В любой организации процесс передачи документов в архив является важным элементом
управления информационными ресурсами. Правильное оформление акта приема‑передачи
обеспечивает сохранность‚ учёт и последующий доступ к документам. В статье
рассмотрены нормативные основы‚ последовательность действий и предложен готовый
образец акта‚ который можно адаптировать под нужды конкретного предприятия.

Нормативно‑правовая база

Для оформления передачи документов в архив необходимо учитывать следующие нормативные акты:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
• Приказ Минкультуры России № 125 от «Об утверждении Положения об организации
  архивного дела в государственных учреждениях»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация. Архивные документы. Требования к оформлению»;
• Внутренние регламенты организации (при наличии).

Основные понятия

Для ясности терминологии приводим ключевые определения:

• Документ – письменное‚ электронное или иное фиксированное сообщение‚ содержащее сведения‚ подлежащие учёту.
• Архивный фонд – совокупность документов‚ объединённых по признаку происхождения‚ содержания или формы.
• Акт приема‑передачи – официальный документ‚ фиксирующий факт передачи документов от одной стороны к другой.
• Стороны акта – передающая организация (или её подразделение) и принимающая архивная служба.

Этапы приема документов в архив

1. Подготовка перечня документов – составление реестра с указанием
   наименования‚ номера‚ даты создания‚ срока хранения и категории доступа.
2. Проверка комплектности – сверка фактического наличия всех документов
   с реестром.
3. Оценка состояния – визуальный осмотр бумажных и электронных носителей‚
   фиксирование повреждений.
4. Регистрация в архивной системе – ввод данных в автоматизированную
   систему учёта (ЭАИС‚ АИС «Архив» и др.).
5. Подписание акта приема‑передачи представителями обеих сторон.

Этапы передачи документов из архива

1. Получение запроса от подразделения‑заказчика;
2. Проверка прав доступа и срока хранения.
3. Подготовка выдачи: формирование списка‚ упаковка‚ маркировка.
4. Составление акта выдачи (аналог акта приема‑передачи‚ но с обратным направлением).
5. Подписание акта получателем и передающим архивом.

Образец акта приема‑передачи документов в архив

Ниже представлен типовой шаблон акта‚ оформляемый в электронном виде
(можно распечатать и подписать). При необходимости добавьте поля‚ требуемые
вашим внутренним регламентом.

Акт приема‑передачи документов в архив № _______
Дата составления:	«____» ___________ 20__ г.
Место составления:	_____________________________
Стороны акта
Передающая сторона	___________________________________________ (наименование организации‚ подразделения)
Принимающая сторона (архив)	___________________________________________ (наименование архива‚ адрес)
Перечень передаваемых документов
# Наименование документа Регистрационный номер Срок хранения Примечание 1 Договор поставки № 45/2023 Д-2023/045 5 лет Оригинал 2 Отчет о выполнении проекта «Альфа» О-2023/018 10 лет Электронный файл (PDF)
Условия передачи
Документы передаются в оригинальном виде (бумажные) и/или в электронном виде. Все документы находятся в надлежащем состоянии‚ без следов порчи. Сроки передачи согласованы сторонами: ____ дней с даты подписания акта. Ответственное лицо за передачу со стороны передающей стороны: ____________________. Ответственное лицо за прием со стороны архива: ____________________.
Подписи сторон
От передающей стороны ____________________ Ф.И.О.‚ должность	От принимающей стороны (архив) ____________________ Ф.И.О.‚ должность

Важно: после подписания акта обеими сторонами документ необходимо
внести в реестр архивных фондов и сохранить копию в электронном виде в системе
учёта.

Рекомендации по оформлению

• Унификация форматов. Используйте один шаблон для всех актов‚ чтобы
  облегчить поиск и анализ.
• Контроль доступа. При передаче конфиденциальных материалов
  указывайте уровень доступа (секретный‚ служебный‚ открытый).
• Электронные подписи. При возможности применяйте ЭЦП – это ускорит процесс
  и повысит юридическую силу документа.
• Хранение оригиналов. Оригиналы бумажных документов храните в
  климатически контролируемом помещении‚ а электронные – в резервных копиях.
• Регулярный аудит. Проводите проверку соответствия реестра и фактического
  наличия документов не реже одного раза в год.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какой срок хранения у документов‚ передаваемых в архив?

Срок определяется нормативными актами (например‚ 5 лет для бухгалтерских
документов‚ 10 лет – для договоров‚ 50 лет – для исторически ценных материалов).
Если срок не установлен‚ применяется «бессрочное» хранение.

Можно ли передать в архив только электронные копии?

Да‚ при условии‚ что в организации есть политика электронного архивирования‚
а также обеспечены требования к целостности и аутентичности файлов
(ЭЦП‚ хеш‑контроль);

Что делать‚ если в процессе передачи обнаружены повреждения документов?

Необходимо оформить акт о повреждении‚ указать степень ущерба‚
провести реставрацию (если возможно) и согласовать дальнейшую судьбу
документа с архивом.

Нужно ли фиксировать передачу документов‚ если они передаются в рамках
регулярного документооборота?

Да. Любая передача в архив‚ независимо от объёма‚ фиксируется актом – это
обеспечивает прослеживаемость и юридическую чистоту.

Оформление приема‑передачи документов в архив – это не просто бюрократическая
процедура‚ а важный элемент системы управления информацией организации.
Соблюдение нормативных требований‚ чёткое документирование и использование
унифицированных шаблонов позволяют обеспечить надёжную сохранность
документов‚ их доступность в нужный момент и соответствие требованиям
законодательства.

Представленный образец акта можно адаптировать под любые типы организаций:
государственные учреждения‚ коммерческие компании‚ некоммерческие фонды. При
внедрении системы учёта рекомендуется проводить обучение персонала и
регулярно обновлять регламенты в соответствии с изменениями законодательства.

---

Автор статьи: Ваш помощник. Дата публикации: 11 июля 2026 г.