В современной архивной науке и практике объединенный архивный фонд занимает особое место, представляя собой сложную структуру, отражающую исторические, организационные и функциональные связи между различными фондообразователями. Данная статья подробно рассматривает определение, правовые основы, принципы формирования, учет и использование объединенных фондов на основе действующего законодательства и архивной теории.

Определение и сущность понятия

Согласно нормативным правовым актам и теоретическим источникам, объединенный архивный фонд — это:

Совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более фондообразователей (организаций), имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи.

Ключевые характеристики:

• Множественность фондообразователей: Фонд формируется из документов минимум двух организаций (юридических лиц или структурных подразделений).
• Наличие связей: Организации-фондообразователи должны быть связаны исторически обусловленными связями (правопреемство, реорганизация, смена наименования) или логически обусловленными связями (единая отраслевая принадлежность, общие функции, территориальный принцип, подведомственность одному ведомству).
• Отсутствие физического слияния (в классическом понимании): Важно различать объединенный фонд как учетно-описную единицу и физическое хранение. Исторически под объединенным фондом подразумевалось «формирование под руководством главного управления ряда архивохранилищ, объединение архивных фондов в комплексы по признаку, обеспечивающему правильную организацию их обработки и возможность широкого использования», а не обязательно физическое склеивание дел в один шкаф.

Правовое регулирование

Деятельность по формированию, хранению, учету и использованию объединенных архивных фондов регулируется иерархией нормативных актов:

1. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, определяющий понятие Архивного фонда РФ и принципы его формирования.
2. Постановление Правительства РФ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (п. 9.2.3). Именно этот документ закрепляет определение: «Объединенный архивный фонд создается из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, имеющих между собой исторически обусловленные связи».
3. Отраслевые нормативные акты (инструкции по делопроизводству). Пример: Приказ ФТС России от № 1331 (Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах), п. 13.2.5, регламентирующий формирование объединенных фондов из документов последовательно сменявших друг друга таможенных органов при полном или частичном передаче функций преемникам.
4. Методические рекомендации Росархива (Федерального архивного агентства).

Основные основания и сценарии формирования

На практике выделяют несколько типовых ситуаций, приводящих к возникновению объединенных фондов:

Правопреемство и реорганизация организаций (Последовательное сменение)

Самый частый случай. Организация-А преобразуется в организацию-Б (переименование, присоединение, слияние, разделение, выделение, преобразование). Документы обеих организаций образуют единый объединенный фонд.

• Условие: Функции предшественника полностью или частично передаются преемнику.
• Пример: Таможенные посты, менявшие наименования и подведомственность, но выполнявшие единые функции на одной территории.

Однородность функций и целевого назначения (Параллельное существование)

Объединение фондов организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих одновременно или в разное время в рамках одной системы (например, архивы ряда НИИ одного профиля, архивы филиалов одного банка, архивы сельских советов одного района).

Ведомственный или территориальный принцип

Формирование комплексов фондов для удобства обработки и использования: «объединение архивных фондов в комплексы по признаку, обеспечивающему правильную организацию их обработки и возможность широкого использования».

Особенности комплектования и учета

Процесс комплектования объединенного фонда имеет существенные отличия от работы с фондом одной организации:

Сложность структуры фондообразователя

В описи объединенного фонда должен быть четко зафиксирован состав фондообразователей. Например, в одном из источников упоминается сложный случай: «фонд, сформированный из архивных документов 19 учреждений (самостоятельных юридических лиц?) и 1 управления (статус неизвестен)». Это требует тщательной проработки исторической справки (фоновой характеристики) для каждого входящего в состав фондообразователя.

Описание и экспертиза

Описи объединенного архива согласовываются с экспертной комиссией организации (или вышестоящего архива). В описи необходимо обеспечить прослеживаемость: к какому именно фондообразователю относится то или иное дело. Часто применяется нумерация дел в единой последовательности для всего объединенного фонда или с сохранением внутренних номеров фондообразователей с указанием индекса фонда.

