Обращение в архив – это формальный запрос, который должен соответствовать установленным требованиям оформления. Ниже представлен подробный пошаговый гайд, основанный на актуальной информации из открытых источников и типовых образцов заявлений.

Общие требования к заявлению

• Заявление составляется печатными буквами (или печатным шрифтом при электронном заполнении).
• Текст должен быть чётким, лаконичным и свободным от грамматических ошибок.
• В документе обязательно указываются: адресат, заявитель, предмет запроса, желаемая форма ответа и способ получения результата.
• В конце ставится подпись заявителя и дата подачи.

Шапка заявления

Шапка представляет собой синтаксическое единство предложения вида:

Такому‑то (от) такого‑то заявление.

Предлог «от» можно опустить. Пример оформления:

В Государственный архив Российской Федерации
от Иванов Иван Иванович
заявление

В правом верхнем углу указывается адресат (наименование учреждения, его подразделения и, при необходимости, ФИО ответственного лица). Например:

• Ректору
• Московского государственного университета
• Иванову Петру Сергеевичу

Основная часть заявления

В основной части излагается суть запроса. Необходимо указать:

1. Наименование документа (или описание интересующего дела, периода, фамилии лиц и т.д.).
2. Цель запроса (например, получение архивной справки для подтверждения стажа работы, genealogical research и т.п.).
3. Форму ответа, которую вы хотите получить: информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, копия документа либо иной формат.
4. Способ получения ответа: почтовым отправлением, электронной почтой, личным получением в читальном зале.

Указание формы ответа

Согласно рекомендациям архивных учреждений, в заявлении следует чётко обозначить желаемый вид результата:

• Информационное письмо – краткий ответ с указанием наличия/отсутствия запрашиваемых сведений.
• Архивная справка – официальный документ, подтверждающий факт наличия определённых записей.
• Архивная выписка – копия конкретных страниц дела с заверением.
• Копия архивного документа – полная или частичная репродукция оригинала.

Способы получения ответа

Заявитель может выбрать один из следующих вариантов:

• Обычное письмо по указанному почтовому адресу.
• Электронное письмо на адрес e‑mail (при условии, что архив предоставляет такую услугу).
• Личное получение в читальном зале архива (требуется предварительная запись и предъявление документа, удостоверяющего личность).

Подпись и дата

В нижней части заявления ставится:

• Подпись заявителя (ручная подпись при бумажном варианте или электронная подпись при онлайн‑подаче).
• Дата подачи в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Пример:

Подпись ___________________ /Иванов И.И./
Дата «07» декабря 2026 г.

Необходимые документы при подаче заявления

В зависимости от способа обращения (лично или через представителя) потребуется приложить:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном визите).
• Доверенность, оформленная нотариально (если заявление подаёт доверенное лицо).
• При запросе копий документов – копию документа, подтверждающего право на получение информации (например, свидетельство о родстве, судебное решение и т.д.).

Образец заявления в архив

Ниже представлен типовой шаблон, который можно адаптировать под свои нужды.

В Государственный архив Новосибирской области
от Петрова Анна Сергеевна
заявление

Прошу предоставить мне архивную справку о стаже работы и заработной плате
Иванова Петра Ивановича за период с по 
(дело № 123‑45, фонд «Предприятие «Сибмаш»»).

Желаю получить ответ в виде архивной справки,
направленной почтовым отправлением на адрес:
630099, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 10, кв. 45.

Подпись ___________________ /Петрова А.С./
Дата «07» декабря 2026 г.

Советы по оформлению

• Печатайте заявление на белой бумаге формата А4, используя шрифт Times New Roman или Arial размером 12 pt;
• Выравнивайте текст по левому краю; шапку можно разместить по центру или в зависимости от внутренних правил конкретного архива.
• Проверяйте все названия учреждений, фамилии, номера дел и даты на наличие опечаток.
• Если подаёте заявление электронно, сохраняйте файл в формате PDF с именем, содержащим вашу фамилию и краткое содержание запроса (например, Petrova_Запрос_архив_справка.pdf).
• Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение его получения (квитанцию о почтовой отправке или скриншот электронного письма).

Правильно оформленное заявление значительно ускоряет процесс обработки запроса в архиве и повышает вероятность получения точного и своевременного ответа. Следуя представленной структуре и учитывая рекомендации архивных учреждений, вы сможете составить документ, соответствующий всем требованиям, и получить нужную информацию без лишних задержек.