Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата подготовки материала: 10:28:12 ()․

Содержание

Что такое обложка дела и зачем она нужна
Нормативная база и требования
Обязательные элементы обложки
Пример оформления (образец)
Как правильно заполнять обложку
Полезные советы и типичные ошибки
Где скачать готовые шаблоны (DOC‚ PDF)

Что такое обложка дела и зачем она нужна

Обложка дела – это первый лист документа‚ который сопровождает весь набор бумаг‚ передаваемый в архив․ Она выполняет несколько важных функций:

Идентификация дела (наименование организации‚ подразделения‚ индекс и шифр дела)․
Указание сроков хранения (постоянное‚ временное свыше 10 лет‚ по личному составу)․
Сведения о месте передачи (наименование государственного или муниципального архива)․
Облегчение поиска и учёта дел в архивных фондах благодаря единой форме оформления․

Правильно оформленная обложка ускоряет процесс приёма документов в архив‚ снижает риск их потери и обеспечивает соответствие требованиям законодательства․

Нормативная база и требования

Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление обложки дела:

Приказ Главархива СССР от № 263 «Основные правила работы ведомственных архивов» (пункт 4․1․24)․
ГОСТ 17914-72 «Документы․ Общие технические условия․ Требования к оформлению»․
Методические рекомендации и приложения к инструкциям по делопроизводству (Приложение № 6‚ № 11‚ № 24‚ № 28 и др․)․
Правила работы архивов организаций‚ утверждённые в 2015 году (актуальные на сегодняшний день)․

Согласно этим документам‚ обложка дела постоянного‚ временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме‚ в которой обязательно указываются:

Наименование организации (государственного‚ муниципального органа или коммерческой структуры)․
Наименование структурного подразделения․
Индекс дела․
Архивный шифр дела․
Номер дела (тома‚ части) по годовому разделу сводной описи дел․
Заголовок дела (краткое содержание)․
Наименование архива‚ в который дело передаётся․

Обязательные элементы обложки

Ниже перечислены элементы‚ которые должны присутствовать на каждой обложке‚ независимо от вида хранения:

Наименование организации – полное официальное название․
Наименование структурного подразделения – отдел‚ служба‚ филиал и т․п․
Индекс дела – код‚ присвоенный внутри организации для учёта дел․
Архивный шифр дела – код‚ используемый в архивной системе хранения․
Номер дела (тома‚ части) – порядковый номер в рамках годового раздела сводной описи․

дел․

Заголовок дела – краткое‚ но информативное название‚ отражающее суть содержимого․
Наименование архива – государственный или муниципальный архив‚ в который планируется передача․
Срок хранения – постоянное‚ временное (с указанием количества лет) или по личному составу․
Дата составления обложки – день‚ месяц‚ год (можно указать время)․

Некоторые формы также предусматривают поля для:

Подписи ответственного лица;
Мероприятия по уничтожению (если дело подлежит уничтожению);
Примечаний (например‚ наличие приложений‚ особенности оформления)․

Пример оформления обложки (образец)

Ниже представлен типовой макет обложки дела постоянного хранения․ Обратите внимание‚ что фактический вид может немного отличаться в зависимости от конкретного приложения (№ 6‚ № 11‚ № 24 и т․д․)‚ но набор элементов остаётся неизменным․

-----------------------------------------------------------------
| |
| НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ: __________________________________ |
| |
| НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: __________________ |
| |
| ИНДЕКС ДЕЛА: __________ АРХИВНЫЙ ШИФР ДЕЛА: __________ |
| |
| НОМЕР ДЕЛА (ТОМА‚ ЧАСТИ): ______ ГОД: ____ |
| |
| ЗАГОЛОВОК ДЕЛА: ___________________________________________ |
| |
| СРОК ХРАНЕНИЯ: ☐ Постоянный ☐ Временный (свыше 10 лет) |
| |
| НАИМЕНОВАНИЕ АРХИВА‚ В КОТОРОЕ ПЕРЕДАЁТСЯ ДЕЛО: ___________ |
| || ДАТА СОСТАВЛЕНИЯ: __․__․20__ ПОДПИСЬ: _________________ |
| |
-----------------------------------------------------------------

Примечание: линии подчеркивания обозначают места для заполнения от руки или печатным способом․

