Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Обращение в государственный архив – один из самых надёжных способов получить официальные документы, фотографии, карты, личные дела и другие исторические материалы; Чтобы запрос был рассмотрен быстро и без лишних уточнений, необходимо соблюдать ряд правил оформления и подачи обращения.

Правовая основа обращения

Запрос в архив регулируется несколькими нормативными актами РФ:

Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.) – определяет порядок доступа к архивным документам.
Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (2006 г;) – регулирует права граждан на получение информации.
Приказ Минкультуры России № 140 от «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов».

Знание этих нормативных актов поможет аргументировать ваш запрос и избежать отказов.

Когда нужен запрос, а когда достаточно онлайн‑поиска?

Перед тем как писать официальное письмо, проверьте, доступна ли нужная информация в открытых электронных каталогах архивов:

Официальный сайт архива (например, rusarchives.ru).
Электронные фонды «Архивы России», «Госархивы» и региональные порталы.
Поиск по метаданным в системе ФЭДО (Федеральный электронный документооборот).

Если материал не найден в открытом доступе, переходите к оформлению официального запроса.

Структура запроса

Запрос должен быть чётким, лаконичным и содержать все обязательные реквизиты. Ниже – типовой шаблон.

Шапка письма

От: Ф.И.О. полностью

Адрес: почтовый адрес (можно указать только город и улицу)

Телефон: +7 (___) ___‑__‑__

E‑mail: example@domain.ru

Наименование архива

Укажите полное официальное название архива, его ИНН и контактные данные (почтовый адрес, телефон, e‑mail).

Тема письма

Кратко сформулируйте суть обращения, например:

Тема: Запрос копий документов из фондов № 12 и № 34 Государственного архива г. Москва

Текст запроса

В основной части письма следует включить следующие пункты:

Основание обращения. Укажите, что вы действуете в соответствии с ФЗ № 73‑ФЗ и имеете право на доступ к архивным документам.
Описание искомых материалов. Чем точнее – тем лучше. Укажите:
- Фонд, серию, дело (если известны номера).
- Период (год, месяц, день).
- Тип документа (акт, письмо, карта, фотография и т.д.).
- Ключевые слова, имена, названия организаций.
Цель исследования. Кратко опишите, зачем вам нужны документы (научная работа, семейное генеалогическое исследование, подготовка публикации и т.д.).
Форма предоставления. Укажите, как вы хотите получить материалы:
- Копии в электронном виде (PDF, JPG).
- Копии на бумаге (печать, ксерокопия).
- Возможность личного ознакомления в читальном зале.
Согласие на оплату. Если архив взимает плату за копирование, укажите готовность оплатить услуги (укажите способ оплаты).
Контактные данные для обратной связи. Укажите телефон и e‑mail, по которым с вами можно связаться.

Приложения

К запросу могут потребоваться дополнительные документы:

Копия паспорта (для подтверждения личности).
Справка о статусе (например, учёного, журналиста, представителя организации).
Документ, подтверждающий интерес к материалу (научный план, проект).

Подпись

Запрос заверяется подписью (в электронном виде – скан подписи) и печатью (если запрос подаётся от организации).

Пример готового запроса

От: Иванов Сергей Петрович

Адрес: г. Москва, ул. Тверская, д. 12, кв. 45

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

E‑mail: serg.ivanov@example.com

К Государственному архиву г. Москва

Адрес: ул. Сретенка, д. 12, г. Москва, 119049

Телефон: +7 (495) -65‑43‑21

E‑mail: info@gosarchive-moscow.ru

Тема: Запрос копий документов из фондов № 12 и № 34

Уважаемые коллеги!

В соответствии с Федеральным законом № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» прошу предоставить копии следующих архивных материалов:

Фонд № 12, серия «Дела о репрессиях 1937‑1938 гг.»
 ー Дело № 45/78, листы 12‑25;
 ー Период: – ;
 ー Интересуют акты ареста, приговоры и протоколы судебных заседаний.

Фонд № 34, серия «Городские планы Москвы 1920‑1930‑х гг.»
 ⏤ Карта № 7 «План улицы Тверской», лист 1‑3;
 ⏤ Период: 1925 г.;
 ー Требуются сканы в высоком разрешении (300 dpi).

Цель исследования – написание монографии «Московская столица в годы индустриализации», планируемой к публикации в 2027 году.

Прошу предоставить материалы в электронном виде (PDF) на указанный e‑mail. Готов оплатить услуги копирования в соответствии с тарифами архива. При необходимости могу уточнить детали по телефону.

Приложения:
- Копия паспорта (страница с фотографией);
- Справка о научной степени (кандидат исторических наук);
- План проекта исследования.

С уважением,

Иванов С. П.

(подпись)

Как отправлять запрос

Существует несколько способов подачи:

Электронная почта. Прикрепите скан письма и приложений, укажите в теме «Запрос в архив». Сохраните копию отправленного письма.
Факс. Если архив принимает факсы, отправьте документ в оригинальном виде.
Личное обращение. При посещении архива подпишите оригинал запроса и сдайте в регистратуру.
Онлайн‑форма. На сайтах многих архивов есть специальные формы «Запрос документов». Заполняйте их, прикрепляйте файлы.

Сроки рассмотрения и ответы архива

Согласно ФЗ № 73‑ФЗ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. Возможные варианты ответа:

Положительный ответ. Архив указывает, какие документы могут быть предоставлены, в какой форме и с какой стоимостью.
Отказ. Причины отказа могут быть:
- Документы находятся в закрытом доступе (секретность, персональные данные).
- Отсутствие запрашиваемых материалов.
- Неполнота или неточность запроса.
В отказе обязаны указать правовые основания и возможность обжалования.
Запрос уточнений. Архив может потребовать уточнить параметры (например, точные номера дел).

Как обжаловать отказ

Если вы получили отказ, действуйте так:

Подготовьте апелляцию в письменной форме, указав номер отказа, дату и аргументы, почему отказ необоснован.
Отправьте апелляцию в главное управление архивов РФ или в суд (по статье 12 ФЗ «Об архивном деле»).
Соберите дополнительные доказательства (например, подтверждение публичного интереса).

Полезные советы

Будьте конкретны. Чем точнее указаны номера фондов, дат и тематика, тем быстрее архив сможет найти материал.
Проверяйте орфографию и грамматику. Ошибки могут привести к недоразумениям.
Сохраняйте копии всех переписок. Это понадобится при возможных спорах.
Учитывайте плату. Тарифы могут различаться в зависимости от объёма и формата копий.
Уважайте сроки. Не отправляйте повторные запросы в течение 30 дней без ответа.

Правильно составленный запрос в государственный архив – залог быстрого доступа к ценным историческим материалам. Следуйте нормативным требованиям, используйте чёткую структуру письма и предоставляйте все необходимые реквизиты. При соблюдении этих рекомендаций вы сможете получить нужные документы в удобной форме и без лишних задержек.

Дата генерации статьи: