Дата актуализации: 10 июля 2026 г.

Содержание

1. Правовая база
2. Цели и задачи правил
3. Сфера применения
4. Структура и основные положения
5. Порядок утверждения и изменения правил
6. Ответственность и полномочия участников процесса
7. Практические рекомендации для архивов
8. Список использованных источников

В условиях стремительного развития информационных технологий и роста объёма создаваемой документации государственные органы и организации сталкиваются с необходимостью системного подхода к хранению, учёту и использованию архивных документов. Для регулирования этих процессов в России действует «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», утверждённые приказом Росархива от 2 марта 2020 г. и дополнительно изменённые приказом от 26 сентября 2022 г., а также приказом № 77 от 31 июля 2023 г.

Данная статья представляет собой подробный обзор ключевых аспектов этих правил, их правового статуса, структуры и практического применения в работе архивов государственных органов и иных организаций.

Правовая база

Основу для разработки и применения правил составляет совокупность нормативных актов:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет общие принципы архивного дела, статус архивов и их функции.
• Приказ Росархива от 02 марта 2020 г. № 117 – утверждает «Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
• Изменения к правилам, внесённые приказом Росархива от 26 сентября 2022 г. (№ 117‑р) и приказом № 77 от 31 июля 2023 г.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) к правилам – помогают адаптировать их к специфике конкретных организаций.
• Региональные акты (например, постановления Минюста Республики Беларусь) – применимы в соответствующих юрисдикциях.

Все перечисленные документы зарегистрированы в Национальном реестре правовых актов и имеют обязательную юридическую силу.

Цели и задачи правил

Главные цели нормативного акта:

1. Обеспечение долговременного (вечного) хранения государственных архивных фондов.
2. Создание единой системы комплектования (передачи) документов от органов‑создателей к архивам.
3. Внедрение единых стандартов учёта и классификации архивных документов.
4. Регулирование доступа и использования архивных материалов (в т.ч. в электронном виде).
5. Гарантирование сохранности и правовой защищённости архивных документов.

Сфера применения

Правила распространяются на:

• Федеральные органы исполнительной власти и их подразделения;
• Органы государственной власти субъектов РФ (региональные, муниципальные органы);
• Государственные, муниципальные и автономные учреждения, в т.ч. музеи, библиотеки, научные организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда;
• Организации, получившие статус «архивных» в соответствии с законодательством (например, архивные отделы крупных предприятий).

В рамках правил также учитываются документы, образующиеся в процессе деятельности негосударственных организаций и физических лиц, если они передаются в архив в качестве исторически значимых материалов.

Структура и основные положения

Организация хранения

Документы делятся на группы в зависимости от срока хранения (временный, постоянный, вечный); Для каждой группы определены:

• Требования к физическим условиям (температура, влажность, защита от света и пыли);
• Требования к электронному хранению (форматы, резервные копии, контроль целостности).

Комплектование (передача) документов

Процедура комплектования включает:

1. Подготовку перечня типовых управленческих архивных документов (утверждённого приказом Росархива от  г. № 237).
2. Согласование сроков хранения с руководителями создающих органов.
3. Оформление актов передачи и их регистрация в системе учёта архивов.

Учёт и регистрация

Для учёта используется автоматизированная информационная система (АИС «Архив»), в которой фиксируются:

• Уникальный идентификатор документа;
• Метаданные (дата создания, автор, классификационный код, срок хранения и т.д.);
• Статус (в архиве, в пользовании, в реставрации и т.п.).

Использование архивных документов

Пользование документами регулируется:

• Публичным доступом (чтение в читальном зале, копирование, цифровой доступ);
• Временным пользованием (выдача дел в пользование);
• Ограниченным доступом (секретные, служебные материалы).

Руководители органов обязаны устанавливать порядок доступа в соответствии с законодательством о защите информации.

Охрана и реставрация

Документы, подлежащие реставрации, передаются в специализированные реставрационные лаборатории. При этом сохраняется полная документальная цепочка (акт передачи‑приёмки, протокол реставрации).

Электронные архивы

С 2022 г. правила включают отдельный раздел, регулирующий работу с документами в электронном виде:

• Требования к формату (PDF/A, TIFF, XML);
• Обеспечение цифровой подписи и контроля подлинности;
• Регулярные проверки целостности (контрольные суммы, хеш‑функции).

Порядок утверждения и изменения правил

Процедура утверждения регулируется приказом Росархива и включает несколько этапов:

1. Подготовка проекта – разрабатывается Федеральным архивным агентством совместно с экспертными комиссиями.
2. Экспертиза – проект проходит юридическую и техническую экспертизу в Министерстве культуры РФ и в Минюсте.
3. Общественное обсуждение – публикация проекта на официальных порталах, сбор комментариев от органов‑создателей и профессионального сообщества.
4. Утверждение – окончательный вариант подписывается приказом Росархива (например, приказ № 77 от  г.).
5. Регистрация – документ вносится в Национальный реестр правовых актов и публикуется в официальных источниках.

Изменения в правилах могут вноситься:

• В связи с изменением законодательства (например, новые требования к защите персональных данных);
• При внедрении новых технологий (блокчейн‑технологии, облачное хранение);
• По результатам аудита работы архивов.

Ответственность и полномочия участников процесса

Практические рекомендации для архивов

• Автоматизировать учёт – внедрить АИС «Архив», обеспечить регулярное резервное копирование.
• Соблюдать температурно-влажностный режим – использовать климат-контрольные системы, вести журнал мониторинга.
• Проводить периодический аудит – проверять соответствие физического состояния документов нормативам.
• Обучать персонал – проводить семинары по методическим рекомендациям ФАА, повышать квалификацию в области цифровой консервации.
• Разрабатывать планы реагирования – на случай чрезвычайных ситуаций (пожар, наводнение, кибератака).
• Внедрять электронный документооборот – использовать форматы PDF/A‑2, электронные подписи, обеспечить совместимость с государственными информационными системами.

Утверждённые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются фундаментом современной архивной практики в России. Они позволяют обеспечить:

• Надёжную сохранность государственных документов;
• Единый подход к их учёту и доступу;
• Гибкость в работе с электронными архивами;
• Прозрачность и подотчётность органов, создающих и передающих документы.

Систематическое соблюдение правил, их своевременное обновление и практическое внедрение рекомендаций ФАА способствуют повышению эффективности архивного дела и укреплению исторической памяти государства.

Список использованных источников

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от № 117 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
• Приказ Росархива от № 117‑р (изменения к правилам).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…».
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) к Правилам (2021‑2023 гг.).
• Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от № 237.
• Постановление Минюста Республики Беларусь от № 143 (для сравнительного анализа).
• Официальный сайт Федерального архивного агентства – раздел «Нормативные документы» (по состоянию на ).