Дата составления материала: 00:33:55 ().

Архивные учреждения Российской Федерации осуществляют предоставление государственной услуги «Организация исполнения запросов и обращений на получение архивных справок, архивных выписок и архивных копий». Порядок её оказания регламентируется Административным регламентом Федерального архивного агентства (Росархива), утверждённым приказом № 566 от . Ниже представлен подробный обзор основных положений регламента, его структуры и практического применения.

Нормативная база

• Приказ Федерального архивного агентства от № 93 «Об утверждении Административного регламента…»;
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации;
• Федеральные законы о государственной тайне, о персональных данных, о социальной защите граждан;
• Межведомственные соглашения и типовые положения о взаимодействии архивов с органами государственной власти и местного самоуправления.

Виды запросов, принимаемых архивом

Согласно регламенту, архив принимает следующие категории запросов:

1. Социально‑правового характера – связанные с пенсионным обеспечением, льготами, компенсациями и другими социальными гарантиями;
2. Тематические – запросы по определенной теме, событию или факту, emanating от государственных органов или органов местного самоуправления;
3. Научно‑справочные (НСА) – запросы, требующие использования научно‑справочного аппарата архива (каталоги, указатели, реестры);
4. Запросы на получение архивных копий и выписок – оформление дубликатов документов или выделение фрагментов;
5. Запросы на рассекречивание – предоставление сведений, составляющих государственную тайну, в установленном порядке;
6. Запросы на оказание возмездных услуг – платное предоставление информации, не попадающей под бесплатные категории.

Этапы исполнения запроса

Исполнение запроса включает последовательные действия, закреплённые в пункте 2.6 регламента:

1. Приём запроса – непосредственно в архиве, по почте, через официальный сайт архива или сайт уполномоченного органа исполнительной власти;
2. Регистрация и первичная проверка – уточнение полноты данных заявителя, наличия документов, подтверждающих право на получение информации о третьих лицах;
3. Консультирование заявителя – разъяснение возможных форм ответа, сроков и условий предоставления;
4. Рассмотрение руководством архива – определение тематики запроса и передача на исполнение в профильное структурное подразделение или конкретному исполнителю;
5. Подготовка ответа – формирование архивной справки, архивной копии или архивной выписки на основе анализа тематики и содержания запроса;
6. Оформление и выдача результата – оформление информационного письма на бланке архива, указание о наличии/отсутствии документов, их местонахождении или о пересылке запроса по принадлежности;
7. Уведомление заявителя – информирование о готовности ответа, сроках получения и возможных причинах отказа или переноса срока.

Сроки исполнения запросов

Регламент устанавливает чёткие временные рамки, которые могут быть изменены только по решению руководителя организации (с обязательным уведомлением заявителя):

• Ответ на непрофильный запрос – не более 5 рабочих дней;
• Исполнение запросов по научно‑справочному аппарату (НСА) – не более 10 рабочих дней;
• Исполнение запросов по документам архива – не более 15 рабочих дней;
• Социально‑правовые запросы – исполняются безвозмездно и в первоочередном порядке, сроки согласовываются с заявителем, но не превышают установленные законодательством нормы (обычно до 20 рабочих дней);
• Продление срока – возможно не более чем на 30 календарных дней с обязательным уведомлением заявителя.

Особенности социально‑правовых запросов

Социально‑правовые запросы занимают особое место в регламенте:

• Исполняются безвозмездно;
• Рассматриваются в первоочередном порядке;
• Ответ оформляется в виде архивной справки, архивной копии или архивной выписки;
• При отсутствии необходимых документов архив направляет запрос по принадлежности в соответствующие организации (Приложение 2 к регламенту, блок‑схема 3);
• Ответственность за соблюдение сроков и качество исполнения возлагается на работников архива, что прописано в разделе о ответственности.

Ответственность работников архива

Регламент чётко определяет меры ответственности за нарушение установленных норм:

• Нарушение сроков исполнения – дисциплинарное взыскание (выговор, строгий выговор) при повторных нарушениях – возможное освобождение от должности;
• Нарушение качества предоставляемой информации (неполнота, неточность) – привлечение к материальной ответственности при ущербе заявителю;
• Нарушение конфиденциальности сведений, составляющих государственную тайну – уголовная ответственность в соответствии с УК РФ.

Оформление ответов

Информационное письмо, являющееся официальным ответом архива, должно содержать:

1. Реквизиты архива (наименование, адрес, реквизиты бланка);
2. Дата и номер incoming-запроса;
3. Краткое содержание запроса и его тематика;
4. Результат проверки: наличие/отсутствие архивных документов, их местонахождение или информация о пересылке запроса по принадлежности;
5. В случае предоставления данных – форму архивной справки, копии или выписки с указанием реквизитов документа (фонд, опись, дело, лист);
6. Причина отказа (если имеется) с ссылкой на соответствующий нормативный акт;
7. Подпись уполномоченного должностного лица и печать архива.

Административный регламент по исполнению запросов является ключевым нормативным документом, обеспечивающим прозрачность, доступность и своевременность предоставления архивной информации. Соблюдение его положений позволяет архивам эффективно взаимодействовать с государственными органами, организациями и гражданами, защищая их законные права и свободы, а также обеспечивая сохранность и правильное использование документального наследия Российской Федерации.

Для более детального изучения рекомендуется ознакомиться с полным текстом Приказа № 93 ФАР от и Приложениями к нему, где приведены блок‑схемы, образцы информационных писем и перечни документов, необходимых для подачи запроса.