Цель статьи – помочь работникам и их представителям правильно оформить запрос в архив работодателя (или в государственный архив) для получения справки‚ подтверждающей трудовой стаж. В статье подробно описаны правовые основания‚ порядок подачи заявления‚ необходимые документы и‚ конечно же‚ приведён готовый образец.

Что такое архивная справка о подтверждении трудового стажа?

Архивная справка (иногда называют формой 9) – документ‚ выдаваемый работодателем или архивом организации‚ в котором указаны даты начала и окончания работы‚ должности‚ начисленная заработная плата и другие сведения‚ необходимые для:

• получения звания «Ветеран труда»;
• расчёта пенсии в Пенсионном фонде РФ;
• оформления наследственных прав;
• подтверждения стажа при приватизации и др.

Если в трудовой книжке отсутствуют некоторые периоды работы (например‚ из‑за утери книжки или реорганизации предприятия)‚ именно архивная справка служит официальным подтверждением.

Когда требуется запросить справку?

Справка может понадобиться в следующих ситуациях:

1. Подготовка к выходу на пенсию (проверка полного стажа).
2. Оформление звания «Ветеран труда».
3. Получение наследственных прав на имущество бывшего работодателя.
4. Подтверждение стажа при оформлении визы‚ получения льгот и субсидий.
5. Разрешение споров с Пенсионным фондом о недостающих периодах.

Кому обращаться за справкой?

Запрос может быть направлен:

• в текущий отдел кадров (если работник ещё трудоустроен).
• в предыдущие организации‑работодатели (для периодов до 2020 года и ранее).
• в государственный архив (если предприятие прекратило деятельность‚ а его документы находятся в архиве).
• в МФЦ или в орган местного самоуправления – при необходимости получения официальной копии из архива.

Правовые основания

Основу для получения архивной справки составляют:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‚ 84) – работодатель обязан вести учёт рабочего времени и предоставлять справки по запросу работника.
• Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (№ 125‑ФЗ) – регламентирует порядок доступа к архивным документам.
• Приказ Минтруда России от  № КМ‑1/2022 «Об утверждении формы справки о трудовом стаже».
• Региональные нормативные акты (например‚ постановления администрации Краснодарского края).

Как оформить заявление: пошаговый алгоритм

1. Соберите необходимые сведения: ФИО‚ дату рождения‚ ИНН‚ паспортные данные‚ период работы (даты начала и окончания)‚ название организации‚ отдел/подразделение.
2. Подготовьте список приложений (копия паспорта‚ трудовой книжки‚ справка с места работы‚ если есть).
3. Сформируйте заявление в свободной форме (см. образец ниже). Обязательно укажите:
   • полные реквизиты организации‑работодателя (или архива);
   • точную цель запроса (пенсия‚ звание‚ наследство и т.п.);
   • контактные данные для обратной связи.
4. Подпишите заявление и приложите копию паспорта.
5. Отправьте запрос:
   • по почте с заказным письмом с уведомлением о вручении;
   • лично в отдел кадров (при наличии возможности);
   • через электронную почту (если у организации есть такой порядок).
6. Ожидайте ответа. По закону архивные документы должны быть предоставлены в течение 30 дней с момента получения запроса.

Образец заявления в трудовой архив о подтверждении стажа

В ________________________________
(наименование организации‚ отдел кадров / архив)

От ________________________________
(ФИО заявителя)

Адрес: ___________________________
(почтовый адрес)

Тел.: ____________________________
(контактный телефон)

Электронная почта: _______________

Заявление

Прошу выдать архивную справку о подтверждении моего трудового стажа за период с «__» __________ 20__ г. по «__» __________ 20__ г. в связи с необходимостью (указать цель: оформление пенсии‚ получение звания «Ветеран труда»‚ оформление наследственных прав и т.п.).

Сведения о работе:
- Наименование организации: _______________________________
- Должность(и): ________________________________________
- Подразделение/отдел: _________________________________
- Дата начала работы: «__» __________ 20__ г.
- Дата окончания работы: «__» __________ 20__ г. (если продолжаю работать – указать «по настоящее время»)

В качестве подтверждения прилагаю:
Копию паспорта.
Копию трудовой книжки (страницы с указанными периодами).
Справку с места текущей работы (если имеется).
ИНН (по требованию).

Согласен(на) оплатить фактические расходы‚ связанные с подготовкой справки‚ если такие возникнут.

Подпись _______________________ / ФИО

Какие документы следует приложить к заявлению?

№	Документ	Назначение
1	Копия паспорта (страницы с фото и данными)	Подтверждение личности заявителя
2	Трудовая книжка (страницы с интересующим периодом)	Сопоставление данных
3	Справка с текущего места работы (если работаете)	Подтверждение текущего статуса
4	ИНН (при необходимости)	Идентификация в государственных реестрах

Сроки и порядок получения справки

• Согласно Федеральному закону «Об архивном деле»‚ архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней.
• Если запрос направлен в отдел кадров‚ срок может быть сокращён до 10‑15 дней (внутренний регламент организации).
• Полученную справку можно забрать лично‚ получить по почте (заказным письмом) или в электронном виде (если организация предоставляет такую услугу).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку бесплатно?

Да. По закону архивные справки предоставляются бесплатно. Платить могут только за фактические расходы (почтовые услуги‚ копирование)‚ если они явно указаны в ответе организации.

Что делать‚ если организация отказалась выдать справку?

В случае отказа следует направить письмо‑претензию в адрес работодателя с указанием правовой основы. При отсутствии реакции – подать жалобу в Трудовую инспекцию или в Суд РФ.

Как оформить запрос в государственный архив?

Для государственных архивов используется специальная форма «Заявление о выдаче архивных документов»‚ где указываются ФИО‚ дата рождения‚ период работы‚ а также цель запроса. Пример такой формы можно скачать на сайте ГАРФ.

Нужно ли заверять заявление нотариусом?

Заверять заявление нотариусом не требуется‚ если запрос направлен в собственный архив работодателя. Для государственных архивов иногда требуется заверенная копия паспорта‚ но не нотариальное заверение самого заявления.

Получение архивной справки о подтверждении трудового стажа – важный шаг для оформления пенсии‚ получения государственных льгот и решения юридических вопросов. Правильно оформленное заявление‚ полные сопроводительные документы и знание сроков позволяют ускорить процесс и избежать лишних задержек.

Помните: запрос в архив – ваш законный способ восстановить недостающие данные о работе. Не откладывайте оформление справки‚ если она понадобится в ближайшем будущем.

---

Статья подготовлена на основе актуальной информации (консультант Плюс‚ ГАРФ‚ Портал государственных услуг) от .