Дата публикации: 19:23:37

Законодательная и нормативная база

С 2024 года в сфере архивного дела вступили в силу ряд ключевых нормативных актов, которые формируют новый порядок использования архивных документов в государственных, муниципальных и иных организациях:

• Приказ Федерального архивного агентства от 13 февраля 2024 г. № 19 – «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле» (опубликовано , последнее изменение ).
• Приказ Росархива от № 77 – редакция «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях».
• Приказ Росархива от № 121 – внесение изменений в Примерное положение об архиве организации (вступает в силу ).
• Федеральный закон от 25 декабря 2023 г. № 635‑ФЗ – изменения в части 3.1, регулирующие электронные запросы пользователей.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ – опубликованы .

Все эти документы образуют основу нового порядка пользования архивами, который ориентирован на цифровизацию, упрощение доступа и усиление контроля.

Ключевые принципы нового порядка

1. Электронный доступ – запросы и обращения могут подаваться в форме электронных документов через сети общего пользования, включая Интернет (ст. 26 Закона 635‑ФЗ).
2. Единый регистр запросов – все обращения фиксируются в автоматизированной системе учёта, что обеспечивает прозрачность и возможность контроля.
3. Сокращённые сроки рассмотрения – нормативные сроки предоставления копий документов сокращены до 5 рабочих дней (при условии наличия запрашиваемого материала).
4. Ответственность за нарушение – введены штрафные санкции за несоблюдение требований хранения и предоставления архивных документов (приказ ФАА 2024 № 19).
5. Защита персональных данных – при работе с документами, содержащими персональные сведения, применяется обязательный механизм анонимизации.

Процедура получения архивных документов

Подача запроса

Запрос может быть оформлен в одной из следующих форм:

• Электронное письмо в адрес архивного подразделения (через официальный сайт или электронную почту).
• Онлайн‑форма в системе «Электронный архивный портал» (внедрена в 2024 г.)
• Почтовый запрос (по желанию пользователя, но с более длительным сроком рассмотрения).

Содержание запроса

Запрос должен содержать обязательные реквизиты:

1. ФИО и контактные данные заявителя (включая ИНН/ОГРН организации).
2. Точное наименование и/или реестр архивных документов (при известном номере дела, дате, архивном фонде).
3. Цель использования (исследовательская, юридическая, публичная и т.д.).
4. Требуемый формат копий (бумажный, скан, электронный PDF/A, XML).
5. Согласие на обработку персональных данных (при необходимости).

Рассмотрение и выдача

Согласно Приказу ФАА 2024 № 19, архив обязан:

• Принять запрос в течение 1 рабочего дня.
• Провести проверку наличия и состояния документа.
• Выдать ответ (положительный/отказ) в течение 5 рабочих дней.
• При положительном решении предоставить доступ к оригиналу в читальном зале или отправить электронную копию.

Электронные архивы и цифровой доступ

С 2024 года в действие вступили правила электронного архивного хранения, которые предусматривают:

• Хранение оригиналов в формате PDF/A‑2 или XML с обязательным резервным копированием в двух географически разнесённых дата‑центрах.
• Возможность просмотра электронных копий без очного посещения читального зала (Федеральное архивное агентство, 2025).
• Подключение к системе «Единый электронный архивный реестр» (ЕЭАР), где каждый документ имеет уникальный идентификатор (UID) и метаданные, соответствующие ГОСТ 7.0‑2003.
• Обеспечение доступности 24/7 через защищённые каналы (HTTPS, VPN) с двухфакторной аутентификацией.

Контроль и ответственность

Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением нового порядка осуществляется в соответствии с Руководством ФАА 2024 № 19. Основные контрольные точки:

1. Соответствие сроков рассмотрения запросов нормативным требованиям.
2. Наличие и актуальность электронных реестров.
3. Соблюдение требований по защите персональных данных.
4. Документирование всех действий персонала (журналы доступа, протоколы аудита).
5. Проведение плановых проверок с выдачей рекомендаций и, при необходимости, штрафных санкций.

Практические рекомендации для пользователей

• Тщательно формулируйте запрос – чем точнее указаны реквизиты, тем быстрее будет обработан запрос.
• Используйте онлайн‑форму на официальном портале архива – система автоматически проверит наличие дублирующих запросов.
• При работе с электронными копиями сохраняйте их в оригинальном формате (PDF/A) для обеспечения юридической силы.
• Если требуется доступ к конфиденциальным материалам, подготовьте письмо‑разрешение от руководства организации.
• Следите за сроками: в случае задержки более 5 рабочих дней – подайте жалобу в региональный орган надзора.

Новый порядок пользования архивами, закреплённый в серии нормативных актов 2023‑2025 годов, направлен на цифровизацию архивных процессов, упрощение доступа для граждан и организаций, а также усиление контроля за соблюдением требований архивного законодательства. Внедрение электронных реестров, сокращённые сроки рассмотрения запросов и чётко прописанные механизмы ответственности делают работу с архивными документами более прозрачной и эффективной.

Для успешного взаимодействия с архивными учреждениями рекомендуется внимательно изучать актуальные приказы и руководства, а также использовать официальные электронные сервисы, предоставляемые ФАА и Росархивом.

Автор статьи: ChatGPT, помощник по правовым и архивным вопросам.