Источники комплектования

• Документы, поступившие из действующих организаций (после истечения сроков хранения в ведомственных архивах).
• Документы ликвидированных/реорганизованных организаций, переданные в государственный архив.
• Документы, выявленные при ревизиях, в частных лицах и т.д.

Объединенный фонд vs Архивный фонд организации vs Коллекция

Для профессиональной работы критически важно разграничивать эти понятия:

Тип образования	Фондообразователь	Принцип формирования	Единица учета
Архивный фонд организации	Одна организация (юридическое лицо)	Принцип происхождения (Respect des fonds)	Фонд (Fund)
Объединенный архивный фонд	Две и более организаций со связями (правопреемство, функция, ведомство)	Принцип происхождения + исторические/логические связи	Фонд (Fund) — но сложной структуры
Коллекция (Сборная коллекция)	Множество разнородных фондообразователей (часто физические лица, разные ведомства)	Тематический, хронологический, типовый (документы подбираются искусственно)	Коллекция (Collection) / Опись

Важно: В архивной науке окончательно закреплен термин «фонд» как основная единица учета. Объединенный фонд — это вид архивного фонда, а не коллекция. Он подчиняется принципу происхождения, но применяется к группе связанных организаций.

Использование и информационное обслуживание

Объединенные архивы (как организации, хранящие такие фонды, например, Объединенный архив СПбГУ) предоставляют широкий спектр информационных услуг:

• Выдача справок, выписок, копий документов (в т.ч. для генеалогических исследований).
• Научно-справочная работа по составу фондов.
• Обеспечение доступа граждан и их объединений к документам в соответствии с ФЗ-125 (с учетом сроков ограничения доступа, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, персональные данные и т.д.).
• Цифровое оцифрование и публикация описей в информационных системах (Электронный архив, сайты архивов).

Главная цель создания объединенного фонда, возможность широкого использования документов, связанных по содержанию, без необходимости для исследователя обращаться к множеству разрозненных фондов.

Актуальные проблемы и тенденции (на 2026 год)

1. Цифровая трансформация: Переход к формированию «электронных объединенных фондов» в системах электронного делопроизводства (СЭД) и электронных архивах. Проблема: как объединить электронные дела разных систем в единый архивный фонд с сохранением подлинности и целостности.
2. Законопроект о создании объединенных реестров/фондов: В информационном поле обсуждаются инициаты (в т.ч. от Госкорпорации ВЭБ.РФ и правительства) по созданию единых цифровых контуров, что может привести к новым правовым формам объединенных фондов данных.
3. Идентификация фондообразователей: Сложность установления юридического статуса старых организаций (как в примере с «19 учреждений и 1 управлением») требует привлечения историко-правового анализа при научной обработке фондов.
4. Доступность: Развитие порталов «Архивы России», интеграция описей объединенных фондов в общие каталоги для удаленного поиска.

Резюме: чек-лист для архивиста при работе с объединенным фондом

1. Установить состав фондообразователей: Составить полный список организаций, документы которых входят в фонд.
2. Доказать связи: Собрать правовые основания (акты о реорганизации, указы, приказы о переименовании, схемы подведомственности), подтверждающие исторически/логически обусловленные связи.
3. Написать историческую справку: Отразить историю каждой организации-фондообразователя и историю формирования самого объединенного фонда в архиве.
4. Определить структуру описи: Выбрать метод упорядочения дел (хронологический, систематический, по фондообразователям, смешанный).
5. Обеспечить поисковые приборы: Создать указатели имен, географических названий, предметных рубрик, охватывающие весь объем объединенного фонда.
6. Согласовать опись: Пройти экспертизу в установленном порядке (экспертная комиссия архива/ведомства/Росархива).
7. Внести в гос. учет: Зарегистрировать фонд в государственном реестре архивных фондов.

---