Дата актуализации:  23:07:31

Общие сведения

В 2023 году Росархив утвердил новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее – Правила)․ Они регулируют деятельность архивов в государственных органах, органах местного самоуправления и иных организациях, включая муниципальные архивы, музеи, библиотеки и научные учреждения․

Основные цели Правил:

1. Обеспечение надёжного и системного хранения архивных документов․
2. Гарантирование доступа к архивным материалам в соответствии с законодательством․
3. Установление порядка формирования архивных комплектов и их учёта․
4. Регулирование вопросов платных услуг, защиты персональных данных и профессиональной этики архивных работников․

Правовая база

Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г․ № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и другими нормативными актами:

• Приказ Росархива от  № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…»;
• Приказ Министерства культуры РФ (приложения к Правилам);
• Постановления Министерства юстиции РФ, регулирующие доступ к документам личного фонда;
• Нормативные акты, касающиеся электронных документов и информационных технологий․

Структура Правил

Документ состоит из нескольких разделов, каждый из которых детализирует отдельный аспект архивной деятельности․

Раздел 1․ Общие положения

• Определения терминов (архивный фонд, документ, комплект, учёт и т․п․)․
• Принципы организации архивного дела (доступность, сохранность, законность)․
• Сфера применения – все государственные органы, органы местного самоуправления и организации, создающие и хранящие архивные документы․

Раздел 2․ Организация хранения

• Классификация документов по срокам хранения (временные, постоянные, документы личного фонда)․
• Требования к помещениям, климатическому режиму и средствам охраны․
• Порядок перехода документов из временного в постоянный фонд․

Раздел 3․ Комплектование архивного фонда

• Этапы формирования архивных комплектов (сбор, проверка, описание, индексация)․
• Требования к описанию (метаданные, классификаторы, стандарты ОЭСР)․
• Особенности комплектования электронных архивов․

Раздел 4․ Учёт и использование

• Ведение реестров и учётных карточек․
• Регистрация запросов и выдача документов․
• Ограничения доступа к документам личного фонда и документам, содержащим персональные данные․

Раздел 5․ Платные услуги и защита информации

• Перечень платных работ (копирование, подготовка справок, предоставление электронных копий)․
• Механизмы защиты информационных продуктов архивов (шифрование, контроль доступа)․
• Положения о конфиденциальности и защите персональных данных․

Раздел 6․ Профессиональная этика и контроль

• Кодекс профессиональной этики архивных работников․
• Порядок проведения проверок и аудитов․
• Ответственность за нарушение требований Правил․

Основные требования к организации хранения

Физическое хранение

• Температура + 18 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %․
• Защита от пожара, влаги, плесени и механических повреждений․
• Размещение документов в стеллажах, соответствующих ГОСТ 7․0․97‑2016․

Электронное хранение

• Соблюдение требований к формату и целостности файлов (PDF/A, TIFF, XML)․
• Регулярное резервное копирование (не реже 1 раза в сутки) и хранение копий в географически разнесённых центрах․
• Контроль доступа через системы управления документами (СЭД) с журналом действий․

Комплектование архивного фонда

1. Сбор документов․ Осуществляется в соответствии с установленными сроками передачи (не позднее 30 дней после окончания срока хранения)․
2. Проверка полноты и достоверности․ Оценка соответствия оригиналов и копий, проверка подписей․
3. Описание и индексация․ Заполнение карточки описания (метаданные: дата, автор, тема, классификатор)․
4. Формирование комплектов․ Сборка документов в единый архивный блок (физический или электронный)․
5. Регистрация в учётных системах․ Ввод данных в реестр архивных фондов․

Учёт и использование архивных документов

Учёт

• Ведение реестра поступивших документов (номер, дата, источник)․
• Создание учётных карточек для каждого комплекта (уникальный идентификатор, срок хранения, место размещения)․
• Обновление учётных данных при перемещении или консервации․

Доступ и выдача

• Запросы оформляются в письменной форме или через электронный портал․
• Срок рассмотрения запроса – не более 10 рабочих дней (за исключением ограничений, предусмотренных законом)․
• Ограничения доступа к документам личного фонда (срок хранения до 10 лет) и к документам, содержащим персональные данные (в соответствии с ФЗ 152‑2013)․

Платные услуги архивов

Согласно разделу 5 Правил, архивы могут оказывать следующие платные услуги:

• Копирование (печатные и электронные копии)․
• Подготовка справок и выписок из архивных документов․
• Создание электронных архивных пакетов (архивные файлы в формате ZIP с метаданными);
• Консультационные услуги по использованию архивных материалов․

Тарифы утверждаются руководством соответствующего архива и публикуются на официальных сайтах․

Защита персональных данных и конфиденциальность

В работе архивов особое внимание уделяется:

• Соблюдению требований ФЗ 152‑2013 «О персональных данных»․
• Анонимизации или редактированию персональных сведений в публичных выписках․
• Контролю доступа к документам личного фонда (срок хранения до 10 лет) и к материалам, содержащим сведения о частных лицах․

Профессиональная этика архивных работников

Кодекс этики включает следующие принципы:

1. Объективность и нейтральность в работе с документами․
2. Соблюдение конфиденциальности и защита интересов субъектов информации․
3. Ответственность за сохранность и достоверность архивных материалов․
4. Постоянное повышение квалификации и внедрение современных технологий․

Контроль и надзор

Контроль за соблюдением Правил осуществляется:

• Росархивом – через плановые и внеплановые проверки․
• Министерством культуры РФ – в рамках надзора за государственными архивами․
• Органами местного самоуправления – при проверке муниципальных архивов․

В случае выявления нарушений предусмотрены административные меры: предупреждения, штрафы, приостановка деятельности․

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

• Дальнейшая цифровизация архивных фондов и внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения целостности документов․
• Расширение доступа к открытым архивным материалам через национальные порталы (например, archives․gov․ru)․
• Усиление защиты персональных данных с помощью автоматизированных систем классификации․
• Развитие платных сервисов, ориентированных на бизнес‑клиентов и научные организации․

Новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утверждённые приказом Росархива от  № 77, формируют современную правовую основу для работы архивов государственных органов и иных организаций․ Они учитывают как традиционные требования к физическому хранению, так и современные вызовы цифровой эпохи, обеспечивая надёжную сохранность исторических и управленческих документов, их доступность для исследователей и защиту персональных данных․

Соблюдение этих правил – ключ к сохранению национального культурного наследия и к эффективному использованию архивных ресурсов в интересах государства и общества․