Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (ЦА МО РФ) является главным хранилищем документов, подтверждающих прохождение военной службы, боевой путь воинских частей, а также сведений о погибших, пропавших без вести и награжденных. Обращение в архив — это часто единственный способ восстановить справедливость, получить пенсионные коэффициенты, подтвердить стаж или узнать судьбу родственника.

Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальной информации с официальных источников (на ), которая поможет вам правильно составить и направить запрос.

Какие документы хранит ЦА МО РФ и сроки хранения

Понимание структуры архива критически важно для правильного адресации запроса. Согласно данным Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов:

• До 5 лет после убытия штабов воинских частей (кораблей): Документы находятся по месту прохождения военной службы (работы), в архивах самих воинских частей или ведомственных архивов округов/флотов.
• После 5 лет: Дела перебираются в Центральный архив МО РФ (ЦА МО РФ) и его филиалы.
• Исторические периоды (1918–1940 гг.): Документы Красной Армии, а также войск НКВД/МВД/МГБ/МВД СССР хранятся в Российском государственном военном архиве (РГВА), а не в ЦА МО РФ.

Основные основания для обращения (социально-правовые запросы)

Архив готовит архивные справки, выписки и копии документов по запросам, связанным с:

1. Подтверждением прохождения военной службы (по призыву или контракту).
2. Подтверждением работы на должностях гражданского персонала (вольнонаемных) Вооруженных Сил.
3. Установлением места захоронения родных, погибших в годы ВОВ.
4. Установлением боевого пути воинской части.
5. Поиском сведений о награждении (медали, ордена).
6. Сведениями о пленных, умерших в госпиталях, пропавших без вести.
7. Получением дубликатов военно-медицинских документов (для МСЭ, ВЭК).

Способы подачи запроса

На текущий момент существует три основных канала обращения:

А. Почтовое отправление (традиционный способ)

Письмо направляется по адресу:

142117 (или 142100), Московская область, г. Подольск, Центральный архив Министерства обороны РФ (войсковая часть 00500).

Примечание: В разных источниках указываются индексы 142100 и 142117. Рекомендуется указывать оба или уточнить на сайте archive.mil.ru на момент отправки.

Б. Электронная форма на официальном сайте (самый быстрый способ)

На портале archive.mil.ru (раздел «Запросы» → «Веб-формы анкет») доступны интерактивные анкеты. Это позволяет:

• Исключить ошибки при ручном заполнении.
• Автоматически направить запрос в нужный отдел.
• Отслеживать статус рассмотрения (при регистрации).

В. Личный визит в читальный зал

Адрес читального зала совпадает с почтовым адресом архива. Перед визитом обязательно уточните режим работы и необходимость предварительной записи по телефонам, указанным на сайте в разделе «Контакты»; В читальном зале можно ознакомиться с научно-справочным аппаратом и заказать копии документов на платной основе (перечень услуг и тарифы опубликован на сайте в разделе «Услуги»).

Как правильно составить запрос: пошаговая инструкция

Запрос пишется в свободной форме, но обязательно должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать личность искомого человека. Ниже приведен рекомендуемый образец структуры.

Структура запроса (Образец)

Кому: Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ
От: [Ваше ФИО полностью]
Адрес проживания: [Ваш полный почтовый адрес с индексом]
Телефон: [Номер с кодом]
E-mail: [Ваш электронный адрес]

ЗАПРОС

Прошу предоставить архивные сведения о службе [кто ищется: участник ВОВ, ветеран, призывник и т.д.]:

ФИО полностью: [Например: Милидонов Георгий Александрович]
Дата рождения: [ДД.ММ.ГГГГ или ГГГГ]
Место рождения: [Область, район, населенный пункт, Напр.: Чувашская АССР, Ишлейский р-н, с. Ишлеи]
Место призыва (военкомат): [Название РВК/ГВК на момент призыва]
Год призыва / начала службы: [ГГГГ]
Год окончания службы / убытия в запас: [ГГГГ]
Воинское звание на момент убытия: [Если известно]
Номер воинской части / название соединения: [Если известно, например: в/ч 12345 или 5-я гв. танковая армия]
Место службы (гарнизон): [Город, страна]
Участие в боевых действиях: [Какие конфликты/войны, если применимо]
Наличие ран, контузий, наград: [Детали, если известны]
Цель запроса: [Например: подтверждение стажа для Пенсионного фонда / установление места захоронения / получение медали «За победу над Германией» / восстановление права на жилье и т.д.]
Прошу направить ответ на мой почтовый адрес / на электронную почту.

Приложения:
Копия паспорта запрашивающего (страницы с фото и пропиской).
Копия документа, подтверждающего родственные отношения (свидетельство о рождении/браке, если запрос о родственнике).
Копия воинского билета / удостоверения ветераана / уведомления о награждении (если имеются).

