Основным нормативным правовым актом, регулирующим деятельность муниципальных архивов в Российской Федерации на сегодняшний день, являются Правила муниципальных архивов, утвержденные Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 декабря 2020 г. № 2364 (зарегистрирован в Минюсте РФ , регистрационный № 61986). Данный документ вступил в силу 7 февраля 2021 года и заменил собой устаревшие Правила 1997 года.

Общие положения и нормативная база

Правила разработаны во исполнение Федерального закона от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, ч. 4) и определяют организацию работы муниципальных архивов, их задачи, функции, права и обязанности.

• Сфера действия: Распространяются на архивы, созданные органами местного самоуправления (муниципальные архивы), а также на архивы муниципальных казенных/бюджетных учреждений, выполняющих архивные функции.
• Ключевой принцип: Обеспечение сохранности, учет, комплектование, государственная регистрация, описание, раскрытие содержания и использование документов, составляющих архивные фонды муниципального архива.
• Юридический статус: Муниципальный архив — это некоммерческая организация (чаще всего казенное или бюджетное учреждение), созданная органом местного самоуправления для выполнения функций по архивному делу на соответствующей территории.

Основные задачи и функции муниципального архива

Согласно разделу II Правил, к основным задачам относятся:

1. Прием на хранение архивных документов от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, а также от лиц, заменивших реорганизованные или ликвидированные органы/учреждения.
2. Обеспечение сохранности документов: создание необходимых условий хранения (микроклимат, пожаробезопасность, охрана), профилактика биологических повреждений, реставрация и консервация.
3. Научно-техническая обработка фондов: государственная регистрация фондов, опись, систематизация, составление справочных аппаратов (путеводителей, реестров, каталогов).
4. Информационное обслуживание органов власти, организаций и граждан: выдача справок, выписок, копий, проведение тематических запросов.
5. Публикация и популяризация архивных документов (выставки, публикации, интернет-порталы, «Цифровой архив»).
6. Экспертиза документов на предмет определения сроков хранения и категории ценности (в составе экспертных комиссий).

Комплектование архивных фондов (Раздел III)

Это один из ключевых разделов, регламентирующий процесс передачи документов в архив.

Сроки передачи

Документы передаются в муниципальный архив по истечении 10 лет со дня окончания дела (документа), если иное не установлено федеральными законами. Для документов, подлежащих хранению более 10 лет, передача осуществляется ежегодно в I квартале года, следующего за отчетным.

Акт приема-передачи

Передача оформляется Актом приема-передачи дел на хранение (форма согласно Приказу Минкультуры РФ от № 1989 или утвержденная самостоятельно в соответствии с требованиями Правил). Акт составляется в 2 экземплярах (для архива и для передающей организации).

Особенности приема электронных документов

Правила 2020 года детально прописывают процедуру приема электронных архивных документов и баз данных:

• Требования к форматам файлов (открытые форматы: PDF/A, XML, TIFF, CSV и др.).
• Наличие электронной подписи (ЭП) или фасимиле/печатной подписи ответственного лица.
• Проверка целостности и подлинности при передаче (контрольные суммы, хэш-суммы).
• Ведение реестра переданных электронных документов.

Учет и описание документов (Раздел IV)

Муниципальный архив ведет следующие виды учета:

• Государственная регистрация архивных фондов (в порядке, установленном Росархивом). Присваивается код фонда.
• Фондовый учет: учет поступающих фондов, учет единиц хранения (делов, файлов, томов, электронных документов).
• Научное описание: составление описей дел (формы № 1-А, № 2-А или собственные, утвержденные руководителем), путеводителей по фондам, каталогов, тематических указателей.

Важно: Описание электронных документов ведется в автоматизированных системах (АИС «Архив», «ЭлАР» и др.) с обязательным формированием метаданных по профилю Dublin Core / РОССТАНДАРТ (ГОСТ Р 7.0.100-2018).

Хранение и обеспечение сохранности (Раздел V)

Правила устанавливают жесткие требования к помещениям и процессам:

Помещения хранения

• Специализированные хранилища (категории А, Б, В в зависимости от ценности и сроков хранения).
• Параметры микроклимата: температура 18±2°С (для бумаги), 14±2°С (для фото/пленки); относительная влажность 50±5% (бумага), 40±5% (пленка). Суточные колебания не более ±2°С и ±3%.
• Запрет хранения архивов в подвалах, чердаках, помещениях с трубопроводами (кроме систем пожаротушения).

Пожарная безопасность и охрана

• Автоматические системы пожаротушения (газовые, порошковые, вода запрещена в хранилищах).
• Охранно-пожарная сигнализация, видеонаблюдение, контроль доступа (СКУД).
• Наличие планов эвакуации и спасения фондов при ЧС.

Профилактика и реставрация

Плановые дезинсекция, дератизация, микробиологический контроль. Реставрация проводит только квалифицированный специалист (реставратор) с составлением акта реставрации.

Использование архивных документов (Раздел VI)

Правила гарантируют право доступа к архивным документам в соответствии с законодательством (125-ФЗ, 149-ФЗ «О персональных данных», 152-ФЗ).

Режимы доступа

• Открытый доступ: документы с истекшим сроком ограничения доступа (обычно 30 лет для общих дел, 75 лет для личных дел с персональными данными).
• Ограниченный доступ: документы, содержащие гостайну, персональные данные, коммерческую тайну, сведения об охране госграницы и т.д. Выдача только по мотивированному запросу уполномоченных органов или с согласия субъекта ПДн.

Формы использования

1. В читальном зале: работа с оригиналами (под контролем), копирование на собственный носитель (без вспышки), выдача копий архивом.
2. Удаленное (электронное): через официальный сайт архива, портал «Архивы России», региональные информационные системы. Обеспечивается поиск по описям и просмотр оцифрованных копий.
3. Письменные запросы: рассмотрение в течение 30 календарных дней (с возможностью продления до 30 дней при сложности).

Платные услуги

Архив имеет право оказывать платные услуги (поиск информации, изготовление копий, заверение копий печатью) на основании утвержденного ценника и договора. Доходы направляются на развитие архива.

Организация работы с электронными документами и Цифровой архив

Правила 2020 года сделали акцент на цифровизации:

• Создание электронных копий документов для сохранности оригиналов и удаленного доступа.
• Ведение электронного архива (Цифрового архива) как информационной системы для длительного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости.
• Использование единых реестров (ЕРАРД — Единый реестр архивных фондов и документов) для учета фондов.

Персонал и материально-техническая база

Руководитель архива несет персональную ответственность за сохранность фондов. Требования к квалификации архивистов соответствуют Профессиональным стандартам (например, «Архивист», «Реставратор архивных документов»).

Материально-техническая база должна обеспечивать выполнение всех функций: стеллажи (стационарные, подвижные, мезонины), упаковочные материалы (кислотно-свободные коробки, пакеты), оборудование для оцифровки (планшетные сканеры, фотокопирующие установки), серверное оборудование для электронного архива.

Контроль за деятельностью и отчетность

• Внутренний контроль: ежегодные инвентаризации фондов (полные или выборочные), проверки состояния сохранности.
• Внешний контроль: проверки органами архивного дела субъектов РФ (региональными главными архивными управлениями), прокуратурой, Счетной палатой.
• Отчетность: ежегодный отчет о деятельности муниципального архива (форма устанавливаеться органом архивного дела субъекта РФ), статистическая отчетность (формы П-1 «Архивное дело» и др.).

Особенности перехода на новые Правила (для архивов, работавших по старым)

1. Переоформление актов приема-передачи для уже хранящихся фондов не требуется, но необходимо привести учетную документацию (описания, реестры) в соответствие с новыми формами и требованиями к метаданным.
2. Актуализация локальных нормативных актов: Устав архива, Положение об архиве, Инструкции по хранению, План мероприятий по защите от ЧС, Правила читального зала.
3. Внедрение АИС: Если архив вел учет на бумаге, необходим переход на автоматизированную систему учета фондов.
4. Обучение персонала: Повышение квалификации по новым требованиям (ГОСТ Р 7.0.100-2018, работа с ЭД, защита ПДн).

Правила муниципальных архивов 2020 года (Приказ Минкультуры № 2364) стали значительным шагом вперед в стандартизации и модернизации муниципального архивного дела в России. Они легализовали работу с электронными документами, установили современные требования к условиям хранения и оцифровке, уточнили процедуры доступа с учетом закона о персональных данных.

Для руководителей и специалистов муниципальных архивов ключевыми действиями остаются: приведение локальных актов в соответствие с Приказом № 2364, внедрение/обновление АИС, обеспечение соответствия хранилищ категориальным требованиям и систематическая работа по оцифровке фондов для интеграции в единое цифровое архивное пространство страны.

---

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обращаться к тексту Приказа Минкультуры РФ от № 2364 и консультироваться с органом архивного дела соответствующего субъекта РФ.