Городской архив Смоленска — это ключевое учреждение, хранящее документальную память города. Для исследователей, гениалогов, юристов и обычных граждан, ищущих сведения о прошлом, официальный сайт архива является главным инструментом удаленной работы с фондами. В этой статье мы подробно разберем структуру веб-ресурса, доступные онлайн-услуги, особенности поиска дел и актуальные контакты.

Официальный адрес сайта и его назначение

На момент написания статьи (ноябрь 2026 года) официальный интернет-ресурс Городского архива Смоленска доступен по адресу (обычно это поддомен на сайте администрации города или отдельный домен в зоне .ru):

• Основной портал: smolenskarchiv.ru (или раздел на сайте smolensk.ru в разделе «Управление архивами и делопроизводством» / «Городской архив»).

Важно: Всегда проверяйте адресную строку браузера. Официальные государственные ресурсы используют протокол HTTPS и домены в зоне .gov.ru, .ru или поддомены официального сайта администрации города (smolensk.ru). Остерегайтесь фишинговых сайтов, имитирующих госуслуги.

Структура и основные разделы сайта

Сайт построен в соответствии с требованиями к веб-ресурсам государственных органов (ГОСТ Р 52872-2018) и адаптирован для слабовидящих пользователей. Основное меню обычно включает:

1. Главная: Новости архива, анонсы выставок, информация о режиме работы в праздничные дни.
2. Сведения об организации: Устав, лицензии, структура, реквизиты, отчеты о деятельности.
3. Деятельность: Описание основных функций: формирование фондов, хранение, учет, использование документов.
4. Фонды и описи (Ключевой раздел): Путеводители, описи фондов, информационно-справочные системы (ИСС).
5. Услуги / Для граждан: Порядок предоставления архивных справок, копий документов, тарифы, сроки.
6. Электронные услуги / Онлайн-заявки: Формы для подачи запросов дистанционно.
7. Контакты: Адреса, телефоны, электронная почта, схема проезда, часы приема посетителей.

Онлайн-услуги: как получить справку или копию документа не выходя из дома

Это самый востребованный функционал портала. Через официальный сайт можно:

Подача электронного обращения (запроса)

В разделе «Электронный приемная» или «Написать в архив» размещена форма обратной связи. Вам потребуеться указать:

• ФИО, адрес проживания, контактный телефон, e-mail.
• Тема обращения (например, «Запрос архивной справки о месте рождения»).
• Текст запроса с максимально точными данными (ФИО искомого лица, даты, названия организаций).
• Прикрепление сканов документов, подтверждающих родственные связи (если запрашиваете чужые данные) — паспорт, свидетельства о рождении/браке, доверенность.

Интеграция с порталом Госуслуг (ЕПГУ)

Многие архивные услуги (выдача справок, копий) переводятся в электронный вид через Единый портал госуслуг (gosuslugi.ru). На сайте архива обычно есть прямые ссылки на соответствующие федеральные или региональные услуги (например, «Получение архивной справки», «Предоставление копий документов»). Это позволяет отслеживать статус заявки в личном кабинете и получать готовый результат в электронном виде (с ЭЦП) или по почте.

Оплата услуг

В разделе «Тарифы» или «Платные услуги» опубликованы актуальные цены на:

• Поиск документов (за 1 час работы архивариуса).
• Изготовление копий (бумажные, цифровые — сканирование, фотографирование).
• Выдачу заверенных справок.

Оплата производится через платежный шлюз на сайте (банковские карты «Мир», Visa, MasterCard) или через квитанцию в банке/почте. Сохраняйте чек/квитанцию — она нужна для получения результата.

Работа с фондами: поиск дел через сайт

Городской архив Смоленска хранит документы с XVIII века по наши дни (материалы городской думы, исполнительных комитетов, администрации, предприятий, организаций, личные фонды известных смолян).

Путеводители и описи в открытом доступе

На сайте в разделе «Фонды» / «Информационно-справочные системы» часто выкладываются:

• Путеводитель по фондам (обобщенное описание всех фондов: номер фонда, название, датировка, количество дел).
• Описи к фондам (перечень дел внутри фонда с указанием заглавия дела, дат, количества листов). Описи могут быть в формате PDF, Excel или доступны через веб-интерфейс поиска.

Как пользоваться описями для предварительного поиска

1. Определите, какой фонд может содержать нужный документ (например, Фонд Р-123 «Смоленский городской исполнительный комитет» или Фонд П-45 «Завод «Красный металлист»» ).
2. Откройте опись к этому фонду.
3. Используйте поиск по файлу (Ctrl+F) по ключевым словам: фамилия, название улицы, название организации, год.
4. Запишите номер фонда, описи и дела (например: Ф. Р-123, Оп. 1, Д. 456). Эти данные обязательно укажите в запросе — это ускорит работу архивариуса в разы и снизит стоимость поиска.

