Обращение в архивные учреждения Санкт-Петербурга, это часто необходимый шаг для подтверждения трудового стажа, получения сведений об образовании, восстановления родословной или решения юридических вопросов․ На существует несколько удобных способов подачи запроса: от полностью электронного через единый портал до классической почты России․ В этой статье мы подробно разберем все доступные каналы, подготовим пошаговую инструкцию и ответим на частые вопросы․

Основные архивные учреждения Санкт-Петербурга

Перед отправкой запроса важно понять, в какой именно архив он должен быть адресован․ В Санкт-Петербурге функционирует сеть государственных архивов, входящих в Архивный фонд города․ Основные из них:

• ЦГА СПб — Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (документы до 1917 г․, фонды учреждений XIX – нач․ XX вв․)․
• ЦГАИСПД СПб, Центральный государственный архив истории Санкт-Петербурга (документы советского периода, партийные архивы)․
• ЦГАЛС СПб — Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных гос․ предприятий, учреждений, организаций (трудовые книжки, личные дела, зарплатные ведомости)․
• ЦГАКФД СПб — Центральный государственный архив кинофотодокументов․
• ЦГАВМФ РФ — Центральный государственный архив Военно-Морского Флота (находится в СПб, но ведомственность федеральная)․
• Архивы администраций районов города (хранят документы районовых органов управления, ЗАГСов и т․д․)․

Важно: Если вы не знаете, в каком архиве нужный документ, лучше всего использовать Единый портал «Архивы Санкт-Петербурга — система сама направит запрос по принадлежности․

Способ 1: Электронная подача через Портал «Архивы Санкт-Петербурга» (Рекомендуемый)

Это самый быстрый, удобный и отслеживаемый способ․ Он не требует визита в отделение почты и оплаты почтового перевода․

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите на официальный сайт: spbarchives․ru․
2. Авторизуйтесь на портале (через ЕСИА / Госуслуги или регистрацию на портале архивов)․
3. В главном меню выберите раздел «Услуги» → «Подача запроса» (прямая ссылка: https://spbarchives․ru/requests)․
4. Выберите категорию запроса (например: «Архивная справка», «Научно-исследовательский запрос», «Запрос на рассекречивание» и др․)․
5. Заполните электронную форму:
   • Тема и текст запроса (максимально конкретно: ФИО, даты, названия организаций, фонды/описания/дела, если известны)․
   • Прикрепите сканы подтверждающих документов (паспорт, доверенность, свидетельства о перемене имени, документы о родстве, если запрашиваете чужые данные)․
6. Нажмите кнопку «Подать запрос»․

После отправки вы получите регистрационный номер заявки․ Отслеживать статус можно в личном кабинете на портале․ Ответ (информационное письмо, справка, отказ или уточняющий запрос) придет в ваш личный кабинет и/или на электронную почту․

Способ 2: Направление запроса на электронную почту конкретного архива

Если вы точно знаете, в каком архиве лежат документы, можно написать напрямую на официальный e-mail․ Однако для полноценного регистрационного учета и гарантии сроков ответа портал (Способ 1) предпочтительнее․

Контакты основных архивов:

• ЦГА СПб: cgantd@gov․spb․ru (общий), для запросов часто используется специализированный адрес/форма: zapros@cga․spbarchives․ru (проверяйте актуальность на сайте архива)․
• ЦГАЛС СПб: Контакты указаны на портале spbarchives․ru в карточке учреждения․ Также доступен факс: (812) -72-12-57․
• Архив СПбГУ (Университетский): archive@spbu․ru (выдача только по предварительной записи)․

Требования к электронному письму:

• В теме укажите: «Запрос на архивную справку / Научно-исследовательский запрос»․
• В теле письма: ФИО заявителя, адрес проживания, контактный телефон, e-mail для ответа․
• Суть запроса (что ищете, за какой период, по кому)․
• Сканы документов, подтверждающих личность и права на получение информации (паспорт, доверенность, свидетельство о браке/рождении для родственных связей)․

Способ 3: Почтой России (Классический вариант)

Подходит, если нет доступа к интернету или нужен оригинальный ответ на бумаге с «живой» печатью и подписью директора․

Адреса для отправки:

• ЦГА СПб / ЦГАИСПД СПб / Архивный комитет: 191311, г․ Санкт-Петербург, Суворовский проспект, д․ 67․
• ЦГАЛС СПб: Адрес уточняйте на портале spbarchives․ru (часто совпадает или находится по адресу: ул․ Тобольская, д․ 6-8)․
• Районные архивы: Адреса указаны на сайте портала в разделе «Об архивах» → «Сеть архивов»․

Как оформить письмо:

1. Напишите запрос в свободной форме (образец см․ ниже) в 2 экземплярах (один останется в архиве, на втором поставят отметку о принятии и вернут вам, если принесете лично, или отправят ответ на второй экземпляр)․
2. Приложите копии документов (паспорт, доверенность, родственные связи), заверенные нотариусом или самостоятельно с пометкой «С верным копией» и подписью (для почтовой отправки лучше нотариальное заверение)․
3. Вложите конверт с вашим адресом и наклеенными марками для ответа (или оплатите почтовый перевод на ответ)․
4. Отправьте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․

Способ 4: Личный визит (для сложных научных запросов или просмотра дел)

