Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Областной архив органов записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Смоленской области — это ключевое учреждение для хранения‚ учета и выдачи архивных документов‚ подтверждающих правовые факты жизни граждан: рождение‚ заключение брака‚ развод‚ усыновление‚ установление отцовства‚ смену имени и смерть. В статье подробно рассмотрены его функции‚ структура фондов‚ порядок обращения за справками‚ а также актуальные контакты и реквизиты.

Общая информация и статус учреждения

В структуре архивного дела Смоленской области функции по хранению архивов органов ЗАГС выполняет Государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области» (ГКУ ГАСО). Отдельного юридического лица под названием «Областной архив ЗАГС» не существует; это структурное подразделение (отдел или сектор) внутри Главного архива области;

Полное наименование: Государственное казенное учреждение «Государственный архив Смоленской области».
Ведомственная подчиненность: Департамент архивного дела и документационного обеспечения управления делами Администрации Смоленской области.
Основной профиль: Хранение документов органов государственной власти‚ местного самоуправления‚ в т.ч. органов ЗАГС (фонды РАГС).

Состав и структура архивных фондов (Фонды РАГС)

Архив хранит документы‚ поступившие из территориальных органов ЗАГС районов и городов Смоленской области. Фонды формируются по территориальному принципу (по районам и городам областного подчинения).

Основные категории документов:

Актовые записи (Книги регистрации): Оригиналы записей о рождении‚ заключении брака‚ расторжении брака‚ усыновлении‚ установлении отцовства‚ смене имени/фамилии‚ смерти. Хранятся в виде сшитых книг (томов) за определенные годы.
Алфавитные указатели (Репертуары): Годовые и десятилетние указатели к книгам регистрации‚ необходимые для быстрого поиска записи по фамилии.
Справочно-поисковые картотеки: Внутриведомственные картотеки‚ веденные архивом для ускорения поиска (например‚ картотека по фамилиям за определенные периоды).
Документы о перерегистрации и восстановлении записей: Материалы судебных решений о восстановлении утерянных записях акта‚ решения о перерегистрации.
Документы об изменении записей: Основания для внесения исправлений в записи акта (заявления‚ решения судов‚ справки).

Хронологические границы фондов:

Ранние периоды: В архиве могут храниться документы с начала XX века (1917–1920 гг.)‚ однако массовое системное ведение началось с 1920-х годов.
Советский период: Полные серии книг регистрации 1920–1991 гг.
Современный период: Документы за последние 100 лет (для рождений/браков) и 50 лет (для смертей) находятся в ведении территориальных органов ЗАГС и еще не переданы в государственный архив (согласно Федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Важно: Записи акта гражданского состояния пересылаются в государственный архив после истечения сроков хранения в органах ЗАГС:

100 лет — для записей о рождении и заключении брака;
50 лет — для записей о смерти‚ разводе‚ усыновлении‚ изменении имени.

Свежие документы (моложе указанных сроков) запрашивать нужно непосредственно в территориальном отделе ЗАГС по месту регистрации акта или через МФЦ/Госуслуги.

Порядок обращения за архивными справками

Получить документ из ГКУ ГАСО можно несколькими способами. Процедура регулируется Федеральным законом «Об архивном деле» и Приказом Минкультуры России.

Способ 1: Личный визит в читальный зал

Надежный способ для сложных генеалогических запросов или если требуется просмотр оригиналов книг.

При себе иметь паспорт гражданина РФ.
Заполнить заявку на выдачу архивной справки (бланк выдается в архиве или скачивается с сайта).
Представить документы‚ подтверждающие родственные связи с лицом‚ по которому запрашивается справка (свои свидетельства о рождении/браке‚ свидетельства родителей и т.д.)‚ если запрашиваете чужую запись (сроки хранения не истекли для общего доступа).
Оплатить госпошлину (оплата производится через банк/терминал по реквизитам архива‚ квитанция предъявляется архивариусу).

Способ 2: Почтовый запрос (Почта России / EMS)

Подходит для жителей других регионов.

Написать официальное обращение к Директору ГКУ ГАСО.
Указать максимально точные данные: ФИО‚ дату и место события (район‚ село/город)‚ номер записи и том (если известны из старых документов).
Приложить копии документов‚ подтверждающих личность и родство (нотариально заверенные или заверенные в органе ЗАГС/МФЦ).
Приложить квитанцию об оплате госпошлины и почтового отправления (на обратный конверт с заказным уведомлением).
Отправить на юридический адрес архива.

