Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 00:20:09 ().

Нормативная и методическая база

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от № 77).
Краткое методическое руководство к Правилам (PDF, опубликовано ). Оно разработано для методической поддержки архивов при применении положений Правил и содержит пункты, соответствующие каждому пункту Правил.
Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от № 24, с изменениями от № 117).
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (Приказ Федерального архивного агентства от № 44) – используется для работы с документами со сроками хранения менее 10 лет.
Постановление Правительства РФ от № 808 «Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации».

Основные принципы методики архивной работы

Законность – соблюдение требований федерального и регионального законодательства, нормативных правовых актов уполномоченных органов в сфере архивного дела и делопроизводства.
Системность – единый подход к приему, учету, хранению, комплектованию и использованию документов на всех уровнях архивной организации.
Преемственность – обеспечение непрерывности архивного процесса от создания документа до его передачи в постоянное хранение или уничтожения.
Доступность – создание условий для эффективного использования документов исследователями, государственными органами и общественностью при соблюдении режима конфиденциальности.
Эффективность – оптимизация трудовых и материальных затрат за счет внедрения современных технологий (электронные каталоги, системы управления архивными фондами, цифровизация).

Этапы архивной работы в государственном архиве

Прием документов

Прием осуществляется в соответствии с пунктами I. Общие положения Правил и соответствующими пунктами Краткого методического руководства. Основные действия:

Проверка комплектности и состояния поступающих документов.
Определение вида документа (постоянного, временного свыше 10 лет, менее 10 лет) и соответствующего порядка хранения.
Оформление приемо‑сдаточных актов и внесение данных в учетные карточки или электронную систему учета.

Учет документов

Учет ведется по единой классификационной схеме, утвержденной приказом Росархива. В Кратком методическом руководстве указано, что каждому номеру пункта Правил соответствует пункт методических рекомендаций, где при необходимости повторяется исчерпывающая методика выполнения пункта.

Регистрация в инвентарных книгах или базе данных (номер дела, дата, учреждение‑источник, предмет, срок хранения).
Присвоение уникального индекса хранения (шифр фонда, описи, дела).
Контроль за своевременностью внесения изменений (передача, выбытие, восстановление).

Хранение документов

Требования к условиям хранения изложены в разделе Правил «Организация хранения». Краткое методическое руководство дополняет их практическими указаниями:

Размещение документов в специализированных стеллажах с учетом климатических параметров (температура 18±2 °C, относительная влажность 45±5 %).
Разделение фондов по степени ценности и сроку хранения (постоянное, временное >10 лет, временное ≤10 лет).
Проведение регулярных осмотров, профилактической обработки (дезинсекция, дезактивация при необходимости).
Ведение журнала условий хранения и журналов технического обслуживания оборудования.

Комплектование документов

Комплектование направлено на формирование полных и логически связанных архивных дел. Методические рекомендации предписывают:

Группировку документов по признакам: учреждение‑источник, вид деятельности, хронологический период, тематическое направление.
Создание описей и справочных apparatus (оглавления, указатели, аннотации).
Использование стандартных форм описей, утвержденных приказом Росархива.
При необходимости – проведение реставрации и оцифровки документов перед включением в состав фонда.

Использование документов

Использование регулируется разделом Правил «Использование документов Архивного фонда РФ». Краткое методическое руководство уточняет порядок предоставления:

Оформление запросов (письменных или электронных) с указанием цели использования, перечня требуемых дел и сроков предоставления.
Проверка режима доступа (открытый, ограниченный, закрытый) и соблюдение требований конфиденциальности.
Выдача документов в читальном зале или предоставление электронных копий (при наличии цифровых версий).
Контроль за соблюдением правил обращения с документами (не допускается повреждение, изменение, несанкционированное копирование).
Ведение учета выданных документов и их возврата.

Методические пособия и рекомендации

Методические пособия, рекомендации, перечни, аналитические материалы – содержат пошаговые инструкции по выполнению отдельных операций (прием, учет, хранение, комплектование, использование).
Краткое методическое руководство к Правилам – служит «быстрым справочником» для архивариусов, где каждый пункт Правил сопровождается соответствующим пунктом рекомендаций. В случаях, когда текст пункта Правил содержит исчерпывающую методику его выполнения, он повторяется в рекомендациях без изменений.
Планируемые подробные методические рекомендации (ожидаются к разработке в 2025 году) – будут включать примеры выполнения операций, шаблоны документов и рекомендации по внедрению электронных систем управления архивными фондами.

Пример применения методики на практике

Рассмотрим типовую ситуацию поступления документов личного происхождения в государственный архив регионального уровня:

Прием: документы проверяются на completeness, оформляется акт приема‑передачи, определяется срок хранения (постоянный, так как документы имеют историческую ценность).
Учет: в электронной системе учета создается карточка дела с индексом фонда, описи и дела; фиксируются дата поступления, учреждение‑источник, краткое описание содержания.
Хранение: документы размещаются в климат‑контролируемом хранилище на стеллажах с маркировкой по фонду и описи; в журнале условий хранения фиксируются показатели температуры и влажности.
Комплектование: документы группируются по хронологическому принципу и темам (например, «Воспоминания о Великой Отечественной войне», «Корреспонденция с государственными органами»). Формируется опись с аннотациями к каждому делу.
Использование: исследователь подает запрос на доступ к делам личного происхождения за период 1941‑1945 гг.; после проверки режима доступа (открытый) выдаются электронные копии сканированных документов в читальном зале;

Методика архивной работы государственного архива представляет собой комплекс взаимосвязанных нормативных, методических и практических положений, направленных на обеспечение полноценного жизненного цикла документов: от их поступления до долгосрочного сохранения и эффективного использования. Соблюдение требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, а также применение Краткого методического руководства и других методических пособий позволяет архивным учреждениям поддерживать высокий уровень профессиональной деятельности, сохранять документальное наследие для будущих поколений и обеспечивать доступ к информации в соответствии с законодательством и потребностями пользователей;

Для дальнейшего совершенствования рекомендуется следить за выходом подробных методических рекомендаций, запланированных на 2025 год, а также активно внедрять современные информационные технологии (электронные каталоги, системы управления архивными фондами, облачные хранилища) для повышения эффективности и доступности архивных ресурсов.