Если вам нужно работать в читальном зале (просматривать дела, снимать фото, заказывать копии), необходимо:

1. Зарегистрироваться на портале spbarchives․ru в разделе «Просмотр дел и документов» или «Запись в читальный зал»․
2. Прийти в архив с паспортом (и доверенностью, если действуете от чужого имени)․
3. Оформить читательский билет (в ЦГА СПб он оформляется на месте, в некоторых архивах — заранее по почте)․
4. Заказать дела через электронный каталог или картотеки зала․

Что писать в тексте запроса: обязательные реквизиты

Независимо от способа отправки, запрос должен содержать:

• Кому: Название архива (например, «Директору ЦГАЛС СПб»)․
• От кого: Ваши полные ФИО, дата рождения, адрес регистрации/проживания, телефон, e-mail․
• Суть просьбы: Четко сформулированный вопрос․ Примеры:
  • «Прошу выдать архивную справку о трудовом стаже и заработной плате Иванова Ивана Ивановича (р․ 1950 г․), работавшего в Лензаводе в 1970–1990 гг․ для Пенсионного фонда»․
  • «Прошу предоставить копию метрической книги о рождении Петрова Петра Петровича 1910 г․ р․ в Петроградской губернии для восстановления родословной»․
• Основание: Укажите закон (ст․ 41 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ», ст․ 22 ФЗ-152 «О персональных данных» — при запросе чужой информации)․
• Приложения: Перечень вложенных копий документов․
• Дата и подпись․

Сроки исполнения и виды ответов

Согласно законодательству и Информационному письму Архивов Санкт-Петербурга:

• Срок ответа: Обычно 30 календарных дней с момента регистрации запроса․ В сложных случаях может быть продлен до 30 дней дополнительно (с уведомлением вас)․
• Форма ответа (Информационное письмо): Составляется на бланке архива․ Содержит:
  1. Сведения о наличии (отсутствии) документов по теме запроса․
  2. Сведения о местонахождении документов (если они в другом архиве)․
  3. Уведомление о пересылке запроса по принадлежности в другую организацию․
  4. Информацию об оказании возмездных услуг (стоимость справок, копий, сложных поисков)․
  5. Ответ по вопросам рассекречивания документов (гостайна)․
  6. Отказ в исполнении с объяснением причин (например, неполные данные, отсутствие прав доступа, утеря фондов)․

Платные и бесплатные услуги

Точные тарифы публикуются на сайте spbarchives․ru в разделе «Услуги» → «Платные услуги» или на сайтах конкретных архивов․

Частые ошибки и советы (Best Practices)

• Недостаточность данных: «Ищу деда Иванова» — запрос вернут․ Нужно: ФИО полностью, примерная дата рождения/смерти, место жительства/работы, вероисповедание (для метрических книг)․
• Запрос не в тот архив: Трудовые книжки — в ЦГАЛС СПб․ Документы до 1917 г․ — в ЦГА СПб․ Советский период — в ЦГАИСПД СПб․ Используйте Портал — он распределит автоматически․
• Отсутствие документов о родстве: Если запрашиваете справку не о себе — обязательно приложите копии свидетельств о рождении/браке, подтверждающих родственную связь, и нотариальную доверенность (если действуете представителем)․
• Игнорирование предварительного поиска: На портале spbarchives․ru в разделе «Просмотр дел и документов» / «Информационные ресурсы» доступны оцифрованные фонды (метрические книги, ревизские сказки, списки recrutов и т․д․)․ Найдите дело/страницу сами → укажите шифр (Фонд-Описание-Дело) в запросе → это ускорит ответ в разы и снизит стоимость․
• Факс: В ЦГАЛС СПб до сих пор работает факс (812) -72-12-57, но это устаревающий канал․ Лучше дублируйте электронной почтой или порталом․

Полезные ссылки (на )

• Единый портал «Архивы Санкт-Петербурга» (Главный вход): https://spbarchives․ru
• Подача запроса онлайн (Прямая ссылка): https://spbarchives․ru/requests
• Просмотр дел и документов (Цифровые копии): https://spbarchives․ru/infres (здесь можно искать по районам, фондам)․
• Официальный сайт Администрации СПб (Раздел Архивы): gov․spb․ru/gov/otrasl/arch/
• Архивное управление Ленинградской области (если ищете в области): archive․lenobl․ru (адрес: Суворовский пр․, 67 — то же здание, но другое ведомство)․

Резюме: какой способ выбрать?

1. Для 90% гражданских запросов (справки о стаже, зарплате, рождении, браке): Портал spbarchives․ru → Услуги → Подача запроса․ Быстро, бесплатно (часто), с отслеживанием․
2. Для научных запросов / работы с оригиналами: Регистрация на портале → Запись в читальный зал → Личный визит․
3. Если нет интернета / нужен оригинал ответа на бумаге: Ценное письмо с описью на адрес: 191311, СПб, Суворовский пр․, 67 (для большинства гос․ архивов города)․
4. Если нашли документ в цифровом каталоге сами: Укажите точный шифр (Ф․ О․ Д․) в запросе на портале — это гарантия быстрого и дешевого результата․

Помните: Архивисты не ищут информацию «вообще», они ищут конкретные документы по конкретным указателям․ Чем точнее вы сформулируете запрос и больше контекста дадите (даты, названия предприятий, адреса жительства), тем выше шанс на положительный результат․