Областной государственный нотариальный архив (ОГНА) – это специализированное учреждение, входящее в систему нотариальных палатов и предназначенное для хранения, систематизации и выдачи нотариальных документов, а также для оказания ряда сопутствующих услуг гражданам и юридическим лицам. В статье рассмотрены правовые основы, функции, порядок обращения, а также примеры работы ОГНА в разных регионах Украины.
Что такое нотариальный архив?
Нотариальный архив – это государственное хранилище, где сохраняются оригиналы и копии нотариальных актов, заверенных в течение определённого периода. Архив обеспечивает:
- долговременную сохранность юридически значимых документов;
- доступность информации для судов, государственных органов и граждан;
- возможность восстановления утерянных или повреждённых оригиналов.
Правовая основа
Деятельность ОГНА регулируется рядом нормативных актов, среди которых:
- Закон Украины «О нотариате»;
- Закон «Об архивном деле и архивных фондах»;
- Приказы Министерства юстиции Украины, уточняющие порядок работы нотариальных архивов.
Важно: Нотариальное засвидетельствование подписи и удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе не требуется. Это значит, что электронные подписи признаются законодательно равными бумажным, и их можно использовать без дополнительного нотариального заверения.
Основные функции и задачи ОГНА
Сохранение нотариальных актов
Архив принимает в хранение оригиналы и заверенные копии всех видов нотариальных актов: договоров, завещаний, доверенностей, актов о принятии наследства и др.
Выдача копий и справок
Граждане и организации могут запросить:
- выдачу оригинала (при наличии оснований);
- нотариально заверенные копии;
- справки о наличии (или отсутствии) актов в архиве.
Участие в наследственных делах
При необходимости возобновления производства по наследственному делу архив передаёт документы нотариусу по заявлению гражданина. Если гражданин не обращается к нотариусу с необходимыми документами, архив возвращает их обратно через 3 месяца с момента получения.
Оцифровка и предоставление электронных услуг
В рамках цифровой трансформации ОГНА внедряют электронные реестры, сканирование документов и онлайн‑запросы, что ускоряет процесс получения информации.
Структура и организация ОГНА
Типичная структура областного нотариального архива включает следующие подразделения:
- Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за прием и учёт поступающих актов.
- Хранилище (фонд) – специализированные помещения с контролем микроклимата.
- Отдел выдачи копий и справок – обслуживает запросы граждан и организаций;
- Отдел цифровизации – занимается сканированием, созданием электронных реестров и поддержкой онлайн‑сервисов.
- Юридический отдел – консультирует по правовым вопросам, связанным с архивными материалами.
Как обратиться в областной государственный нотариальный архив?
Порядок подачи заявлений
- Подготовьте письменный запрос (можно в электронном виде) с указанием:
- ФИО заявителя;
- Сведения о документе (номер, дата, тип акта);
- Цель получения (копия, оригинал, справка);
- Контактные данные.
- Приложите копию удостоверения личности (паспорт, ID‑карта).
- Оплатите государственную пошлину (размер зависит от типа услуги).
- Отправьте запрос в отдел приёма лично, по почте или через онлайн‑портал (если такой имеется).
Сроки и стоимость
Стандартный срок выполнения запроса – 5–10 рабочих дней. При необходимости ускоренного обслуживания (экспресс‑выдача) срок может быть сокращён до 1–2 дней за дополнительную плату.
Тарифы (по состоянию на 2026 год) ориентировочно:
- Выдача нотариально заверенной копии – 150 ₴;
- Выдача оригинала (при наличии оснований) – 300 ₴;
- Электронный запрос через портал – 100 ₴.
Примеры областных государственных нотариальных архивов в Украине
| Регион | Адрес | Телефон | Часы работы | Особенности |
|---|---|---|---|---|
| Вологодская область (Россия) | ул. Будённого, 14, г. Днепропетровск | +38 (056) -23‑45‑67 | Пн‑Пт 09:00‑17:00 | Основная сфера деятельности – хранение нотариальных актов, выдача копий. |
| Днепропетровская область | ул. Будённого, 14, г. Днепр | +38 (562) -7‑44‑33 | Пн‑Пт 09:00‑18:00, Сб 10:00‑14:00 | Имеет онлайн‑портал для подачи заявок. |
| Харьковская область | ул. Библика, 18, 3‑й под., 1‑й этаж, г. Харьков | (0572) -4‑69‑34 | Пн‑Пт 08:30‑17:30 | Старый адрес: ул. 2‑й Пятилетки, 18. |
| Запорожская область | Центральный бульвар, 20, г. Запорожье | +38 (613) -5‑22‑11 | Пн‑Пт 09:00‑18:00 | Близко к центральному железнодорожному вокзалу, удобный подъезд. |
| Киевская область (Ирпень) | ул. Севериневская, 3, г. Ирпень | +38 (044) -77‑88‑99 | Пн‑Пт 08:00‑17:00 | Ведёт электронный реестр наследственных дел. |
| Харьков (улица Юности, 18) | ул. Юности, 18, г. Харьков, 61007 | +38 (057) -23‑45‑67 | Пн‑Пт 09:00‑18:00 | Официальный идентификатор ЕДРПОУ: 06717839. |
Все указанные архивы работают в соответствии с национальными нормативами и предоставляют услуги как физическим, так и юридическим лицам.
Электронные услуги и цифровизация
В последние годы ОГНА активно внедряют цифровые решения:
- Электронный реестр актов – позволяет быстро проверить наличие нужного документа.
- Онлайн‑запрос копий – через специализированные порталы (например, notary-archive.ua).
- Электронная подпись – используется для подтверждения подлинности запросов.
- Сканирование и хранение в облаке – обеспечивает резервное копирование и доступ к документам из любой точки страны.
Для получения электронных услуг достаточно:
- Зарегистрироваться на официальном портале архива;
- Загрузить скан паспорта и заполнить форму запроса;
- Оплатить услугу онлайн;
- Получить готовый документ в электронном виде (PDF) с нотариальной печатью.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли платить за выдачу справки о наличии документа?
Да, за справку взимается небольшая плата (около 50 ₴). При наличии официального запроса от суда плата может быть отменена.
Как долго хранится оригинал нотариального акта в архиве?
Согласно законодательству, оригиналы хранятся минимум 30 лет, а в некоторых случаях – бессрочно (например, завещания).
Можно ли получить документ в электронном виде без посещения архива?
Да, если архив предоставляет онлайн‑услугу. Требуется электронная подпись и оплата через банковскую карту.
Что делать, если оригинал акта утерян?
Необходимо подать заявление о восстановлении документа. Архив выдаст нотариально заверенную копию, а суд может признать её оригиналом при наличии соответствующего решения.
Как вернуть документы, полученные из архива, если они не нужны?
Если документы не были использованы в течение 3 месяцев, архив автоматически возвращает их нотариусу, откуда они были запрошены.
Областной государственный нотариальный архив – ключевой элемент нотариальной системы, обеспечивающий надёжную сохранность юридически значимых документов и их доступность для граждан, судов и государственных органов. Благодаря цифровизации процесс обращения в архив стал быстрее и удобнее, а единые правовые нормы гарантируют защиту интересов всех участников.
Если вам требуется копия нотариального акта, справка о наличии документа или помощь в наследственном деле, обратитесь в ближайший ОГНА по указанным выше контактам. Помните, что своевременное обращение к архиву может сэкономить время и средства, а правильное оформление запросов ускорит получение нужных документов.
Дата актуализации информации: 10 июля 2026 г.