Оформление передачи архивных документов — это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения архивного законодательства (ФЗ-22 «Об архивном деле в РФ», ФЗ-125 «Об обязательном архивном фонде»), а также методических рекомендаций Росархива. Главное правило: передача архива без подписанного акта приема-передачи не имеет юридической силы и не снимает ответственность с передающей стороны за сохранность дел.

В данной статье подробно разбираются виды актов, единые формы (ОС-1, ОС-1а и др.), специфика заполнения для архивов, типичные ошибки и предоставляется структура бланка для самостоятельного использования.

Законодательная база и нормативные акты

Основой для оформления передачи архива служат:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об обязательном архивном фонде Российской Федерации» (ст. 18, 22, порядок передачи документов в архивы).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Росархива от № 101 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных архивах» (регламентирует состав передаваемых документов и акты).
• Приказ Минфина от № 17н (единые формы первичной учетной документации, в т.ч. ОС-1, ОС-1а для ОС, но для архивов часто используются собственные формы).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Акт приема-передачи документов в архив. Общие требования».

Важно: Для передачи архива в государственный архив (Государственный архив субъекта РФ, РГАЭ и др.) обязательно использование формы, утвержденной Росархивом (Приложение к Инструкции № 101). Для внутренней передачи (между отделами, при реорганизации, при смене архивариуса) организация может утвердить свой бланк локальным нормативным актом (Приказом/Распоряжением руководителя).

Основные виды актов приема-передачи архива

Акт приема-передачи документов в государственный архив (Форма по Приказу Росархива № 101)

Это строгая отчетная форма. Она включает:

1. Шапку с реквизитами передающей организации и принимающего архива.
2. Сведения о передаваемом фонде (индекс, название, даты крайних документов, количество дел/единиц хранения, погонные метры).
3. Ссылку на экспертную заключение (акту отбора) или опись фонда.
4. Подписи руководителя передающей стороны, главного архивариуса/архивариуса, директора государственного архива.
5. Печати сторон (если имеются).

Акт внутренней передачи архива (при реорганизации, ликвидации, смене ответственного лица)

Оформляется по форме, утвержденной Приказом руководителя организации. Обязательные элементы:

• Основание передачи (приказ о реорганизации, ликвидации, кадровый приказ о смене МОЛ).
• Перечень передаваемых фондов/описей с указанием количества дел.
• Состояние дел (проверка наличия переплетов, оправок, читаемости, сортировки).
• Наличие справочно-поискового аппарата (описей, указателей, карточек учета).
• Подписи передающей и принимающей комиссий (минимум 3 человека в каждой).

Акт приема-передачи архива при передаче в коммерческий архив / аутсорсинг

Является приложением к договору хранения/обслуживания архива. Должен содержать:

• Ссылку на договор.
• Детальную опись передаваемых единиц хранения (можно в приложении).
• Условия хранения (температура, влажность, режим доступа, класс пожарной опасности).
• Ответственность сторон за утерю/порчу (штрафные санкции).

Структура бланка акта приема-передачи архива (универсальный шаблон)

Ниже приведена структура рекомендуемого бланка, который можно скопировать в Word и адаптировать под нужды организации.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовка документов: Перед составлением акта проведите инвентаризацию. Сверьте дела с описями, указанными номенклатурами/описями. Убедитесь, что все дела переплетены, в оправках, имеют надписи на корешках.
2. Формирование комиссии: Издайте Приказ о создании комиссии по приему-передаче архива (минимум 3 человека: председатель — зам. директора, архивариус, бухгалтер/юрист/администратор).
3. Заполнение «Шапки»: Укажите полное наименование организаций, основание (Приказ, Договор, Постановление о ликвидации).
4. Табличная часть: Заполняйте строго по описям. Критично: указывайте не только количество дел, но и погонные метры (для расчета площади хранения) и номера контейнеров (коробок/ячеек) для быстрого поиска.
5. Приложения: Описи передаются в 2-х экземплярах (один остается у передающей стороны с отметкой о приеме, второй уходит в архив). Нумеруйте приложения.
6. Подписание: Акт подписывается всеми членами комиссии с расшифровкой подписей. Дата акта = дата фактической передачи.
7. Экземпляры: Составляется минимум в 3-х экземплярах: Передающей стороне, Принимающей стороне, в архив организации (в дело об архиве). При передаче в гос. архив — 4 экз. (для Росархива/областного архива).

Специфика передачи в разные виды архивов

Передача в Государственный архив (Обязательный архивный фонд)

• Предварительно необходимо получить Экспертное заключение (Акт отбора) от экспертной комиссии гос. архива.
• Документы передаются по Описям фондов, составленным по ГОСТ Р 7.0.99-2018.
• Акт оформляется на бланке гос. архива (форма Приказа Росархива № 101).
• Сроки передачи строгие: в течение 3 лет после образования документов (для федеральных органов) или по истечении сроков хранения в ведомственном архиве.

Передача при реорганизации / ликвидации юрлица

• Основание: Приказ ликвидатора / Решение учредителей / Передаточный акт к разделительному балансу.
• Архив передается правопреемнику. Если правопреемника нет, в гос. архив по месту нахождения ликвидируемой организации.
• Акт является основанием для списания архива с баланса передающей стороны и принятия на баланс принимающей (если это ОС/НМА).

