Архив управления государственной службы и кадров Федеральной таможенной службы (ФТС) России — это структурное подразделение, обеспечивающее централизованное хранение, учет, комплектование и использование документов, формируемых в процессе кадровой работы и управления государственной гражданской службой в таможенных органах․ Данный архив играет ключевую роль в обеспечении правовых гарантий сотрудников таможни, ведении истории службы и взаимодействии с государственными архивами РФ․

Правовая основа деятельности

Деятельность архива регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (основной закон)․
• Федеральный закон от № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»․
• Федеральный закон от № 128-ФЗ «Об архивных фондах в Российской Федерации и доступе к ним»․
• Постановления Правительства РФ по вопросам архивного дела и кадрового документооборота․
• Приказы и распоряжения Главы ФТС России, нормативные акты Управления государственной службы и кадров (УГСК)․
• Типовые инструктуры по срокам хранения документов, формируемых в федеральных органах исполнительной власти (утв․ Росархивом)․

Основные функции архива УГСК ФТС России

Архив выполняет следующие ключевые задачи:

1. Приемка и учет документов: Прием дел из структурных подразделений УГСК, территориальных таможенных управлений (ТТУ) и таможен после завершения дела или истечения срока его хранения в действующем архиве (делопроизводителе)․
2. Научно-справочная работа: Составление описей, указателей, реестров дел; формирование справочно-поискового аппарата (СПА) для оперативного поиска информации․
3. Обеспечение сохранности: Создание необходимых условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиотическая защита) в соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003․
4. Выдача документов и справок: Предоставление архивных справок, выписок, копий документов сотрудникам таможни, пенсионным фондам, судам, правоохранительным органам и гражданам (по запросам)․
5. Экспертиза стоимости и сроков хранения: Проведение акта экспертизы документов для выявления документов постоянного хранения и подлежащих уничтожению по истечении сроков․
6. Цифровое преобразование: Оцифровка фондов, создание электронных копий дел, внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и электронных архивов (ЭА)․
7. Консультационно-методическая помощь: Методическое руководство архивами таможенных органов (ТТУ, таможен) по вопросам делопроизводства и архивного дела․

Состав архивного фонда (Что хранится)

Фонд архива УГСК ФТС России формируется из документов следующих категорий:

Кадровые документы (Основной массив)

• Личные дела сотрудников: Анкеты, автобиографии, копии приказов о приеме/переводе/увольнении, служебные характеристики, сведения об оценке, награждениях, дисциплинарных взысканиях․
• Служебные списки и карточки: Учетные карточки государственных гражданских служащих, ведомости к приказам․
• Документы по присвоению классных чинов: Материалы квалификационных комиссий, протоколы заседаний;
• Документы по прохождению службы: Сведения о стаже, отпусках, командировках, обучении, переквалификации․
• Пенсионные дела и документы для расчета пенсии: Справки о заработной плате (до 2002 г․), сведения о льготном стаже, копии трудовых книг (для сотрудников, поступивших на службу до введения индивидуального учета)․

Документы по управлению государственной службой

• Приказы и распоряжения Главы ФТС, руководителей УГСК по вопросам кадровой политики․
• Планы приема на службу, планы кадровых резервов, планы обучения․
• Отчеты о движении кадров, численности, структуре сотрудников․
• Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей․
• Материалы аттестационных комиссий․

Организационно-распорядительная документация

• Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, Приказы Минфина, ФТС по вопросам службы․
• Планы работы УГСК, отчеты о выполнении планов․
• Документы по структуре и штатной численности таможенных органов․

Сроки хранения и экспертиза документов

Сроки хранения устанавливаются на основании Типовой инструктуры по срокам хранения документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти (утв․ Росархивом)․

Важно: Документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность, подлежат передаче в Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) или архивы субъектов РФ после истечения 30-летнего срока хранения в ведомственном архиве (ст․ 22 ФЗ-125)․

Порядок обращения в архив и получения справок

Кто имеет право на доступ

• Сам сотрудник (бывший сотрудник) таможни․
• Законные представители (при нетрудоспособности)․
• Наследники (для пенсионных/жилищных вопросов) — по предъявлении свидетельства о праве на наследство․
• Пенсионный фонд России (СФР) — по межведомственным запросам․
• Суды, прокуратура, следственные органы — по официальным запросам в установленном законом порядке․
• Иные лица — только с письменного согласия субъекта персональных данных или по решению суда․

Способы подачи запроса

1. Лично: Посещение архива (обычно расположен в здании УГСК ФТС или на специализированной архивной базе) с паспортом и документами, подтверждающими полномочия (доверенность, свидетельство о праве на наследство)․
2. Почта (заказное письмо с описью вложения): На адрес: 109074, г․ Москва, ул․ Ильинка, д․ 4 (или актуальный адрес УГСК/архивной базы ФТС)․ В письме обязательно указывать: ФИО полностью, дату рождения, период службы, таможню/ТТУ, цель запроса, контактный телефон, адрес для ответа․
3. Через портал Госуслуг (ЕПГУ): Услуга «Предоставление архивной справки из ведомственного архива федерального органа исполнительной власти» (если интегрировано)․
4. Через территориальную таможню: Действующие сотрудники и уволенные могут обращаться через кадровую службу своей таможни, которая направляет официальный запрос в центральный архив УГСК․

Необходимые реквизиты для поиска дела

Для ускорения поиска в запросе желательно указать:

• Фамилию, Имя, Отчество (на момент службы)․
• Дату рождения․
• Название таможни / ТТУ / структурного подразделения ФТС․
• Примерные годы работы (прием, увольнение)․
• Должность / Звание (если известно)․
• Номер и дату приказа о приеме/увольнении (если сохранены копии)․

Сроки исполнения

• По запросам граждан: до 30 календарных дней (ст․ 23 ФЗ-125)․
• По запросам госорганов (СФР, суды): в срок, установленный законом (обычно 10–30 дней)․
• Справка выдается бесплатно (кроме случаев сложного копирования больших объемов, регламентированных приказами ведомства)․

Особенности доступа к документам с ограниченным доступом

В архиве УГСК ФТС хранятся документы, содержащие:

• Персональные данные (ст․ 14 ФЗ-125): Доступ предоставляется только субъекту ПДн или его представителю, либо по решению суда․
• Государственную тайну (если сотрудник имел допуск): Доступ строго по спискам лиц, имеющих допуск соответствующего уровня и подписанных на доступ к сведениям данной грифовки․
• Иную охраняемую законом тайну (налоговая, банковская, коммерческая — редко в кадровых делах, но возможно в служебных характеристиках)․

Сроки открытия доступа: Документы с персональными данными открываются для общего пользования по истечении 75 лет со дня их создания (ст․ 14 ФЗ-125)․ До этого срока доступ ограничен․

Современные этапы развития: Цифровизация

В соответствии с программой «Цифровая экономика РФ» и приказами ФТС, архив УГСК переходит на новые технологические рельсы:

• Электронный архив (ЭА): Создание единого репозитория скан-копий личных дел и приказов․ Обеспечивает удаленный доступ уполномоченных кадровых сотрудников ТТУ к архивным данным․
• Автоматизированная информационная система (АИС) «Кадры» / «Архив»: Ведение электронных описей, контроль сроков хранения, формирование отчетности для Росархива․
• Оцифровка фондов: Приоритетное сканирование личных дел сотрудников, уволенных до 2000 г․ (бумажные носители изнашиваются), а также приказов по личному составу․
• Единая архивная информационная система (ЕАИС): Интеграция с федеральной системой Росархива для учета фондов и предоставления межведомственных справок в электронном виде․

Контакты и реквизиты (Справочно)

Внимание: Контактные данные могут меняться․ Актуальную информацию необходимо уточнять на официальном сайте ФТС России (раздел «Организация» -> «Управление государственной службы и кадров» -> «Архив») или по телефону справочной ФТС․

Типовые ошибки при обращении и советы

• Ошибка: Обращение в ГАРФ (Государственный архив РФ) сразу․ Совет: Документы за последние 30–75 лет (в зависимости от категории) находятся в ведомственном архиве ФТС․ В ГАРФ они переходят только после истечения ведомственного срока хранения․
• Ошибка: Неполные ФИО или отсутствие даты рождения․ Совет: В таможне служил много однофамильцев․ Без даты рождения и таможни поиск может занять месяцы или дать отрицательный результат․
• Ошибка: Запрос справки «для пенсии» в СФР без предварительного получения архивной справки о стаже/зарплате (если период до 2002 г․ не зачислен в ИЛС)․ Совет: Сначала закажите в архиве ФТС «Справку о заработной плате за период до 2002 г․» или «Справку о стаже», затем предоставьте её в СФР․
• Ошибка: Утеря доверенности при получении справки третьим лицом․ Совет: Доверенность должна быть нотариально заверена или заверена руководителем организации (для действующих сотрудников) и содержать право на получение архивных документов․

Архив управления государственной службы и кадров ФТС России является гарантом сохранения кадровой памяти таможенного ведомства․ Он обеспечивает реализацию конституционных прав граждан на доступ к информации о себе, социальную защищенность ветеранов таможни (пенсионное обеспечение, льготы) и правопорядок в кадровом документообороте․ Переход на электронное архивирование и интеграцию с федеральными информационными системами существенно ускоряет выдачу архивных справок и повышает надежность хранения уникальных документов․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных правовых вопросов (восстановление стажа, оспаривание решений, доступ к секретным документам) рекомендуется обратиться к юристу, специализирующемуся на архивном и пенсионном праве, или в правовое управление ФТС․