Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ «ГАТО») является главным хранилищем документального наследия региона. Для удобства пользователей — исследователей, генеалогов, студентов и граждан, запрашивающих архивные справки — архив ведет активную деятельность в интернете. Важно знать: у архива есть два основных веб-ресурса, выполняющих разные функции. Официальный информационный сайт (tambovarchiv.ru) и специализированный Электронный каталог (kaisa.tambovarchiv.ru). Ниже представлен подробный обзор возможностей каждого из них.

Официальный сайт архива: tambovarchiv.ru

Это главное информационное окно учреждения. Здесь публикуются новости, нормативные документы, сведения о структуре, режиме работы и порядке оказания услуг.

Основные разделы и функционал:

• Новости и объявления: Информация о мероприятиях, выставках, изменениях в режиме работы, участии в федеральных акциях (например, «Год единства народов России», празднование 80-летия Победы).
• Структура учреждения: Подробное описание 7 отделов архива:
  • Отдел обеспечения сохранности и государственного учёта документов
  • Отдел информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий
  • Отдел использования и публикации документов
  • Отдел организационно-методической и справочной работы
  • Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, научно-технической обработки документов
  • Лаборатория копирования, реставрации и переплёта документов
  • Отдел инженерно-технического обеспечения
• Работа с обращениями: Ключевой раздел для получения архивных справок. Здесь описан порядок приема запросов (по почте России или на электронную почту), сроки исполнения и формы заявлений.
• Состав фондов: Публикуется список размещённых в ЕАИС (Единой автоматизированной информационной системе) фондов и номеров дел. Это отправная точка для предварительного поиска перед работой в каталоге.
• Издания ГАТО: Сведения об опубликованных сборниках документов, путеводителях и научных трудах.
• Контакты и реквизиты: Полный адрес, телефоны, email, схема проезда.

Контактная информация (с сайта tambovarchiv.ru):

Электронный каталог: kaisa.tambovarchiv.ru

Это основной рабочий инструмент для удаленного поиска документов. Реализован на платформе «КАЙСА» (разработчик ООО «Альт-Софт»).

Возможности каталога:

• Поиск по фондам: Описания имеющихся на хранении фондов, описей и единиц хранения (делов).
• Оцифрованные описи: Просмотр сканов описей без выхода из дома.
• Базы данных: Индексы по наиболее востребованным фондам (метрические книги, ревизские сказки, формулярные списки и др.).
• Электронные образы документов: Доступ к сканам оригиналов документов (метрических книг, дел личного состава и т.д.).

Критически важное правило: Для доступа к электронным образам архивных документов (сканам дел) необходима регистрация на портале каталога.

Без авторизации пользователь может только просматривать структуру фондов и текст описей, но не может открыть сами сканы страниц документов.

Как работать с каталогом (пошагово):

1. Перейдите на kaisa.tambovarchiv.ru.
2. Зарегистрируйтесь (кнопка обычно в правом верхнем углу) и войдите в систему.
3. Используйте строку поиска или перейдите в раздел «Фонды» / «Описи».
4. Найдите нужный фонд (например, Ф. 181 — Тамбовская Духовная Консистория для метрических книг).
5. Откройте опись, выберите дело и нажмите на значок просмотра изображений (обычно иконка глазка или листа бумаги).

Генеалогические ресурсы и партнерские проекты

ГАТО активно сотрудничает с крупными генеалогическими порталами, что значительно упрощает поиск предков для новичков.

Портал «Наши Предки» (nashipredki.com)

На сайте nashipredki.com/archive/gato-tambov представлен удобный интерфейс для работы с фондами ГАТО:

• Структурированный список фондов с описанием содержания (например, «Коллекция метрических книг церквей Тамбовской губернии», «Тамбовское губернское правление», «Тамбовская Духовная Консистория» и др.).
• Прямые ссылки на дела с метрическими книгами и ревизскими сказками.
• Активное комьюнити в комментариях: пользователи помогают друг другу расшифровывать записи, советуют, где искать конкретные деревни, делятся ссылками на телеграм-чаты по тамбовской генеалогии.
• Примеры популярных фондов на портале:
  • Ф. 12 (Тамбовская Казенная палата)
  • Ф. 181 (Тамбовская Духовная Консистория, метрические книги)
  • Ф. 1049 (Различные духовные управления/приходы)
  • Ф. 476, Ф. 1068, Ф. 5337 и многие другие.

Генеалогический форум VGD.ru

Раздел «Гос. архив Тамбовской области (ГАТО)» на форуме ВГД — это огромная база знаний за 15+ лет:

• Инструкции «как работать в ГАТО» (очно и онлайн).
• Тематические темы по фондам досоветского и советского периодов.
• Географический раздел по уездам и районам Тамбовской губернии/области.
• Диалоговая тема вопросов/ответов (сотни тысяч сообщений).

Социальные сети и обратная связь

Архив ведет официальную группу ВКонтакте: vk.com/publictambovarchivru.

Там публикуются:

• Анонсы новых оцифрованных фондов в каталоге.
• Информация о выходных днях и санитарных днях читального зала.
• Интересные исторические документы из фондов (проекты «Документ дня» и т.п.).
• Ответы на частые вопросы подписчиков.

Практический совет: как выбрать ресурс для своей задачи

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за доступ к электронному каталогу?

Нет. Регистрация и просмотр описей/сканов на kaisa.tambovarchiv.ru бесплатны. Платными являются только услуги архива по выдаче официальных архивных справок, заверенных копий и сложное научное исследование по заказу (согласно прейскуранту на официальном сайте).

Почему не открываются сканы документов в каталоге?

Скорее всего, вы не авторизованы. Войдите в систему под своим логином/паролем после регистрации. Также часть дел может быть недоступна для удаленного просмотра по решению архива (секретность, плохое состояние оригинала), тогда в просмотрщике будет пусто или значок запрета.

Как найти метрическую книгу по конкретной деревне?

1. Определите, к какому уезду/округу относилась деревня в дореволюционное время (справочники по административно-территориальному делению помогут).
2. Найдите фонд духовного управления/консистории этого уезда (обычно это фонды серии 181, 1049 и др. в ГАТО).
3. В описи фонда ищите название прихода/церкви, к которой приписана деревня.
4. Внутри описи прихода ищите нужный год и вид акта (рождение, брак, смерть).
5. На nashipredki.com это делается быстрее за счет удобной навигации и комментариев пользователей, указывающих соответствие «деревня, приход — фонд/опис/дело».

Можно ли заказать скан дела, если он не оцифрован в каталоге?

Да. Можно обратиться в Отдел использования и публикации документов (тел. (4752) -2-95-05) с запросом на платное копирование (цифровую съемку) конкретного дела. Условия и тарифы уточняйте по телефону или в разделе «Работа с обращениями» на tambovarchiv.ru.

Веб-присутствие Тамбовского государственного архива — это развитая экосистема из двух основных сайтов и партнерских площадок. Стратегия эффективной работы: начните с официального сайта tambovarchiv.ru для понимания правил и контактов, переходите к поиску фондов на kaisa.tambovarchiv.ru (обязательно зарегистрируйтесь) или nashipredki.com для удобной навигации по метрике, а сложные вопросы по локализации деревень и чтению документов решайте на форуме VGD.ru или в комментариях «Наших Предков». Архив активно оцифровывает фонды, поэтому электронный каталог пополняется постоянно — стоит периодически проверять обновления по интересующим вас фондам.