Управление культуры, архивов и документации (далее – УКАД) является структурным подразделением Акимата Жамбылской области, отвечающим за формирование, сохранение и развитие культурного наследия, а также за организацию работы с государственными и муниципальными архивными документами.

Исторический контекст и правовая основа

Создание УКАД обусловлено необходимостью централизованного управления культурными и архивными ресурсами в регионе. Основные нормативные акты, регламентирующие деятельность управления:

• Закон Республики Казахстан «О государственном архивном деле» от  г.;
• Закон Республики Казахстан «О культуре» от  г.;
• Постановление Правительства Республики Казахстан № 681 от  г. «Об утверждении Положения о государственных архивах»;
• Приказ акимата Жамбылской области № 12‑2023 «Об организации работы Управления культуры, архивов и документации».

Структура управления

УКАД состоит из нескольких отделов, каждый из которых отвечает за определённый набор функций:

1. Отдел культурного развития – планирование и реализация культурных мероприятий, поддержка творческих коллективов.
2. Отдел архивного дела – приём, классификация, хранение и выдача архивных документов.
3. Отдел документационного обеспечения – организация документооборота в органах акимата, разработка регламентов.
4. Отдел цифровизации и информационных технологий – перевод бумажных архивов в электронный формат, поддержка онлайн‑каталогов.
5. Отдел международного сотрудничества и обмена опытом – взаимодействие с другими регионами и зарубежными учреждениями.

Основные функции и задачи

УКАД реализует широкий спектр задач, которые можно разделить на три ключевых направления:

Культурная деятельность

• Разработка и реализация региональных программ развития культуры (фестивали, выставки, конкурсы).
• Поддержка творческих объединений, библиотек, музеев и центров народного творчества.
• Организация мероприятий, направленных на сохранение и популяризацию национального и регионального наследия.
• Сотрудничество с образовательными учреждениями по вопросам культурного просвещения.

Архивное дело

• Приём, регистрация и классификация документов, поступающих в региональный архив.
• Обеспечение надёжного физического и климатического хранения архивных фондов.
• Создание и поддержка архивных справочников, каталогов и описательных карточек.
• Оказание услуг по выдаче документов гражданам, юридическим лицам и исследователям.
• Контроль за соблюдением сроков хранения и уничтожения документов согласно законодательству.

Документооборот и цифровизация

• Разработка и внедрение регламентов электронного документооборота в органах акимата.
• Перевод бумажных архивных материалов в электронный формат (сканирование, метаданные, индексация).
• Поддержка онлайн‑портала «Электронный архив Жамбылской области», где пользователи могут искать и просматривать документы.
• Обеспечение информационной безопасности и защиты персональных данных.

Проекты цифровой трансформации

В последние годы УКАД активно внедряет современные ИТ‑решения:

• Электронный архивный портал – публичный доступ к оцифрованным документам, поиск по метаданным, возможность заказа копий онлайн.
• Система управления документами (СУД) – автоматизация внутренних процессов, контроль сроков и статусов документов.
• Мобильные приложения для граждан, позволяющие получать справки и информацию о культурных событиях в режиме реального времени.
• Проекты по сканированию исторических рукописей и их размещению в открытом доступе для исследователей.

Сотрудничество с другими организациями

УКАД поддерживает тесные связи с:

• Национальными архивными учреждениями (Государственный архив Республики Казахстан, Национальная библиотека).
• Культурными фондами и общественными объединениями Жамбылской области.
• Учебными заведениями – проведение совместных научных конференций и практических занятий.
• Международными партнёрами – участие в проектах по сохранению нематериального культурного наследия (UNESCO, Европейская программа «Culture»).

Контактная информация

Для получения более подробных сведений, обращения граждан и организаций, а также подачи заявок на использование архивных материалов, можно воспользоваться следующими каналами связи:

Перспективы развития

В ближайшие годы Управление планирует:

1. Завершить оцифровку более 80 % архивных фондов 2027 года.
2. Разработать интерактивную платформу «Культурный календарь Жамбылской области», где каждый житель сможет предлагать и голосовать за мероприятия.
3. Укрепить международное сотрудничество в рамках программ по сохранению нематериального наследия.
4. Внедрить искусственный интеллект для автоматической классификации и распознавания рукописных документов;

Управление культуры, архивов и документации Акимата Жамбылской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона, поддержке культурных инициатив и обеспечении эффективного документооборота в государственных органах. Сочетание традиционных методов работы с современными цифровыми технологиями позволяет УКАД не только сохранять наследие прошлого, но и делать его доступным для широких слоёв населения и исследователей.

Для получения актуальной информации о предстоящих культурных событиях, новых архивных проектах и возможностях сотрудничества рекомендуется регулярно посещать официальный сайт акимата Жамбылской области.