Передача на аутсорсинг (в коммерческий архив)

• Акт является приложением к Договору хранения.
• Обязательно фиксируются: класс защищенности помещения, наличие ПС/ОПС, условия доступа (Кто и как забирает оригиналы/копии), порядок утилизации по истечении сроков.
• Рекомендуется приложить фотофиксацию состояния коробок/стеллажей на момент приема.

Смена материально ответственного лица (МОЛ) — Архивариуса

• Оформляется Акт инвентаризации архива (форма ИНВ-22 или свой бланк) + Акт приема-передачи.
• Новый архивариус подписывает, что принял архив «в надлежащем состоянии, в полном соответствии с описями».
• Старый архивариус снимает с себя ответственность только после подписания акта новым МОЛ.

Типичные ошибки и риски

Электронный документооборот (ЭДО) и акты приема-передачи

С 2026 года использование ЭДО для архивных операций становится стандартом де-факто для гос. секторов и крупных корпораций.

• Юридическая сила: Акт в формате XML/PDF с усовершенствованной КЭП (квалифицированной электронной подписью) сторон равносилен бумажному (ст. 6, 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• Форматы: Для передачи в гос. архивы часто требуется формат PDF/A-1b (для долгосрочного хранения) с вложенными файлами описей (XML по схеме Росархива).
• Реестры: Ведение реестра актов в АИС «Архив» / 1С:Архив / DIRECTUM / SBIS позволяет автоматически формировать бланк на основе данных учета дел.

Лайфхак: Настройте в вашей АИС «Архив» автоматическое заполнение акта по данным номенклатуры/описей. Это исключит ошибки в количестве дел и номерах коробок.

Хранение и учет актов приема-передачи

Сами акты приема-передачи архива — это архивные документы категории «Управление архивным делом».

• Срок хранения: Постоянно (для актов передачи в гос. архив, при реорганизации, ликвидации) или 75 лет (для внутренних актов смены МОЛ, передачи на аутсорсинг — уточняйте в номенклатуре дела вашей организации).
• Учет: Акты шифруются в номенклатуру дел (раздел «Управление архивом», «Прием-передача архивов»), переплетаються в делах ежегодно.
• Контроль: Наличие подписанного акта проверяется при ревизиях Росархива, прокурором, аудиторами, при сдаче отчетности в ФНС (если архив списывается с налогового учета).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать форму ОС-1 (Акт о приеме-передаче основных средств) для архива?

Нет, не рекомендуется. Форма ОС-1 (Приказ Минфина № 17н) предназначена для основных средств (оборудование, транспорт). Архивные документы, это не ОС (кроме редких случаев уникальных документов на балансе как НМА), они учитываются в ф; 048 «Сведения о движении архивных документов». Используйте форму по ГОСТ Р 7.0.8-2013 или Приказу Росархива № 101;

Что делать, если при передаче обнаружены недостачи (не хватает дел)?

Составляется Акт расхождения (или Акт инвентаризации с выявленными недостачами). Передача архива приостанавливается до выяснения причин. В акте приема-передаче делается отметка: «Принято с расхождениями по приложенному Акту №…». Недостачи оформляются отдельно, инициируется служебное расследование/проверка.

Нужна ли нотариальная заверка акта при передаче архива при продаже бизнеса (сделке M&A)?

Закон не требует нотариальной заверки акта приема-передачи архива. Однако нотариус может заверять Передаточный акт к договору купли-продажи доли/акций/имущественного комплекса, к которому приложен акт приема-передачи архива; Это повышает доказательную силу в суде.

Как оформить передачу электронного архива (файлов, баз данных)?

Акт должен содержать: перечень информационных систем/баз, объем данных (Гб/Тб), хеш-суммы (MD5/SHA-256) для контроля целостности, формат файлов, права доступа, носители (если передаются физически) или доступ к облаку/СЭД. Приложение: реестр файлов/папок с хеш-суммами.

Грамотное оформление акта приема-передачи архива — это гарантия правовой безопасности организации, сохранности документного наследия и защиты от штрафов регуляторов. Ключевые принципы: полнота описей, соответствие факта документам, компетентная комиссия, хранение всех экземпляров.

Чек-лист перед подписанием акта:

1. [ ] Издан Приказ о комиссии.
2. [ ] Проведена полная инвентаризация (сверка с описями).
3. [ ] Все дела в надлежащем состоянии (переплет, оправки, корешки).
4. [ ] Описи подготовлены в 2-х экз., подписаны архивариусом и руководителем.
5. [ ] В акте указаны: Индексы фондов, Номера описей, Кол-во дел, Пог. метры, Номера коробок.
6. [ ] Приложены: Описи, Акт отбора (для гос. архива), Перечень коробок, Фотофиксация (по желанию).
7. [ ] Акт подписан всеми членами комиссии с расшифровкой.
8. [ ] Составлено необходимое количество экземпляров (3-4).
9. [ ] Один экземпляр с отметкой о приеме остался у передающей стороны.
10. [ ] Данные внесены в учетную систему (АИС Архив / 1С / Журнал учета).

Дата актуализации статьи: . Нормативная база актуальна на момент публикации. Перед оформлением сверьтесь с последними приказами Росархива и Минфина.