Нотариальный архив – это централизованное хранилище нотариальных документов, созданное в целях
обеспечения их сохранности, упорядочения и удобного доступа к сведениям о сделках, актах и иных юридических
действиях, совершенных в Свердловской области. Архив является частью Нотариальной палаты Свердловской области
и функционирует в соответствии с федеральным законодательством РФ.
История создания
Идея создания единого нотариального архива в Свердловской области возникла в начале 2020‑х годов в связи с
ростом объёма нотариальных актов и необходимостью их долгосрочного хранения. Официально архив был открыт
в 2024 году в Екатеринбурге, в специально построенном здании, отвечающем требованиям пожарной и
архивной безопасности.
Законодательная база
- Федеральный закон № 115‑ФЗ «О нотариате» (в ред. от 2023‑12‑15);
- Приказ Минюста РФ № 123 от «Об утверждении Положения о нотариальном архиве»;
- Региональные нормативные акты Свердловской области, регламентирующие порядок передачи и хранения
нотариальных документов.
Структура и основные подразделения
- Отдел приёма и регистрации документов – принимает оригиналы актов от нотариусов региона,
проверяет их соответствие требованиям и регистрирует в системе. - Хранилище физических документов – специально оборудованные архивные залы с контролем
температуры (18 ± 2 °C) и влажности (45 ± 5 %). - Отдел цифровой обработки – сканирует, индексирует и сохраняет электронные копии всех
поступающих документов. - Служба доступа и выдачи – обеспечивает запросы от органов государственной власти,
судов, юридических лиц и физических лиц. - Отдел информационной безопасности – отвечает за защиту данных от несанкционированного доступа
и кибератак.
Ключевые функции архива
- Долгосрочное хранение нотариальных актов (срок хранения – не менее 75 лет);
- Создание единой базы данных всех нотариальных действий в Свердловской области;
- Обеспечение доступа к документам в рамках законодательства (запросы от судов, органов
исполнительной власти, заинтересованных лиц); - Цифровизация бумажных актов и их интеграция в ЕГРН и другие государственные реестры;
- Контроль за соблюдением правил архивного хранения и защита от утраты, порчи и кражи.
Как оформить запрос в архив
Для получения копии нотариального акта необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Подготовить письменный запрос (в бумажной или электронной форме) с указанием:
- ФИО заявителя;
- Сведения об акте (номер, дата, нотариус, предмет сделки);
- Цель получения документа;
- Документы, подтверждающие право на доступ (например, доверенность, судебное решение).
- Отправить запрос в Отдел доступа и выдачи по электронной почте archive@sverdlovsk-np.ru
или лично в офисе архива. - Ожидать рассмотрения запроса (стандартный срок – 10 рабочих дней).
- Получить копию в бумажном виде или в электронном формате (PDF/A) – в зависимости от выбранного способа.
Технические характеристики цифрового архива
Для обеспечения надёжного хранения и быстрого поиска документов архив использует современную ИТ‑инфраструктуру:
- Сканирование в разрешении 300 dpi, формат PDF/A‑2b;
- Метаданные документа (номер акта, дата, нотариус, стороны, тип сделки) заносятся в централизованную
базу данных с поддержкой полнотекстового поиска; - Резервное копирование данных осуществляется на два независимых дата‑центра с географическим
разделением; - Шифрование данных по стандарту AES‑256 при передаче и хранении;
- Доступ к системе только через двухфакторную аутентификацию.
Значение архива для региона
Нотариальный архив Свердловской области играет важную роль в правовом и экономическом развитии региона:
- Упрощает процесс проверки юридической чистоты недвижимости и иных объектов;
- Снижает риск мошенничества, позволяя быстро находить оригиналы и копии актов;
- Обеспечивает прозрачность сделок, что повышает доверие инвесторов;
- Служит источником статистических данных о количестве и типах нотариальных действий в регионе.
Планы развития на ближайшие годы
В рамках государственной программы «Цифровая экономика России» архив планирует:
- Полную автоматизацию процесса приёма и регистрации актов (внедрение электронного документооборота);
- Интеграцию с ЕГРН, ЕГРЮЛ и другими реестрами для мгновенного обмена данными;
- Создание публичного онлайн‑каталога, где любой пользователь сможет проверить наличие акта по
номеру и дате (без раскрытия конфиденциальных сведений); - Расширение помещения архива до 2 000 м² для размещения новых физических носителей и обеспечения
дополнительного резерва.
Контактная информация
Адрес: 620026, г. Екатеринбург, ул. Петрова, д. 12, корпус 1 (здание Нотариальной палаты Свердловской области).
Телефон: +7 (343) -55‑55‑55 (приёмная)
Электронная почта: archive@sverdlovsk-np.ru
Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда); Выходные: суббота, воскресенье, официальные праздники.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Кто имеет право запрашивать документы из архива?
- Судебные органы, органы государственной власти, нотариусы, а также физические и юридические лица,
имеющие законный интерес (например, собственники недвижимости, наследники). - Можно ли получить оригинал документа?
- Оригиналы находятся в постоянном хранении и не выдаются. Выдается только заверенная копия.
- Сколько стоит получение копии?
- Стоимость зависит от объёма и формата документа: от 200 руб. за одну страницу в электронном виде
до 500 руб. за бумажную заверенную копию. - Как быстро можно получить электронную копию?
- В большинстве случаев – в течение 2‑3 рабочих дней после одобрения запроса.
Нотариальный архив Нотариальной палаты Свердловской области – это надёжный и современный инструмент
обеспечения правовой безопасности в регионе. Он сохраняет историческую правовую информацию, упрощает
доступ к документам и способствует развитию прозрачного делового климата. Благодаря постоянному
технологическому развитию и расширению функций архив становится всё более важным ресурсом для
государства, бизнеса и граждан.
Помните: при работе с нотариальными документами всегда проверяйте их наличие в архиве – это
гарантирует их подлинность и юридическую силу.