В современной архивной практике всё чаще возникает необходимость объединять документы, происходящие из разных источников, в единые структуры – объединенные архивные фонды и архивные коллекции. Это позволяет повысить эффективность хранения, комплектования, учета и использования документального наследия, а также обеспечить более полное освещение исторических, научных и культурных процессов.

Нормативно‑правовая база

Основные положения, регулирующие образование объединенных архивных фондов, содержатся в следующих нормативных актах:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17) – устанавливает обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан обеспечивать сохранность архивных документов;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (утв. Федеральным архивным агентством) – допускают формирование объединенных архивных фондов и коллекций в целях рациональности работы с документами;
• Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения (Федеральное архивное агентство) – содержат положения о фондировании и объединении фондов личного происхождения;
• КонсультантПлюс – разъяснения по определению фондовой принадлежности и условиям создания объединенных фондов из документов организаций‑фондообразователей.

Согласно этим документам, объединенный архивный фонд может быть образован:

• из документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности, и документов вновь созданной организации‑правопреемника (при передаче архивных документов правопреемника в государственную или муниципальную собственность);
• из документов двух или более организаций‑фондообразователей, имеющих исторически и/или логически обусловленные связи (однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.);
• из двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

Понятия и термины

Архивный фонд

Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, образовавшихся в деятельности одного фондообразователя (организации, учреждения, лица).

Архивная коллекция

Совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим). По сути, коллекция приравнивается к фонду для целей учета и классификации.

Объединенный архивный фонд

Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций‑фондообразователей (или личных фондов), имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи. Объединение допускается, когда документы передаются в государственную или муниципальную собственность, либо когда требуется обеспечить рациональность хранения и использования.

Принципы формирования объединенных архивных фондов

Формирование объединенных фондов основывается на ряде научно‑методических принципов, которые обеспечивают логическую целостность и удобство последующей работы с документами.

1. Принцип происхождения – документы объединяются по исторически сложившимся комплексам (фондам). При объединении сохраняется информация о каждом фондообразователе.
2. Логический (тематический) принцип – объединение по тематическим, объектным, авторским, хронологическим и другим признакам, которые позволяют создать удобный исследовательский доступ.
3. Принцип персонализации – при работе с личными фондами учитывается индивидуальный состав создателей документов и их взаимосвязи (родственные, профессиональные, творческие).
4. Принцип хронологии поступления – документы располагаются в порядке их поступления в архив, что облегчает ведение описей и контроль за сохранностью.
5. Принцип рациональности хранения – объединение направлено на уменьшение дублирования фондов, оптимизацию использования помещений и оборудования.

Эти принципы закреплены в методических рекомендациях Федерального архивного агентства и в практике ведущих архивов (ГАРФ, региональные архивы, universitetsные архивы).

Этапы образования объединенного архивного фонда

1. Предварительное исследование – выявление источников комплектования, анализ связей между фондообразователями (исторические, организационные, тематические).
2. Определение критериев объединения – выбор одного или нескольких признаков (тематический, хронологический, объектный и т.д.) в соответствии с целями архива.
3. Подготовка документов – приведение документов к единому состоянию (реставрация, консервация, удаление поврежденных экземпляров, создание электронных копий при необходимости).
4. Формирование описи и метаданных – создание единой описи фонда, включающей сведения о каждом исходном фондообразователе, номерах дел, датах, содержании и т.п.
5. Размещение в хранилище – размещение объединенного фонда в здании(ях) и/или отдельных помещениях здания согласно нормам хранения (температура, влажность, освещение, защита от пожара и кражи).
6. Регистрация и учет – внесение сведений об объединенном фонде в государственный учет архивных документов (ЕГРЗАФ, региональные реестры).
7. Информирование пользователей – подготовка справочных материалов, анонсов, выставок, публикаций, обеспечивающих доступ исследователей к новому фонду.

Каждый этап сопровождается документальным оформлением (акты приема‑передачи, протоколы экспертизы, приказы руководителя архива).

Примеры формирования объединенных архивных фондов

• Избирательные комиссии – допускается формирование объединенных архивных фондов из документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления различных созывов, что позволяет изучать эволюцию избирательного законодательства и практики.
• Личные фонды ученых – объединение фондов членов одной научной школы или кафедры (например, сотрудников кафедры Информационное обеспечение управления и производства Пензенского государственного университета) по принципу персонализации и хронологии поступления.
• Корпоративные архивы – объединение фондов предшествующих и последующих организаций при реорганизации (преобразование формы собственности, слияние, поглощение) при условии передачи документов в государственную или муниципальную собственность.
• Тематические коллекции – создание коллекций по отдельным темам (Великая Отечественная война, развитие космонавтики, культурное наследие региона) из документов различных учреждений, организаций и частных лиц.

Преимущества объединенных архивных фондов

• Улучшение доступности – исследователь получает возможность работать с комплексом документов по одной теме без необходимости переходить между разными фондами.
• Оптимизация хранения – сокращение числа отдельных мест хранения, снижение затрат на аренду помещений, энергопотребление и обслуживание.
• Повышение качества учета – единая опись уменьшает риск дублирования записей и упрощает инвентаризацию.
• Усиление научной ценности – объединение позволяет выявлять междисциплинарные связи, прослеживать преемственность и динамику процессов.
• Улучшение сохранности – централизованное размещение облегчает контроль за микроклиматом, пожарной безопасностью и защитой от несанкционированного доступа.

Возможные сложности и способы их преодоления

Рекомендации для архивных учреждений

1. Проводить предварительное исследование связей между потенциальными фондообразователями перед принятием решения об объединении.
2. Формировать четко обоснованные критерии объединения (тематические, хронологические, объектные) и фиксировать их в локальных нормативных актах архива.
3. Обеспечить сохранность информации о происхождении каждого документа через систему метаданных (например, ISAD‑G, EAD).
4. Внедрять электронные системы управления архивными фондами (ЭАФ) с возможностью связывания записей из разных источников.
5. Регулярно обновлять описи и проводить аудит состояния объединенных фондов.
6. Организовывать публичные мероприятия (выставки, лекции, вебинары) для демонстрации ценности объединенных фондов широкой аудитории.

Образование объединенных архивных фондов и коллекций представляет собой важный инструмент современного архивного дела, позволяющий повысить эффективность работы с документальным наследием, обеспечить его сохранность и расширить возможности научного и культурного использования. Успешное формирование таких фондов требует соблюдения нормативно‑правовых требований, применения научно‑методических принципов, тщательной подготовки документов и квалифицированного кадрового обеспечения. Следуя изложенным рекомендациям, архивные учреждения смогут создавать устойчивые, удобные для пользователей и ценные для общества объединенные архивные фонды.

Дата подготовки статьи: .