Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Передача документов в архив — это обязательная процедура для любой организации, которая завершила дело по делам с истекшими сроками хранения или реорганизуется. Главным документом, фиксирующим этот процесс, является Акт приема-передачи дел (документов) на архивное хранение. В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить этот документ в 2026 году, какие нормативные акты регулируют процесс и предоставим актуальные образцы для заполнения.

Правовая база и нормативные акты 2026 года

Оформление дел к архивному хранению и их передача осуществляются в строгом соответствии с законодательством. На 2026 год ключевыми документами являются:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
Приказ Минкультуры России от № 2364 «Об утверждении Правил формирования архивов организаций и порядка передачи архивных документов в государственные архивы» (основной регламент для негосударственных организаций).
Приказ Минюста России от № 394 (ред. от , с изм. от ) «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (актуален для нотариальных офисов и организаций, ведущих нотариальный учет).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Описи архивных документов. Общие требования к составлению».
Внутренние нормативные акты организации (Инструкция по архивному делу, Номенклатура дел).

Важно: Для государственных органов и организаций могут действовать специальные приказы ведомств (например, образец акта передачи в Архив Аппарата ЦИК России), которые устанавливают свои формы бланков.

Когда составляется Акт приема-передачи?

Акт готовится в следующих основных случаях:

Ежегодная сдача дел в архив организации после истечения сроков хранения в структурных подразделениях (по итогам экспертизы стоимости документов).
Передача дел в государственный архив (для организаций, подлежащих ликвидации, или по истечении 10-летнего срока хранения в архиве организации — для отдельных категорий документов).
Реорганизация или ликвидация организации (передача правопреемнику или в госархив).
Передача документов воинского учета (специфический вид акта — Акт приема-передачи дел по воинскому учету).
Передача электронных документов (составляются отдельные описи/акты на дела с разными сроками хранения).

Структура и обязательные реквизиты Акта

Согласно архивным стандартам и деловой практике, Акт должен содержать следующие блоки:

Шапка документа

Наименование организации-передающей (полное и сокращенное).
Наименование архива-получателя (архив организации или государственный архив).
Название документа: «АКТ приема-передачи дел (документов) на архивное хранение» (или «на постоянное хранение в государственный архив»).
Номер акта и дата составления (место: город/населенный пункт).

Преамбула (Кто передает и кто принимает)

Указываются ФИО, должности и основание действия (должностная инструкция, приказ, доверенность) лиц, составляющих комиссию:

Представитель передающей стороны (обычно руководитель структурного подразделения или секретарь/делопроизводитель).
Представитель принимающей стороны (архивист, заведующий архивом, директор госархива).
Члены комиссии (при необходимости).

Основная часть (Табличная часть / Перечень передаваемого)

Ссылка на приложение — Сдаточную опись. В самом акте обычно указывают сводные данные:

Период хранения дел (за какой год/года).
Количество описей (томов описи).
Общее количество дел (единиц хранения).
Общее количество листов (для бумажных носителей).
Наличие электронных копий / оригиналов на электронных носителях.

Условия приема-передачи

Подтверждение того, что дела подготовлены по Номенклатуре, прошли экспертизу стоимости, оформлены по ГОСТ (сшиты, пронумерованы, закреплены обложки).
Указание сроков хранения для каждой категории дел (временное / постоянное).
Заметки о выявленных дефектах (если были): порванные листы, отсутствие подписей, несоответствие описи и т.д. В справочном аппарате акта отражается информация о документах, подлежащих приему-передаче: название и номер описи, количество экземпляров описи, количество принятых дел.

Заключительная часть

Фраза: «Документы приняты в надлежащем состоянии / с замечаниями (перечислить)».
Количество экземпляров акта (обычно 2: один у передающей стороны, второй в архиве).
Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО).
Печати организаций (если предусмотрено уставом/правилами делопроизводства).

Образец заполнения Акта (Универсальная форма для архива организации)

Ниже приведен типовой образец, который можно адаптировать под нужды вашей организации. Скачайте образец полностью и вставьте свои данные.