Способ 3: Электронное обращение (Сайт / Госуслуги / Почта)

Официальный сайт ГКУ ГАСО: Раздел «Обращения граждан» / «Заказ справки». Позволяет загрузить сканы документов и оплатить онлайн.
Портал Госуслуг (ЕПГУ): Услуга «Получение архивной справки из государственного архива». Требует авторизации через ЕСИА.
Электронная почта: На официальный e-mail архива (уточняйте актуальный адрес на сайте).

Виды выдаваемых документов и сроки

Вид документа	Описание	Срок готовности (законный)
Архивная справка (Форма № 31 / произвольная форма)	Выписка из книги регистрации акта. Содержит все данные записи. Имеет юридическую силу.	До 30 календарных дней
Дубликат свидетельства (Свидетельство образца 2011/2018 г.)	Полноценный документ на бланке строгой отчетности с голограммой. Выдается только органами ЗАГС‚ архив выдает справку-основание для получения дубликата в ЗАГС.	Архив: до 30 дней. ЗАГС: до 1 месяца.
Справка об отсутствии записи / утере записи	Необходима для восстановления записи через суд (ст. 35 ФЗ «Об актах ГС»).	До 30 календарных дней
Ксерокопия / Цифровая копия страницы книги	Для личных нужд (генеалогия). Не имеет юридической силы для госорганов.	До 30 календарных дней

Примечание: Срок рассмотрения обращения составляет 30 календарных дней с момента регистрации входящего документа. В сложных случаях (поиск по неточным данным) срок может быть продлен архивом с уведомлением заявителя.

Госпошлины и оплата (Актуально на 2026 год)

Размеры госпошлины устанавливаются Налоговым кодексом РФ (ст. 333.26) и региональными законами. Оплата производится до выдачи документа.

Выдача архивной справки (выписки): ~300–500 руб. (зависит от категории заявителя и регионального законодательства).
Изготовление копий документов (ксерокопия‚ скан): оплата за страницу / за носитель.
Поисковые работы (если данные неточны): могут взиматься отдельно за часы работы архивариуса (по тарифам учреждения).

Точные реквизиты для оплаты (БИК‚ КБК‚ номер счета‚ получатель) обязательно уточняйте на официальном сайте ГКУ ГАСО или по телефону в день подачи заявки‚ так как они меняются при смене казначейства.

Контакты и реквизиты ГКУ «Государственный архив Смоленской области»

Юридический и фактический адрес:

214000‚ г. Смоленск‚ ул. Тенишевская‚ д. 15 (историческое здание‚ бывшая женская гимназия).

Телефоны справочного бюро / приемной:

+7 (4812) -8-XX-XX (уточняйте актуальные номера на сайте‚ часто меняются внутренние добавочные).
Телефон доверия / горячей линии Департамента архивного дела области.

Режим работы Читального зала (для посетителей):

Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
Суббота‚ Воскресенье: Выходной.
Последний четверг месяца — санитарный день (читальный зал закрыт).

Официальные интернет-ресурсы:

Сайт: gaso.adm-smolensk.ru (или через портал adm-smolensk.ru -> Департамент архивного дела).
E-mail: gaso@adm-smolensk.ru (уточнить актуальный на сайте).
Форма обратной связи: На сайте в разделе «Обращения граждан».

Особенности генеалогических поисков в Смоленской области

Смоленская область имеет сложную историю границ (в составе Российской империи‚ РСФСР‚ Белорусской ССР‚ оккупация 1941–1943 гг.)‚ что влияет на сохранность фондов.

Ключевые моменты для родословных исследований:

Районная структура: Обязательно определяйте‚ в состав какого уезда/округа/района входила населенная пункта в год события. Границы районов менялись многократно (например‚ в 1929‚ 1930‚ 1944‚ 1960-х гг.). Используйте исторические атласы или справочник «Административно-территориальное деление Смоленской области».
Метрические книги (до 1917 г.): Приходские метрические книги (о крещении‚ ввенчании‚ похоронах) хранятся в Государственном историческом архиве Смоленской области (ГИАСО) (тот же адрес‚ но другие фонды: ф. 100‚ 200 и др., духовное управление‚ уездные правления). В ГАСО (ЗАГС) они не хранятся.
Переписи населения (Ревизские сказки): Хранятся в ГИАСО (фонды ревизских сказок Смоленской губернии).
Период ВОВ (1941–1943): Ведение ЗАГС на оккупированных территориях велось прерывисто или велось немецкими администрациями (бургомистрами). Документы этого периода часто утеряны или хранятся фрагментарно. Поиск требует обращения в архивы Германии (Bundesarchiv) или к спецам по военным архивам.
Цифровые ресурсы: Часть фондов оцифрована и доступна на портале «Архивы России» (archives.gov.ru) или в информационных системах ГКУ ГАСО (терминалы в читальном зале). Удаленный доступ к сканам книг регистрации ЗАГС‚ как правило‚ закрыт из-за закона о персональных данных (100/50 лет).

Алгоритм действий: «Как получить справку о деде/бабушке»

Соберите входные данные: Точное ФИО‚ примерная дата (хотя бы год)‚ место (район‚ село/город). Если место неизвестно — ищите по месту жительства потомков (паспорта‚ военные билеты‚ домовые книги).
Проверьте сроки: Если событие (рождение/брак) было менее 100 лет назад‚ а смерть/развод менее 50 лет назад — идите в МФЦ/ЗАГС/Госуслуги. Архив откажет в выдаче справки третьему лицу без нотариальной доверенности или решения суда.
Определите архив: Если событие до 1917 г. — в ГИАСО (метрические книги). Если 1917–1920-е гг. (ранние ЗАГС) или позже (по истечении сроков) — в ГКУ ГАСО (ул. Тенишевская‚ 15).
Подайте запрос: Лучше через сайт ГКУ ГАСО или Госуслуги (быстрее‚ есть трекинг). Приложите копии своих паспорта и документов‚ подтверждающих родство (цепочка: вы -> родитель -> дедушка).
Оплатите пошлину по реквизитам из ответа архива.
Получите результат: По почте (заказное вложение) или лично в читальном зале.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Могу ли я получить справку о рождении деда‚ если ему было бы 90 лет? (Срок 100 лет не прошел)

Нет‚ как третье лицо вы не имеете права на получение справки из архива. Документ находится в ведении территориального ЗАГС. Вам нужно обратиться в ЗАГС по месту регистрации записи с пакетом документов‚ подтверждающих родство (ваше свидетельство о рождении + свидетельство родителя)‚ и получить дубликат свидетельства там. Архив выдаст справку только по истечении 100 лет.

В архиве сказали‚ что книга утеряна/сгорела. Что делать?

Попросите архивную справку об отсутствии записи (форма № 31 с отметкой «Запись не найдена / Книга не сохранена»). С этой справкой и пакетом косвенных доказательств (свидетельства родственников‚ домовые книги‚ архивы ЗАГС других районов‚ судебные решения‚ архивы МВД/МО) обращайтесь в суд по месту жительства или по месту регистрации акта для восстановления записи акта гражданского состояния в судебном порядке (ст. 35 ФЗ № 143-ФЗ).

Можно ли заказать поиск по фамилии без точной даты и места?

Архив предоставляет платную услугу «Поиск сведений». Однако поиск по всей области за 50 лет без привязки к району — колоссальный труд (перебор тысяч томов). Архив может отказать из-за неопределенности запроса или назначить высокую стоимость. Рекомендуется сначала сузить географию через родственников‚ домовые книги‚ военные архивы (Память народа)‚ переписи.

Есть ли у архива электронная база данных для удаленного поиска?

Полнотекстовая открытая база данных записей ЗАГС в интернете отсутствует из-за закона о персональных данных. В читальном зале работают локальные базы данных (электронные указатели/репертуары)‚ доступ к которым есть только на терминалах архива.

ГКУ «Государственный архив Смоленской области» (ул. Тенишевская‚ 15) является главным хранилищем исторической памяти региона в части актов гражданского состояния XX века. Успешное получение архивной справки зависит от грамотной подготовки запроса: точности данных (ФИО‚ дата‚ район)‚ понимания сроков доступа (правило 100/50 лет) и выбора правильного канала обращения (Госуслуги/Сайт для удаленки‚ личный визит для сложных поисков).

Для событий до 1917 года (метрические книги) и ревизских сказок необходимо обращаться в Государственный исторический архив Смоленской области (находится в том же здании‚ но работа с другими фондами).

Данная статья носит информационный характер. Реквизиты‚ телефоны‚ режимы работы и размеры пошлин могут меняться. Перед визитом или отправкой запроса обязательно сверяйте актуальную информацию на официальном сайте gaso.adm-smolensk.ru или по телефонам справочного бюро.