Дата актуализации:  04:25:25 ()

Содержание

1. Правовая база
2. История формирования перечня
3. Что изменилось в новом перечне
4. Порядок внедрения и использования
5. Практические рекомендации для архивных подразделений

В 2019 году Федеральное архивное агентство (ФАА) совместно с Росархивом утвердило Перечень типовых управленческих архивных документов‚ образующихся в процессе деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления и организаций‚ с указанием сроков их хранения. С 13 февраля 2026 года в действие вступил новый перечень‚ который заменил прежний документ‚ утверждённый приказом Минкультуры России № 1182 от 2007 года.

Новый перечень учитывает изменения в законодательстве‚ а также в структуре и функциях государственных и муниципальных органов‚ а также в деятельности научно‑технических и производственных организаций.

Правовая база

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (часть 3 статьи 6).
• Приказ Росархива от  № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов».
• Положение о Федеральном архивном агентстве (Указ Президента РФ от 22 июня 2016 № 293).
• Приказ Росархива от 13 февраля 2026 г. (внутренний номер – пока не опубликован) о внесении изменений в перечень.

Все указанные нормативные акты образуют основу для формирования‚ хранения‚ учёта и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

История формирования перечня

Что изменилось в новом перечне

Расширение сферы применения

Новый перечень охватывает не только управленческие документы‚ но и типовые документы‚ образующиеся в научно‑технической и производственной деятельности организаций. Это отражает рост количества электронных и проектных материалов‚ требующих особого подхода к архивированию.

Обновлённые сроки хранения

• Документы‚ связанные с проектной деятельностью (технико‑экономические обоснования‚ проектная документация) – срок хранения увеличен с 5 до 10 лет.
• Документы‚ содержащие служебную информацию ограниченного распространения – срок хранения теперь составляет 7 лет‚ после чего они могут быть переведены в открытый доступ.
• Документы‚ относящиеся к управлению персоналом (приказы о назначении‚ кадровые карточки) – срок хранения 15 лет‚ с возможностью продления до 30 лет при наличии пенсионных выплат.

Уточнённые классификаторы

В перечне введены новые коды номенклатуры дел‚ позволяющие автоматизировать процесс комплектования архивных фондов. Пример:

Код 01.01 – Приказы и распоряжения руководства;
Код 02.03 – Планово‑бюджетные документы;
Код 05.07 – Научно‑техническая документация (проектные решения);

Переход к электронному формату

С 2026 года обязательным считается хранение электронных копий всех документов‚ подпадающих под перечень‚ в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО/МЭК 27001‑2015 (информационная безопасность). Это подразумевает:

• Подпись и хеширование файлов;
• Регулярное резервное копирование (не реже 1 раза в месяц);
• Контроль доступа через системы управления правами (RBAC).

Порядок внедрения и использования

Шаг 1. Оценка текущего состояния

Каждому архивному подразделению необходимо провести инвентаризацию существующих фондов и сопоставить их с новыми позициями перечня. Рекомендуется использовать шаблон «Аудит соответствия перечню»‚ доступный на портале ФАА.

Шаг 2. Обновление регламентов

Внутренние нормативные документы (приказы‚ инструкции) должны быть приведены в соответствие с Приказом Росархива от  г. о новом перечне. Особое внимание следует уделить:

• Порядку комплектования дел;
• Срокам хранения и процедурам продления;
• Управлению электронными архивами.

Шаг 3. Обучение персонала

Для успешного перехода необходимо провести серию тренингов:

1. «Основы нового перечня типовых архивных документов» – 2‑часовой вебинар.
2. «Электронный архив: безопасность и метаданные» – практический семинар.
3. «Работа с номенклатурой дел и автоматизация» – мастер‑класс для архивных специалистов.

Шаг 4. Техническая подготовка

Внедрение новых ИТ‑решений (системы электронного документооборота‚ DMS) должно включать:

• Настройку автоматического присвоения кодов номенклатуры;
• Интеграцию с системой электронного подписания;
• Создание резервных копий в соответствии с ГОСТ Р 7.0.100‑2018.

Шаг 5. Мониторинг и актуализация

Контроль выполнения требований осуществляется через ежегодный отчёт‚ который подаётся в Федеральное архивное агентство. При необходимости вносятся изменения приказом Росархива.

Практические рекомендации для архивных подразделений

• Создавайте единый реестр всех документов‚ подпадающих под новый перечень‚ с указанием кода‚ даты создания‚ срока хранения и текущего статуса (активный/архивный).
• Автоматизируйте контроль сроков с помощью календарных напоминаний в DMS – система должна автоматически генерировать запросы на продление или уничтожение.
• Проверяйте соответствие электронных копий оригиналам: сравнивайте хеш‑значения (SHA‑256) минимум раз в квартал.
• Обеспечьте резервный доступ к архивным материалам для сотрудников‚ имеющих право на ограниченное распространение‚ используя двухфакторную аутентификацию.
• Ведите журнал изменений в перечне – фиксируйте дату‚ номер приказа и краткое описание изменения.

Новый перечень типовых архивных документов‚ вступивший в силу в 2026 году‚ представляет собой важный шаг к модернизации архивного дела в России. Он учитывает:

1. Современные формы документооборота (электронные и проектные материалы);
2. Изменения в законодательстве и административных процедурах;
3. Необходимость более строгой защиты информации ограниченного доступа.

Для государственных органов‚ муниципальных учреждений и организаций правильное внедрение перечня – это не только соблюдение нормативных требований‚ но и возможность повысить эффективность управления документами‚ сократить издержки на их хранение и обеспечить надёжную сохранность исторического наследия.

При правильном подходе к реализации новых требований архивные фонды станут более прозрачными‚ удобными для поиска и‚ главное‚ надёжными для будущих поколений.

Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT‚ 2026 г.