Ключевые правила заполнения:

• Максимальная полнота данных: Архивариусы ищут по картотекам. Чем больше параметров (ФИО + дата рождения + место призыва + часть), тем выше шанс находки. Омонимии (однофамильцы) — частая проблема.
• Цель запроса: Обязательно укажите, зачем вам нужна справка (ПФР, суд, МФЦ, личные цели). От этого зависит форма документа (справка, выписка, заверенная копия).
• Документы, подтверждающие полномочия: Если вы запрашиваете данные не о себе, а о родственнике — обязательно приложите копии документов, подтверждающих родство (свидетельства о рождении/браке цепочкой до искомого). Без этого по закону о персональных данных и архивном деле отказ гарантирован.
• Контакты для ответа: Укажите и почтовый адрес, и e-mail, и телефон.

Особенности поиска участников Великой Отечественной войны

Если ваш запрос касается ВОВ, перед отправкой в ЦА МО РФ настоятельно рекомендуется проверить открытые базы данных. Это сэкономит время (срок ответа архива до 30 дней, а часто дольше) и позволит прислать в архиве уже уточненные данные (номер части, дата гибели/пропажи, номер могилы).

Основные ресурсы для предварительного поиска:

• «Память народа» (pamyat-naroda.ru) — наградные листы, бойовые журналы, карты потерь.
• «Подвиг народа» (podvignaroda.ru) — документы о награждении.
• ОБД «Мемориал» (obd-memorial.ru) — база по захоронениям и потерям.
• «Признание» (priznanie.mil.ru) — не врученные награды.

Стратегия: Найдите в базах номер воинской части, дату и место гибели/пропажи/награждения → укажите эти данные в запросе в ЦА МО РФ для получения официально заверенных копий документов (подтверждающих факт нахождения в части, медицинские документы из госпиталя и т.д.).

Сроки рассмотрения и стоимость

• Срок ответа: Согласно законодательству об обращениях граждан — до 30 календарных дней со дня регистрации входящего документа. Сложные поисковые запросы могут продлеваться (об этом уведомляют).
• Платно / Бесплатно:
  • Социально-правовые запросы (пенсия, льготы, восстановление прав) — бесплатно (в разумных объемах).
  • Генеалогические, исторические, коммерческие запросы, а также изготовление копий документов на бумажном/цифровом носителе для личных целей — на платной основе (тарифы см. в разделе «Услуги» на сайте archive.mil.ru).
• Форма ответа: Архивная справка (на бланке с печатью), выписка из дела, копия документа (простая или заверенная);

Типичные ошибки, приводящие к отказу или задержке

1. Неполные ФИО или дата рождения. «Иванов Иван 1920 г.р.» — не найдут.
2. Отсутствие доказательств родства при запросе о чужом лице.
3. Обращение не в тот архив. Служба до 1940 г. — в РГВА. Служба после 1991 г. (если прошло < 5 лет) — в часть/округ. Гражданская служба в МО, может быть в архивах гражданского ведомства.
4. Испорченный конверт / нечитаемый почтовый индекс. Ответ не дойдет.
5. Запрос «Вообще всё, что есть». Архив не выполняет генеральную выписку всего фонда по фамилии. Нужен конкретный вопрос: «Подтвердить службу в 1985-1987 гг.», «Выдать копию наградного листа на медаль…».

Полезные контакты и ссылки

• Официальный сайт ЦА МО РФ: http://archive.mil.ru (Разделы: «Запросы», «Веб-формы анкет», «Услуги», «Контакты», «Научно-справочный аппарат»).
• Почтовый адрес: 142117 (142100), Московская обл;, г. Подольск, ЦА МО РФ, в/ч 00500.
• Телефоны справки / приемной: Уточняйте на сайте в разделе «Контакты» (номера меняются).
• Федеральное архивное агентство (Росархив): rosarchive;gov.ru — общие правила обращения в архивы РФ.

Обращение в Центральный архив МО РФ — это стандартная юридическая процедура, доступная каждому гражданину. Успех в 90% случаев зависит от качества подготовки исходных данных вами. Не поленитесь:

1. Собрать все известные документы (военный билет, фото, награждения, письма).
2. Проверить базы «Память народа» / «Подвиг народа» (если ВОВ).
3. Заполнить анкету максимально подробно (лучше через веб-форму на сайте).
4. Приложить копии паспорта и документов о родстве.

Архив хранит память о миллионах защитников Отечества. Грамотный запрос — это ключ к восстановлению справедливости, получению законных прав и сохранению истории вашей семьи.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта ЦА МО РФ (archive.mil.ru), портала Росархива и Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов. Актуальность сведений на . Перед отправкой рекомендуется проверить актуальные реквизиты и тарифы на официальном ресурсе.