База данных «Память народа» и гениалогические ресурсы

Сайт может содержать ссылки на федеральные ресурсы (Подвиг народа, Память народа, Общероссийская гениалогическая корпорация), где оцифрованы метрические книги, ревизские сказки и confesionalные ведомости Смоленской губернии. Для гениалогии часто полезнее начинать поиск именно там.

Режим работы читальни и приема посетителей

Информация на сайте всегда актуальнее, чем в справочниках 2ГИС или Яндекс.Карт. Обязательно проверяйте раздел «Контакты» или «Режим работы» перед поездкой.

Правила работы в читальне:

• Работа только с карандашом (ручки запрещены).
• Запрет на фотоаппараты без разрешения (разрешено фотографировать со смартфона без вспышки для личных целей в большинстве архивов сейчас, но уточняйте).
• Заказ дел: обычно до 5–10 единиц за один визит, срок выдачи — от 30 минут до суток (если дела на другом складе).
• Необходим паспорт для оформления читательского билета (или заявления на доступ).

Типовые запросы: что ищут в Городском архиве Смоленска чаще всего

1. Подтверждение стажа/работы: Справки о трудовом стаже для Пенсионного фонда (СФР), если трудовая книжка утеряна, а предприятие ликвидировано. Архив хранит личные карточки, ведомости зарплат, приказы о приеме/увольнении.
2. Гениалогия / Метрические записи: Поиск записей о рождении, браке, смерти (до 1917 года — метрические книги приходов, после 1917 — книги ЗАГСов, переданные в архив по истечении сроков хранения — 100 лет для рождений, 75 для браков/смертей).
3. История домов и улиц: Документы по градостроительству, планы кварталов, списки жильцов (домовые книги — редко сохранились, но бывают в фондах УК/ЖЭК), проекты зданий.
4. Реабилитация/Политические репрессии: Дела НКВД/КГБ (часто находятся в ГАСО или ФСБ, но городской архив может иметь списки репрессированных, материалы комиссий по реабилитации 90-х).
5. Награждение медалями «За отвагу», «За трудовое отличие» и др.: Материалы городских партийных и советских органов.

Частые ошибки пользователей сайта (Чек-лист «Что не делать»)

• Писать запрос «Найдите всё по фамилии Иванов». Архивариус не бот. Нужен конкретный вопрос: «Подтвердить факт работы Иванова Ивана Ивановича на заводе «Искра» в 1960–1970 гг.».
• Не прикреплять документы на родство. По закону «Об архивном деле в РФ» (ст. 22) доступ к документам, содержащим сведения о частной жизни (до 75 лет), имеют только само лицо или его наследники/законные представители. Без сканов свидетельств — отказ.
• Игнорировать оплату. Бесплатно выдаются только справки о реабилитации, для судов (по запросу суда) и ветеранам ВОВ. Остальное — платно по тарифам.
• Ждать мгновенного ответа. Закон дает 30 дней на ответ (продлевается до 60 при сложностях). Электронные запросы часто идут быстрее, но не мгновенно.

Альтернативные ресурсы, если на сайте архива нет нужных данных

Если поиск на сайте Городского архива не дал результатов, проверьте:

• Государственный архив Смоленской области (ГАСО) — хранит фонды губернских, уездных учреждений, дворянских родов, церкви, коллективизации, войны. Сайт: gaso.ru (или раздел на admin-smolensk.ru).
• ЗАГС г. Смоленска — для актуальных записей (менее 75/100 лет).
• Центральный государственный архив Древних Актов (ЦГАДА), РГИА, РГВИА (Москва/СПб) — для дореволюционной истории (поместные ряды, ревизские сказки Смоленска). Доступны через портал «Архивы России» (archives.gov.ru).
• Проект «Родовид» / FamilySearch / MyHeritage — оцифрованные метрические книги Смоленской губернии.

Официальный сайт Городского архива Смоленска — это не просто визитка, а полноценный рабочий инструмент. Грамотное использование раздела «Фонды/Описи» для предварительного выявления номеров дел, подача запроса через форму обратной связи или Госуслуги с полным пакетом документов и оплатой — залог того, что вы получите нужную архивную справку или копию документа в установленные законом сроки.

Совет: Добавьте страницу «Контакты» и «Фонды» в закладки браузера. Режим работы и контакты могут меняться (ремонт, карантин, смена руководства), и только официальный сайт дает гарантированно достоверную информацию.

Данная статья подготовлена на основе общедоступных сведений о деятельности муниципальных архивов РФ и типовой структуры их официальных сайтов по состоянию на ноябрь 2026 года. Для решения конкретных правовых вопросов обращайтесь непосредственно в архив по контактам, указанным на его официальном веб-ресурсе.