Нотариальный архив – это специализированное хранилище документов‚ подтверждающих совершение нотариальных действий. Его основная задача – обеспечить сохранность‚ доступность и конфиденциальность нотариальных актов в соответствии с законодательством РФ. Ниже представлен подробный обзор требований к нотариальному архиву‚ его структуры и практического образца оформления дел.

Нормативная база

• Федеральный закон № 339-ФЗ от «О нотариате» (с изменениями) – определяет понятие нотариального документа‚ порядок его хранения и сроки передачи в архив.
• Приказ Минюста России от № 78 «Утверждение Правил нотариального делопроизводства» – содержит требования к оформлению документов‚ подтверждающих совершение нотариального действия.
• Постановление Госстандарта России от № 65‑ст «Требования к оформлению документов» (не требует государственной регистрации‚ письмо Минюста от № 07/3276‑ЮД).
• Приказ Минюста России от № 226 «Утверждение форм реестров регистрации нотариальных действий‚ нотариальных свидетельств‚ удостоверительных надписей и порядка их оформления».
• Приказ Минюста России от № 2 «Требования к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме».
• Статья 97 ГК РФ (в редакции‚ действующей с 2023 г.) – регулирует принятие на хранение и возврат электронных документов в единой информационной системе нотариата.
• Положения главы XIV Правил нотариального делопроизводства – особенности работы с электронными документами‚ ведение электронных номенклатурных дел и формирование архива.

Структура нотариального архива

Архив нотариуса (или нотариальной палаты) делится на несколько логических уровней:

1. Номенклатурные дела – grouping документов по виду нотариального действия (например‚ сделки с недвижимостью‚ завещания‚ доверенности).
2. Дела постоянного и временного хранения – в соответствии с классификацией сроков хранения (постоянное – до 75 лет‚ временное – до 10 лет).
3. Электронный архив – хранение сканов и электронных оригиналов в единой информационной системе нотариата (ЕИСН).
4. Справочно‑информационный фонд – архивные справки‚ выписки‚ реестры и другие вспомогательные документы.

Требования к оформлению дел

Согласно пункту 3.5.3 Правил нотариального делопроизводства и образцу инструкции по подготовке и передаче документов в архив‚ при формировании дела необходимо соблюдать:

• Группировку документов постоянного и временного хранения в отдельные дела.
• Соответствие заголовка дела номенклатуре дел и точное отражение содержания документации.
• Указание на обложке дела:
  • наименование структурного подразделения (нотариальная контора‚ нотариальная палата);
  • индекс дела (по номенклатуре);
  • заголовок дела;
  • крайние даты документов в деле;
  • количество листов.
• Наличие листа‑заверителя дела (подпись ответственного архивариуса‚ дата заверения‚ печать нотариальной конторы).

Образец оформления нотариального архивного дела

Ниже представлен типовой образец оформления дела о нотариальных действиях с недвижимостью (постоянное хранение). Все элементы выделены жирным шрифтом для наглядности.

Обложка дела

НОТАРИАЛЬНАЯ КОНТОРА № 12
г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 5
Индекс дела: 01‑НД‑2023
Заголовок дела: Договоры купли‑продажи недвижимости (2023 г.)
Крайние даты: – листов: 154

Примечание: вместо тега <pre> можно использовать несколько <p> с переносами строк (<br>).

Лист‑заверитель дела

Лист‑заверитель дела № 01‑НД‑2023
Дата составления:
Ответственный за хранение: Архивариус И. П. Сидоров
Подпись: _____________________
М.П. Нотариальной конторы № 12
Примечание: Дело сформировано в соответствии с номенклатурой дел нотариального архива‚ утверждённой приказом Минюста России от № 226. Все документы прошли проверку на соответствие требованиям к оформлению нотариально оформляемого документа (ст. 45.1 Основ законодательства о нотариате).

Содержание дела (пример перечня)

1. Договор купли‑продажи квартиры № 45/2023 от (подлинник‚ 2 л.).
2. Согласие супруга на сделку от (1 л.).
3. Выписка из ЕГРН на объект недвижимости от (3 л.).
4. Квитанция об уплате государственной пошлины от (1 л.).
5. Протокол осмотра объекта от (2 л.).
6. … и т.д. до .

Электронный нотариальный архив

С 2023 г. в соответствии с приказом Минюста России № 2 от нотариусы обязаны вести электронные номенклатурные дела и хранить скан‑образы нотариальных документов в ЕИСН. Основные требования:

• Формат файлов – PDF/A‑2 (для долгосрочного хранения).
• Обязательное использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) при подписании электронного документа.
• Метаданные каждого файла должны содержать: номер дела‚ дату совершения нотариального действия‚ ФИО нотариуса‚ тип документа.
• Контроль целостности – хранение хеш‑сумм (SHA‑256) в отдельном журнале.
• Резервное копирование – минимум две копии на разных географически удалённых носителях.

При получении запроса на выдачу документа из электронного архива нотариальный архив формирует архивную справку‚ в которой указываются:

• номер и дата дела;
• список использованных электронных документов (с их хеш‑суммами);
• подпись архивариуса и печать нотариальной конторы.

Порядок выдачи документов из нотариального архива

Согласно пункту 18 Правил выдачи нотариальных документов из нотариального архива (КонсультантПлюс)‚ документы выдаются:

• лицам‚ указанным в ст. 5 и ст. 52 Основ законодательства о нотариате (заинтересованным сторонам‚ наследникам‚ покупателям и т.д.);
• по письменному запросу с указанием цели получения документа;
• в виде подлинника‚ заверенной копии или архивной справки;
• с обязательным проставлением отметки о выдаче в журнале учета выдачи документов.

При выдаче электронного документа предоставляется заверенная электронная копия с УКЭП архивариуса и указанием на источник (номер дела‚ дата).

Нотариальный архив – важнейший элемент обеспечения законности и защита прав граждан. Соблюдение нормативных требований (ФЗ № 339‑ФЗ‚ приказы Минюста‚ ГОСТы) и использование утверждённых образцов оформления дел позволяют нотариусам:

• гарантировать сохранность документов на протяжении всего установленного срока хранения;
• обеспечить оперативный и законный доступ к информации заинтересованным лицам;
• минимизировать риски утраты или подделки нотариальных актов;
• переходить к современным электронным форматам хранения без потери юридической силы документов.

Для практической работы рекомендуется иметь в наличии шаблоны обложки дела‚ листа‑заверителя и электронного метаданных‑листа‚ которые можно адаптировать под специфику конкретной нотариальной конторы или палаты.

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников‚ актуальной на .