Как правильно заполнять обложку

Подготовьте бланк․ Скачайте официальный шаблон (см․ раздел «Где скачать готовые шаблоны») и распечатайте его на бумаге формата А4‚ плотностью не менее 80 г/м²․
Заполните реквизиты организации․ Убедитесь‚ что название написано полностью‚ без сокращений‚ если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами․
Укажите подразделение․ Если дело относится к нескольким подразделениям‚ укажите главное‚ а в примечании – остальные․
Проставьте индекс и архивный шифр․ Эти коды обычно ведутся в журнале регистрации дел; сверьте их с текущими записями․
Заполните номер дела и год․ Номер дела определяется по годовому разделу сводной описи; если дело состоит из нескольких томов‚ укажите номер тома и общий номер дела․
Сформулируйте заголовок дела․ Он должен быть ёмким‚ отражать суть документа и не превышать (по рекомендациям ГОСТ)․
Отметьте срок хранения․ Выберите соответствующий галочкой вариант и‚ если требуется‚ укажите точное количество лет для временного хранения․
Укажите архив получателя․ Название должно соответствовать официальному наименованию государственного или муниципального архива․
Поставьте дату и подпись․ Дата ставится в формате ДД․ММ․ГГГГ; подпись ставит ответственный за оформление сотрудник (например‚ ведущий специалист по делопроизводству)․
Проверьте готовность․ Перед передачей в архив сверьте все заполненные поля с оригинальными документами‚ убедитесь в отсутствии опечаток и нечитаемых записей․

Полезные советы и типичные ошибки

Советы

Используйте один и тот же шрифт (например‚ Times New Roman‚ размер 12) для всех полей – это облегчает чтение и сканирование․
Если заполняете обложку в электронном виде‚ сохраняйте файл в формате PDF/A – он обеспечивает долгосрочную сохранность․
При печати проверяйте‚ чтобы текст не выходил за пределы полей; оставляйте поля не менее 2 см от края листа․
Для дел с длительным сроком хранения рекомендуется использовать плотную бумагу или картон‚ чтобы обложка не деформировалась при длительном хранении․

Типичные ошибки

Сокращение названия организации до аббревиатуры без расшифровки – приводит к затруднениям при идентификации в архиве․
Отсутствие указания срока хранения – архив может вернуть дело на доработку․
Неправильный номер дела (например‚ указание номера из прошлого года) – вызывает путаницу при формировании описи․
Заполнение полей карандашом‚ который легко стирается – лучше использовать черную или синюю пасту․
Наличие лишних пометок или рисунков вне предусмотренных полей – может быть расценено как несоблюдение формы․

Где скачать готовые шаблоны (DOC‚ PDF)

Ниже перечислены проверенные источники‚ где можно бесплатно получить образцы обложки дела в форматах Microsoft Word (․doc) и PDF:

Официальный сайт Главархива РФ – раздел «Нормативные документы» → «Образцы бланков» → «Обложка дела» (доступны DOC и PDF)․
КонсультантПлюс – в базе документов есть приложения № 6‚ № 11‚ № 24 к инструкциям по делопроизводству; после авторизации можно скачать шаблоны․
Система «Гарант» – аналогично КонсультантуПлюс‚ предоставляет editable формы․
Порталы делопроизводителей и архивариусов (например‚ arhiv․ru‚ deloproizvodstvo․ru) – часто выкладывают бесплатные шаблоны с примерами заполнения․
Облачные хранилища (Google Disk‚ Яндекс․Диск) – поиск по запросу «образец обложки дела doc» даёт множество готовых файлов‚ проверенных пользователями․

Перед использованием любого скачанного шаблона рекомендуется сверить его с актуальными нормативными актами (Приказ Главархива СССР № 263‚ ГОСТ 17914-72 и последними инструкциями по делопроизводству)․ При необходимости внесите корректировки в поля‚ чтобы они соответствовали требованиям вашей организации․

Обложка дела – не просто формальность‚ а важный элемент системы учёта и хранения документов․ Правильное её оформление обеспечивает:

Быструю идентификацию дела в архивных фондах;
Соблюдение законодательных и ведомственных требований;
Снижение риска потери или неправильного размещения документов;
Удобство работы с делом как на этапе текущего использования‚ так и при долгосрочном хранении․

Следуя представленным рекомендациям‚ используя проверенные шаблоны и внимательно заполняя все обязательные поля‚ вы гарантируете‚ что ваши документы будут приняты в архив без замечаний и будут доступны для будущих исследователей‚ аудиторов и сотрудников организации․

Помните: аккуратность и точность на этапе подготовки обложки – залог успешной работы с архивом на многие годы вперёд․