданным Указом Главы Республики Дагестан, и тесно взаимодействует с Нотариальной палатой, государственными архивами и другими ведомствами.

Расположение и контактные данные

Основной офис нотариального архива расположен в Кировском районе города Махачкалы. Ниже указаны актуальные адреса и способы связи:

• Основной адрес: ул. Максима Горького, д. 70, 1 этаж, Кировский район, Махачкала, 367032;
• Дополнительный офис: ул. М. Гаджиева, д. 172, 1 этаж, Кировский район, Махачкала, 367032;
• Телефон для справок: 7 (988) -21-92-53;
• Альтернативные номера: (8722) -2-07-70, (8722) -2-97-65, 7 (8722) -7-92-46;
• Электронная почта: regionburomail.ru (при отправке больших файлов рекомендуется создавать архив и присылать ссылку).

Для корреспонденции можно также использовать почтовый адрес: 367010, г. Махачкала, а/я 63 (адрес Нотариальной палаты Республики Дагестан, ул. А. Султана, д. 46).

Часы работы

Архив работает в будние дни с 09:00 до 18:00. Перерыв на обед – с 13:00 до 14:00. Выходные дни – суббота и воскресенье. Перед посещением рекомендуется уточнить актуальное расписание по телефону или электронной почте, так как в праздничные дни возможны изменения.

Функции и задачи архива

Основные направления деятельности нотариального архива включают:

1. Хранение документов: обеспечение надёжного и длительного хранения нотариальных актов, завещаний, доверенностей, договоров и других юридически значимых бумаг.
2. Учёт и классификация: ведение электронных и бумажных реестров, присвоение уникальных индексов каждому документу для быстрого поиска.
3. Предоставление информации: выдача выписок, копий и заверенных дубликатов по запросам заинтересованных лиц (наследники, покупатели недвижимости, юридические лица и т.д.).
4. Цифровизация: сканирование бумажных документов входящих актов, создание электронного архива, обеспечение удалённого доступа через защищённые сервисы.
5. Консультационная поддержка: информирование граждан о порядке обращения в архив, требованиях к оформлению запросов и сроках исполнения.

Как подать запрос на получение документов

Для получения нужного документа из нотариального архива необходимо выполнить следующие шаги:

1. Подготовка заявления: указать ФИО заявителя, цель запроса, реквизиты искомого документа (номер дела, дата совершения нотариального действия, ФИО нотариуса, если известны).
2. Выбор способа подачи: личное посещение офиса, отправка заказным письмом или электронной почтой.
3. Оплата услуг: тарифы зависят от типа документа и срочности исполнения (уточняются по телефону или на сайте Нотариальной палаты).
4. Получение результата: готовый документ выдаётся в архиве либо направляется заявителю почтой/электронной связью (при условии предварительной оплаты).

При большом объёме материалов (например, фотографий, сканов большого формата) рекомендуется создавать ZIP‑архив и присылать ссылку на файл‑обменник, чтобы избежать проблем с размером вложения.

Особенности работы с электронными документами

С 2023 года нотариальный архив активно внедряет электронный документооборот:

• Все newly received нотариальные акты сразу сканируются и сохраняются в защищённой базе данных.
• Для доступа к электронным копиям необходимо пройти идентификацию через личный кабинет на портале Нотариальной палаты.
• Электронные выписки имеют такую же юридическую силу, что и бумажные заверенные копии, при условии наличия электронной подписи архива.
• Архив обеспечивает резервное копирование данных на отдельные серверы и регулярно проводит аудит информационной безопасности.

Нотариальный архив Махачкалы играет ключевую роль в обеспечении правовой прозрачности и сохранности важных юридических документов Республики Дагестан. Благодаря чёткой организации работы, современным технологиям и квалифицированному персоналу, архив способен оперативно удовлетворять запросы граждан и организаций, сохраняя при этом высокую степень конфиденциальности и надёжности хранения. Для получения актуальной информации рекомендуеться обращаться напрямую по указанным телефонам или электронной почте, а также следить за обновлениями на официальном сайте Нотариальной палаты Республики Дагестан.