В современной архивной практике всё чаще возникает необходимость объединять архивные документы, образованные в разных организациях, но имеющие исторические, логические или тематические связи. Такое объединение оформляется в виде объединённого архивного фонда. В статье рассмотрены правовые основы, порядок формирования, классификация, хранение, учёт и использование объединённых фондов.

Правовые основы

Ключевые нормативные акты, регламентирующие создание и работу объединённых архивных фондов в России:

• Приказ Министерства культуры РФ «О правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (утверждён 02 марта 2022 г.).
• Приказ Росархива от 02 марта 2022 г. № … (далее – Приказ).
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства к вышеуказанным правилам.
• Закон РФ «Об архивных фондах и архивных документах» (№ 125‑ФЗ).

В соответствии с этими документами объединённый архивный фонд может быть сформирован, когда:

1. Документы принадлежат двум или более организациям, которые имели исторически или логически обусловленные связи (например, правопреемники, дочерние структуры, совместные проекты).
2. Документы передаются в государственную или муниципальную собственность в рамках реорганизации, слияния, разделения или создания правопреемника.
3. Существует необходимость обеспечить единый доступ к материалам, раскрывающим одну историческую или тематическую проблему.

Понятие «объединённый архивный фонд»

Согласно Приказу, объединённый архивный фонд – это архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, которые имеют между собой исторически и/или логически обусловленные связи.

В названии фонда обязательно указывается признак объединения, а при необходимости – составитель (юридическое или физическое лицо, учреждение, в т.ч. архив организации).

Классификация объединённых фондов

• По юридическому признаку – фонды, образованные в результате слияния, разделения, реорганизации.
• По тематическому признаку – фонды, объединяющие документы, относящиеся к одной теме (например, «История строительства железных дорог России»).
• По функциональному признаку – фонды, объединяющие документы разных подразделений одной организации (филиалы, представительства, коллегиальные органы).

Порядок формирования объединённого архивного фонда

1. Идентификация документов. На этапе инвентаризации определяются документы, которые могут быть включены в объединённый фонд (документы правопреемника, филиалов, совместных проектов).
2. Оценка исторической и логической связи. Проводится экспертная оценка, подтверждающая наличие связей между документами разных организаций.
3. Подготовка актов передачи. Оформляются договоры, акты приёма‑передачи, согласованные с юридическими отделами обеих сторон.
4. Регистрация фонда. В архивном деле оформляется документ о создании объединённого фонда, в котором указываются:
   • Наименование фонда (с признаком объединения);
   • Составитель (организация‑правопреемник);
   • Перечень включаемых архивных документов;
   • Основания создания (реорганизация, слияние и т.п.).
5. Комплектование и описание. Формируются описательные документы (описание фонда, карточка описания, реестр документов) в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016.
6. Размещение в архивных помещениях. Документы размещаются в специально отведённых помещениях, отвечающих требованиям к температуре, влажности и уровню защиты (см. пункт 3.1 Правил).

Хранение и учёт объединённого фонда

Технические требования к помещениям

Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания, где соблюдаются нормативы:

• Температура – +18 ± 2 °C;
• Относительная влажность – 45 ± 5 %;
• Вентиляция, защита от пыли, плесени, вредителей.

Система учёта

Для учёта объединённых фондов применяется единая автоматизированная система (например, «ЭРА», «АРХИВ‑ЭКС»). В ней фиксируются:

• Уникальный идентификатор фонда;
• Состав и количество единиц хранения (коробки, папки, файлы);
• Состояние документов (целостность, наличие дефектов);
• История перемещений и доступа.

Доступ и использование

Объединённый фонд может использоваться:

1. Для научных исследований и публикаций;
2. В судебных разбирательствах (доказательная ценность);
3. Для подготовки выставок, репродукций и цифровых проектов;
4. В образовательных программах (школьные и вузовские курсы).

Для каждого типа доступа оформляются соответствующие запросы, а в случае выдачи оригиналов – акты выдачи, фиксирующие состояние документов.

Примеры практического применения

Слияние муниципальных архивов

В 2024 году в Московской области два муниципальных архива (Городской архив г. Подольск и Архив г. Люберцы) объединили свои фонды, создав Объединённый архивный фонд № 12 «История развития промышленности Подольско‑Люберецкого района». В фонд вошли документы заводов, планов градостроительства и коллективных договоров, которые ранее хранились раздельно.

Объединённый фонд общественной организации

Профсоюз «Энергетик» после реорганизации в 2023 году передал свои архивные документы в государственный архив, где они были присоединены к архивному фонду предприятия «ЭнергоТех», образовав Объединённый архивный фонд «Трудовая деятельность энергетического сектора России (1970‑2023)».

Тема «Культурное наследие Ташкента»

В Ташкенте (Узбекистан) несколько музеев и библиотек совместно создали объединённый фонд, включающий рукописи, фотографии и аудиозаписи, связанные с историей города. Такой фонд демонстрирует, как объединённые архивные фонды могут использоваться в международных проектах.

Лучшие практики организации объединённых фондов

• Тщательная предварительная инвентаризация. Без полной картины документов невозможно оценить степень их взаимосвязи.
• Документальное подтверждение связей. Сохраняйте копии договоров, актов реорганизации, протоколов заседаний, подтверждающих необходимость объединения.
• Единый стандарт описания. Применяйте ГОСТ‑описание, чтобы обеспечить совместимость с другими фондами.
• Цифровизация. При возможности сканируйте документы и привязывайте их к электронному реестру – это упрощает доступ и сохраняет оригиналы.
• Контроль доступа. Внедрите уровневую систему прав: исследователи, сотрудники архива, внешние организации.
• Регулярный мониторинг состояния. Проводите осмотры и профилактические мероприятия не реже одного раза в год.

Объединённые архивные фонды – эффективный инструмент для сохранения целостного исторического контекста, когда документы распределены между несколькими организациями. Правильное формирование, хранение и учёт таких фондов позволяют:

• Обеспечить доступ к полному набору материалов по определённой теме;
• Снизить дублирование усилий при исследовании;
• Укрепить правовую основу сохранения культурного наследия.

Следуя установленным нормативным актам и применяя современные методики (автоматизированные системы учёта, цифровизация, стандарты описания), архивы способны эффективно управлять объединёнными фондами, повышая их ценность для науки, образования и общества.

Дата подготовки статьи: