Сканирование – это современный способ перевода бумажных архивных документов в удобный для поиска и работы электронный формат. В России процесс оцифровки государственных архивов активно развивается, опираясь на методические рекомендации, специализированное программное обеспечение и высокотехнологичное оборудование.

Исторический контекст и нормативная база

В 2012 году Научно‑исследовательский институт репрографии (г. Тула) по заказу Росархива разработал Методические рекомендации и программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования. Эти рекомендации размещены на портале «Архивы России» и стали основой для создания единой системы оцифровки в государственных архивах.

С тех пор Федеральное архивное агентство (Росархив) и региональные архивы используют их при формировании Регламента изготавления государственного архива научно‑технической документации (РГАНТД). Регламент учитывает опыт более 70 государственных и муниципальных архивов, автоматизированных системой АИС ЭЛАР‑Архив.

Технологическая платформа: АИС ЭЛАР‑Архив

АИС ЭЛАР‑Архив – самая популярная и технологичная система автоматизации архивной деятельности в России. На её базе построены единые архивные информационные системы более чем в 10 субъектах РФ, а также автоматизирована работа более 70 государственных и муниципальных архивов.

• Интеграция с системами документооборота (Directum, Конника Минолта и др.).
• Поддержка массового сканирования и пакетного ввода данных.
• Встроенные модули контроля качества и индексации.
• Возможность онлайн‑мониторинга процесса сканирования через «Смарт‑Архив».

Оборудование для массового сканирования

Для обеспечения высокой скорости и качества оцифровки в государственных архивах применяются специализированные сканеры:

1. ЭларСкан А1‑800КС – планетарный сканер, установленный в Государственном архиве Владимирской области (сообщение от 24 июня 2026 г.). Позволяет сканировать до нескольких тысяч страниц в день в пакетном режиме.
2. Пакетные сканеры Konica Minolta, оснащённые технологией электронного поиска, ускоряют поиск нужных документов в электронном архиве.
3. Мобильные сканеры для выездного сканирования архивных фондов «по месту хранения».

Все устройства поддерживают запись полученных файлов на флеш‑накопители, CD/DVD и сетевые хранилища, что гарантирует надёжную сохранность данных.

Процесс сканирования: от подготовки к контролю качества

4.1 Подготовительный этап

• Обследование фонда: оценка состояния документов, определение приоритетных групп (научно‑технические, кадровые, бухгалтерские, юридические и др.).
• Разработка плана сканирования с учётом объёмов и требуемой скорости.
• Подготовка документов: очистка от пыли, исправление повреждений, маркировка обложек и листов‑заверителей.

4.2 Сканирование

Сканирование проводится в двух режимах:

• Пакетный (массовый) режим – для однотипных документов (описи, листы‑заверители, бухгалтерские отчёты). Скорость до нескольких тысяч страниц в сутки.
• Индивидуальный режим – для ценных, хрупких или уникальных материалов (фотографии, чертежи, рукописные документы).

4.3 Обработка и индексация

• Оптическое распознавание текста (OCR) – преобразует отсканированный образ в машинно‑читаемый текст.
• Распознавание рукописных данных – применяется в проектах по оцифровке НТД (научно‑технической документации).
• Создание метаданных: дата, тип документа, архивный фонд, уровень доступа.

4.4 Контроль качества

Методические рекомендации 2012 г. предусматривают многоуровневый контроль:

1. Автоматический контроль резолюции, контрастности и цветопередачи.
2. Сравнительный анализ оригинала и скана (проверка наличия всех страниц, отсутствие искажений).
3. Регулярный аудит оборудования с помощью программного обеспечения, разработанного совместно с Росархивом.

Практические примеры реализации проектов

• Федеральный архив России – в 2025 году получено 195 млн руб. на оцифровку нескольких тысяч архивных документов, включая особо ценные и находящиеся в плохом состоянии.
• Государственный архив Владимирской области – внедрён планетарный сканер ЭларСкан А1‑800КС, позволяющий сканировать до 3 000 страниц в день.
• Департамент земельных и имущественных отношений Приморского края – успешно оцифрованы наиболее востребованные группы документов, что сократило время доступа к материалам на 70 %.
• Компания «Инфолоджистикс» – реализовала проект по сканированию и индексации архивов в нескольких государственных учреждениях, обеспечив потоковое преобразование информации.

Проблемы и вызовы

Несмотря на значительные успехи, в сфере сканирования государственных архивов остаются актуальными следующие проблемы:

• Состояние оригинальных документов – многие фонды находятся в плохом состоянии, требуют консервации перед сканированием.
• Кибербезопасность – случаи мошеннических действий от имени государственных архивов подчеркивают необходимость надёжных систем защиты данных.
• Стандартизация форматов – необходимость согласования форматов файлов (PDF/A, TIFF, JPEG2000) и метаданных между различными субъектами РФ.
• Финансирование – крупные проекты требуют значительных инвестиций в оборудование и программное обеспечение.

Перспективы развития

В ближайшие годы ожидается дальнейшее развитие следующих направлений:

1. Искусственный интеллект и машинное обучение – автоматическое распознавание рукописных текстов, классификация документов и предиктивный поиск.
2. Облачные решения – хранение оцифрованных архивов в защищённых облачных хранилищах с возможностью масштабного доступа.
3. Интеграция с национальными порталами – открытый доступ к историческим материалам через единый портал «Архивы России».
4. Улучшение мобильных решений – развитие выездных сканеров, позволяющих оцифровывать документы непосредственно в местах их хранения.

Как начать проект сканирования в вашем архиве

Для успешного запуска проекта рекомендуется выполнить следующие шаги:

• Провести аудит текущего фонда и определить приоритетные группы документов.
• Сформировать техническое задание с учётом методических рекомендаций Росархива.
• Выбрать поставщика оборудования (например, ЭларСкан, Konica Minolta) и программного обеспечения (АИС ЭЛАР‑Архив, Directum).
• Организовать обучение персонала и установить систему контроля качества.
• Запустить пилотный проект и оценить эффективность перед масштабированием.

Сканирование в государственных архивах – ключевой элемент цифровой трансформации культурного и исторического наследия России. Современные методики, проверенное оборудование и интегрированные информационные системы позволяют обеспечить высокое качество оцифровки, безопасность данных и быстрый доступ к документам для исследователей и граждан.

Продолжая инвестировать в технологии и стандарты, государственные архивы смогут не только сохранить ценные материалы для будущих поколений, но и открыть их широкому кругу пользователей, способствуя развитию науки, образования и гражданского общества.

Контактная информация для заказчиков:

• Тел.: ###-###-####
• Э‑почта: info@elar-archive.ru
• Сайт: www.elar-archive.ru