Обложка дела – это первый лист документа, который сопровождает архивный комплект (дело). На ней фиксируются ключевые сведения о деле, позволяющие быстро идентифицировать его в архивных реестрах и обеспечить правильную работу с документами при передаче, хранении и уничтожении.

Почему правильное оформление обложки так важно?

• Сокращает время поиска нужного дела в архиве;
• Соответствует требованиям ГОСТ 17914‑72 и нормативным актам ФГС «Государственный архив»;
• Упрощает процесс передачи дел в государственный, муниципальный или частный архив;
• Предотвращает ошибки при подшивке и уничтожении документов.

Нормативно‑правовая база

Оформление обложки дел регулируеться следующими документами:

1. ГОСТ 17914‑72 «Документация архивная. Обложка дела» – основной стандарт, определяющий обязательные реквизиты.
2. Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Положения о порядке ведения архивных дел».
3. Приложения к Инструкции по работе с архивными документами (п. 3.6, приложение 11, приложение N 6).

Обязательные реквизиты обложки дела

Согласно ГОСТ 17914‑72, на обложке должны быть указаны следующие поля (в порядке их расположения):

Как создать обложку дела в Microsoft Word

Шаг 1. Подготовка шаблона

1. Откройте Microsoft Word и создайте новый документ.
2. Установите поля: Сверху — 2 см, Снизу — 2 см, Слева — 2,5 см, Справа — 2 см. Это соответствует требованиям к печатным формам.
3. Выберите шрифт Times New Roman, размер 12 пт, межстрочный интервал — 1,5.

Шаг 2. Добавление таблицы‑контейнера

Для точного расположения реквизитов удобно использовать таблицу без границ (1 × 12 строк).

|---|------------------------------------------------|
| 1 | Код государственного архива __________________ |
| 2 | Код организации _____________________________ |
| 3 | Наименование организации _____________________ |
| 4 | Структурное подразделение ___________________ |
| 5 | Индекс дела __________________________________ |
| 6 | Архивный шифр дела ___________________________ |
| 7 | Номер дела (том, часть) ______________________ |
| 8 | Годовой раздел ________________________________ |
| 9 | Заголовок дела ________________________________ |
|10 | Ответственное лицо __________________________ |
|11 | Дата составления _____________________________ |
|12 | Подпись ______________________________________ |

Шаг 3. Заполнение полей

• Вставьте в ячейки таблицы нужные подписи (см. таблицу выше).
• Для полей, которые заполняются автоматически (например, дата), используйте вставку даты (Вставка → Дата и время → Формат «ДД.MM.ГГГГ»).
• Для подписи оставьте пустую строку, чтобы её можно было подписать от руки.

Шаг 4. Оформление внешнего вида

1. Снимите границы таблицы: Выделить таблицу → Дизайн таблицы → Границы → Нет границ.
2. Выделите заголовки (например, «Код государственного архива») полужирным шрифтом (Ctrl +B).
3. При необходимости добавьте логотип организации в левый верхний угол (Вставка → Рисунок).

Шаг 5. Сохранение шаблона

Сохраните документ в двух форматах:

• DOCX – для дальнейшего редактирования.
• PDF – готовый к печати вариант, который можно сразу отправлять в архив.

Готовый образец обложки дела (скачать)

Ниже представлены ссылки на готовый шаблон, проверенный на соответствие ГОСТ 17914‑72.

• Обложка дела – шаблон DOCX (4,7 КБ)
• Обложка дела – готовый PDF (5,2 КБ)

Типовые варианты обложек

Обложка дела постоянного хранения

Используется для документов, которые сохраняются без ограничения срока (исторические, юридически значимые).

Обложка дела временного (свыше 10 лет) хранения

Для материалов, подлежащих уничтожению после истечения срока (например, бухгалтерские отчёты старше 10 лет).

Обложка личного дела сотрудника

Содержит дополнительные поля: ФИО сотрудника, должность, период работы. Примерный шаблон доступен по ссылке выше.

Практические рекомендации

• Проверяйте правильность кодов. Ошибки в коде архива или организации могут привести к задержке в приёме дела.
• Не оставляйте пустых строк. Если какое‑то поле не применимо, укажите «—» или «не применяется».
• Печатайте на бумаге формата А4. Формат A4 — стандартный для большинства архивов.
• Контролируйте подписи. Обложка должна быть подписана ответственным лицом и, при необходимости, заверена печатью организации.
• Храните шаблоны в централизованном каталоге. Это упрощает доступ для всех подразделений и исключает дублирование работы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли использовать шаблон в Google Docs?

Да, но перед отправкой в архив необходимо экспортировать документ в формат DOCX или PDF, чтобы гарантировать сохранение разметки.

Вопрос: Какие шрифты допускаются?

ГОСТ 17914‑72 не ограничивает конкретный шрифт, однако рекомендуется использовать читаемые шрифты (Times New Roman, Arial) размером не менее 12 пт.

Вопрос: Нужно ли указывать количество листов в деле?

Эта информация фиксируется в сводной описи дел, а не на обложке. На обложке указывается только номер тома/части.

Оформление обложки дела – это не просто формальность, а важный элемент архивного документооборота. Следуя рекомендациям ГОСТ 17914‑72 и используя готовый шаблон в Word, вы сможете быстро подготовить документ к передаче в любой архив, сократить риск ошибок и обеспечить надёжную идентификацию дел в будущем.

Дата последнего обновления статьи: