В условиях ускоренной цифровизации государственных и коммерческих организаций электронный архив (ЭА) становится неотъемлемой частью системы управления информацией. Ниже представлен подробный обзор профессионального стандарта, регулирующего деятельность специалистов по формированию электронного архива, а также нормативных основ, функциональных требований и практических рекомендаций по его созданию и эксплуатации.

Что такое электронный архив?

Электронный архив – это совокупность аппаратных и программных средств, обеспечивающих приём, хранение, поиск, предоставление и уничтожение электронных документов в соответствии с установленными нормативными актами и внутренними регламентами организации.

В архиве могут находиться:

• постоянно действующие документы (уставы, приказы, договоры);
• временные документы (переписка, согласования, черновики) с указанием сроков их автоматического удаления или перемещения в архив;
• нормативные и справочные материалы (политики безопасности, инструкции по технике безопасности, стандарты обслуживания клиентов).

Нормативная база профессионального стандарта

Федеральное архивное агентство и типовые требования

Согласно информации из открытых источников, Федеральное архивное агентство (Росархив) утвердило Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов приказом от 15 июня 2020 г. (подпункт 4 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утверждённого Указом Президента РФ от 22 июня 2016 г.). Эти требования определяют минимальный набор функций, которые должны выполнять СЭД и СХЭД в государственных архивах.

ГОСТ Р 7.0.8-2025

Актуализированный стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2025 обновляет терминологию и устанавливает стандарты по делопроизводству и архивному делу с учётом современных требований к электронным документам. Он регламентирует:

• форматы хранения и обмена документами;
• критерии подлинности и целостности электронных записей;
• процедуры миграции и конвертации форматов без искажений.

Профессиональный стандарт «Специалист по формированию электронного архива»

В разделе I «Общие сведения» рассматриваемого профессионального стандарта закреплён вид профессиональной деятельности: создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива. Стандарт описывает:

• общие требования к квалификации (образование, опыт работы, знание нормативных актов);
• трудовые функции (приём документов, индексирование, обеспечение сохранности, предоставление доступа);
• уровни мастерства (начальный, основной, высокий).

Типовые функциональные требования к системам электронного архива

На основе типовых требований Росархива и ГОСТ Р 7.0.8-2025 можно выделить следующие обязательные функции СЭД/СХЭД:

1. Приём документов – поддержка различных каналов (веб‑интерфейс, email, API, сканирование).
2. Индексирование и метаданные – автоматическое извлечение атрибутов (номер, дата, тип документа, ответственный) и возможность ручной корректировки.
3. Хранение – резервное копирование, контроль целостности (хеш‑суммы), поддержка долгосрочного хранения (миграция форматов).
4. Поиск и предоставление – полнотекстовый поиск, фильтрация по метаданные, роль‑based доступ.
5. Конвертация форматов – возможность без потери качества переводить документ из одного формата в другой (PDF/A, TIFF, JPEG2000, DOCX и т.д.).
6. Уничтожение и архивация – автоматические правила удаления/перемещения временных документов согласно установленным срокам.
7. Аудит и журналирование – фиксирование всех операций с документами для обеспечения прослеживаемости и соответствия требованиям безопасности.

Виды электронных архивов в организации

В зависимости от целей и масштаба использования выделяют несколько типов ЭА:

• Корпоративный электронный архив (КЭА) – центральное хранилище всех видов документов предприятия (финансовые, кадровые, юридические, проектные).
• Архив временных документов – предназначен для краткосрочного хранения черновиков, согласований, переписки с автоматическим сроком жизни.
• Архив нормативных и справочных материалов – содержит политики, инструкции, стандарты, шаблоны.
• Архив государственных органов – реализует типовые требования Росархива и ГОСТ, обеспечивает долгосрочное сохранение socially значимых документов.

Преимущества внедрения электронного архива

Организации, внедрившие ЭА, получают следующие выгоды:

• Экономия времени на поиск и обработку документов (среднее сокращение времени поиска до 70 %).
• Снижение расходов на бумажное хранение (отказ от аренды помещений, покупка шкафов).
• Повышение уровня информационной безопасности (контроль доступа, шифрование, аудит).
• Соответствие законодательным требованиям (ФЗ‑152 «О персональных данных», ФЗ‑125 «Об архивном деле» и др.).
• Улучшение взаимодействия между подразделениями благодаря единому доступу к актуальным версиям документов.

Пошаговое руководство по созданию электронного архива в организации

1. Анализ текущего состояния – инвентаризация существующих документов, определение объёмов, типов и сроков хранения.
2. Определение требований – формирование перечня функциональных и не‑функциональных требований (на основе типовых требований Росархива, ГОСТ, внутренних политик).
3. Выбор решения – оценка готовых СЭД/СХЭД (например, DIRECTUM, Docsvision, Alfresco, SharePoint) либо разработка собственной системы.
4. Проектирование архитектуры – определение схемы хранения (холодное/горячее резервное копирование), модели метаданных, механизмов контроля версий.
5. Настройка индексирования и метаданных – разработание классификатора документов, карточек учёта, правил автоматического извлечения атрибутов.
6. Пилотное внедрение – запуск системы на ограниченном наборе документов, обучение пользователей, сбор обратной связи.
7. Масштабирование и оптимизация – расширение покрытия на все подразделения, настройка правил автоматического удаления/архивации временных документов, проведение нагрузочного тестирования.
8. Ввод в эксплуатацию и поддержка – утверждение нормативных документов (Положение об электронном архиве, инструкции по работе с СЭД), организация технической поддержки и периодического аудита.

Роль специалиста по формированию электронного архива

Согласно профессиональному стандарту, специалист выполняет следующие ключевые функции:

• Приём и первичная обработка – проверка комплектности, присвоение уникального идентификатора, внесение в систему учёта.
• Индексирование и метаданные – заполнение карточек документов, обеспечение соответствия классификатору.
• Контроль сохранности – мониторинг целостности файлов, организация резервного копирования, проверка соответствия требованиям ГОСТ.
• Обеспечение доступа – настройка прав доступа, консультирование пользователей по работе с архивом.
• Уничтожение и архивация – исполнение правил удаления/перемещения временных документов, подготовка актов об уничтожении.
• Аудит и отчётность – формирование журналов операций, подготовка отчётов для руководства и контролирующих органов.

Актуальные тенденции и перспективы развития

• Облачные решения – рост популярности SaaS‑платформ для электронного архива (например, AWS Glacier, Azure Blob Storage с политиками жизненного цикла).
• Искусственный интеллект – автоматическая классификация документов, извлечение сущностей, рекомендации по срокам хранения.
• Блокчейн для обеспечения неизменности – использование распределённого реестра для хранения хеш‑сумм документов и подтверждения их подлинности.
• Интеграция с системами управления предприятием (ERP, CRM) – обеспечение сквозного потока данных от создания документа до его архивации.

Профессиональный стандарт электронного архива формирует чёткую основу для квалифицированной работы специалистов, обеспечивая соответствие государственным требованиям и потребностям бизнеса. Внедрение системы электронного архива, построенной на типовых функциональных требованиях Росархива, ГОСТ Р 7.0.8-2025 и лучших практиках отрасли, позволяет организациям достичь высокой эффективности управления информацией, снизить риски потери данных и обеспечить законное хранение документов на протяжении всего их жизненного цикла.

Соблюдение представленных рекомендаций и постоянное совершенствование процессов работы с электронным архивом станет залогом надёжного и безопасного информационного пространства любого предприятия.