Справка о трудовом стаже, полученная из государственного архива, часто требуется при оформлении пенсии, расчёте страховых выплат, подтверждении права на льготы и в других ситуациях, когда в Пенсионном фонде или в трудовой книжке отсутствуют полные сведения о периодах работы. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить запрос в архив, какие документы нужны и какой вид имеет типовой образец заявления.

Почему может понадобиться архивная справка о стаже

• Оформление пенсионных прав за периоды работы до 2002 года;
• Подтверждение стажа в учреждениях и ведомствах высших органов власти СССР, РСФСР и РФ;
• Необходимость получения сведений о работе в организации, которая уже ликвидирована;
• Запрос для юридических лиц (например, при проверке стажа сотрудников‑учредителей).

Куда обращаться за справкой

1. Государственный архив вашего региона – основной источник информации о трудовой деятельности до 2002 года.
2. Многофункциональный центр (МФЦ) – может оформить запрос в архив от вашего имени.
3. Пенсионный фонд России (ПФР) – иногда выдаёт справку, если нужные данные уже находятся в их базе.

Перечень обязательных документов

• Заявление в произвольной форме (шаблон ниже);
• Документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ, СНИЛС);
• Трудовая книжка (если есть) – помогает ускорить поиск;
• Справка из организации‑работодателя (если она есть) о периодах работы;
• Квитанция об оплате госпошлины (если требуется, в большинстве регионов – бесплатно).

Как правильно оформить заявление

Заявление может быть составлено как в свободной форме, так и по готовому шаблону. Главное – указать полные сведения о заявителе и максимально точно описать запрашиваемый период работы.

Общие требования к заявлению

• Шрифт – Times New Roman, размер 12 пт;
• Полностью заполнить все поля (если чего‑то нет – написать «не имею»);
• Подписать заявление собственноручно (или подпись представителя юридического лица);
• Указать дату составления.

Образец заявления (пустой шаблон)

Заявление
 в Государственный архив [название региона]

От: Фамилия, имя, отчество ______________________________
 Дата рождения ______________________________
 СНИЛС ______________________________
 Адрес регистрации ______________________________
 Контактный телефон ______________________________
 Электронная почта (при наличии) ______________________________

Прошу предоставить архивную справку (выписку, копию) о трудовом стаже за следующие периоды:
 1. Организация / учреждение ______________________________,
 должность ______________________________,
 с _______________ по _______________.
 2. (при необходимости добавить ещё строки)

Цель получения справки: ________________________________________

Перечень прилагаемых документов:
 ‒ Копия паспорта (страница с фотографией);

 ⎻ Копия СНИЛС;
 ‒ Трудовая книжка (копия или оригинал);
 ⎻ Справка из организации‑работодателя (если имеется);
 ‒ Квитанция об оплате госпошлины (если требуется).

Подпись заявителя ______________________ Дата __________

Пример заполненного заявления

Заявление
 в Государственный архив Московской области
От: Иванов Сергей Петрович
 Дата рождения 
 СНИЛС 112-233-445 95
 Адрес регистрации 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв; 5
 Контактный телефон +7 (495) -23‑45‑67
 Электронная почта serg.ivanov@email.ru

Прошу предоставить архивную справку (выписку, копию) о трудовом стаже за следующие периоды:
 1. Московский государственный университет,
 должность старший научный сотрудник,
 с по .
 2. Госкомитет по культуре СССР,
 должность главный редактор,
 с по .

Цель получения справки: оформление пенсионных прав в ПФР.

Перечень прилагаемых документов:
 ⎻ Копия паспорта (страница с фотографией);
 ‒ Копия СНИЛС;
 ⎻ Трудовая книжка (копия);
 ⎻ Справка из МГУ о работе (при наличии);
 ‒ Квитанция об оплате госпошлины (не требуется).

Подпись заявителя ______________________ Дата 

Пошаговая инструкция подачи заявления

1. Соберите документы. Проверьте наличие всех пунктов из раздела 3.
2. Скачайте или заполните шаблон заявления. Можно воспользоваться готовым PDF‑шаблоном, который часто размещают на сайтах архивов.
3. Подпишите заявление. Если подаёте через представителя (например, адвоката), приложите доверенность.
4. Отправьте запрос.
   • Лично – в отдел архивных документов по месту жительства.
   • По почте – отправьте заказным письмом с описью вложения.
   • Электронно – через портал Госуслуги, загрузив скан‑копии.
5. Оплатите госпошлину (если требуется). Квитанцию приложите к заявлению.
6. Ожидайте готовности справки. Сроки обычно от 10 до 30 рабочих дней, в зависимости от загруженности архива.
7. Получите документ. При личном получении подпишите акт приёма‑передачи; при отправке почтой – проверьте трек‑номер.

Часто задаваемые вопросы

Кому выдаётся архивная справка?

Справка выдаётся физическим лицам, их законным представителям, а также юридическим лицам (при наличии доверенности).

Можно ли получить справку онлайн?

Во многих регионах предусмотрена электронная подача запроса через портал «Госуслуги». После обработки документ может быть выслан в электронном виде (PDF с цифровой подписью) или получен в отделении по почте.

Сколько стоит получение справки?

В большинстве случаев выдача архивной справки бесплатна. Плата может взиматься только за ускоренное рассмотрение или за копирование большого объёма документов.

Что делать, если архив не нашёл нужные записи?

Требуется предоставить дополнительные сведения (например, номер дела, точные даты, название подразделения). При невозможности найти запись архив может выдать справку‑отказ с указанием причин.

Скачать готовый шаблон заявления

Для вашего удобства можно скачать готовый шаблон в формате DOCX или PDF. Нажмите на одну из ссылок ниже:

• Шаблон заявления (DOCX)
• Шаблон заявления (PDF)

---

Важно: При отсутствии какого‑либо пункта в заявлении указывайте «не имею» или «не известно». Это позволит избежать возврата документа на доработку.

Если у вас возникли вопросы по оформлению или вы хотите получить бесплатную юридическую консультацию, обратитесь в Пенсионный фонд России или к специалисту в вашем МФЦ.