ООО «РОМАШКА»

АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

АКТ № 15

приема-передачи дел на архивное хранение

г. Москва «10» октября 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся:

Заведующая архивом ООО «Ромашка» Иванова Анна Петровна, действующая на основании Приказа от № 5-од,

Специалист отдела кадров ООО «Ромашка» Петров Сергей Иванович, действующий на основании должностной инструкции,

Главный бухгалтер ООО «Ромашка» Сидорова Елена Владимировна (член экспертной комиссии), действующая на основании Приказа от № 5-од,

составили настоящий Акт о том, что Отдел кадров (передающая сторона) передает, а Архив ООО «Ромашка» (принимающая сторона) принимает на архивное хранение дела за 2023 год в соответствии с Утвержденной Номенклатурой дел и Сроками хранения.

ПЕРЕЧЕНЬ ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДЕЛ (по Сдаточной описи № 1 от ):

№ п/п	Индекс дела (по номенклатуре)	Наименование дела	Срок хранения (лет)	Кол-во листов	Примечание
1	01-01	Приказы по основной деятельности	50	150	—
2	02-05	Личные дела работников (увольненные 2023 г.)	75	420	Дело № 15 без обложки (акт прил.)
3	03-10	Табели учета рабочего времени	5	300	—
ИТОГО дел: 3				870

Всего передается: 1 (одна) сдаточная опись в 1 (одном) экземпляре, 3 (три) дела, 870 (восемьсот семьдесят) листов.

Дела подготовлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016: пронумерованы, сшиты, обложки закреплены, экспертиза стоимости проведена (Протокол № 2 от ).

При передаче выявлены следующие особенности: в личном деле № 15 (Иванов И.И.) отсутствует обложка дела, составлен отдельный Акт об обнаруженных дефектах.

Документы приняты в надлежащем состоянии (с замечаниями, указанными выше).

Акт составлен в 2 (двух) экземплярах: один — у передающей стороны, второй — в архиве.

ПЕРЕДАЛ:

Подпись _______________ /Петров С.И./

М.П.

ПРИНЯЛ:

Подпись _______________ /Иванова А.П./

М.П.

ЧЛЕНЫ КОМИССИИ:

Подпись _______________ /Сидорова Е.В./

Особенности передачи в Государственный архив

При передаче документов в государственный архив (например, при ликвидации организации или истечении сроков хранения в ведомственном архиве) используется форма, утвержденная приказом конкретного госархива или типовая форма (часто называемая Приложение 35 к методическим рекомендациями).

Ключевые отличия:

В шапке указывается наименование госархива (например, «Государственный архив г. Москвы»).
Подписывает директор госархива (или уполномоченное лицо).
Обязательно указывается: название и номер описи, количество экземпляров описи, количество принятых государственным архивом дел страховых копий.
Приложением является Сдаточная опись (формируется по форме, установленной госархивом) и Акт экспертизы стоимости документов.
В акте фиксируется факт передачи ключей от сейфов/хранилищ (если применимо).

Сдаточная опись — неотъемлемая часть Акта

Самое главное помнить: Акт приема-передачи без Сдаточной описи недействителен. Опись — это основной учетный документ, который идет в архив вместе с делами. Акт лишь фиксирует факт передачи самой описи и дел по ней.

Правила составления описи (ГОСТ Р 7.0.97-2016):

Составляется в 2 экземплярах (один в дело/к описи, второй — в архив/передающей стороне).
Отдельные описи составляются на дела с разными сроками хранения (постоянное, временное 10 лет, 50 лет, 75 лет и т.д.).
То же касается электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.
В описи указываются: индекс дела, заглавие, даты начала/окончания, срок хранения, количество листов, примечания.

Частые ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)

Отсутствие номера и даты акта.
Несоответствие данных акта и описи (разное количество дел, листов, другие заглавия).
Отсутствие ссылки на Номенклатуру дел и Протокол экспертизы стоимости.
Передача несшитых дел, дел без обложек, с непронумерованными листами.
Неполный состав комиссии (нет представителя передающей стороны или архивиста).
Использование устаревшей формы (для госархивов — обязательно уточняйте актуальную форму на сайте архива или в методических рекомендациях на текущий год).
Игнорирование электронных документов. Если дела ведутся в ЭДО, необходима опись электронных дел и акт передачи ключей ЭП/доступов.

Алгоритм приема-передачи документов в архив организации (Кратко)

Подготовка: Формирование дел по Номенклатуре к концу года.
Экспертиза стоимости: Заседание экспертной комиссии, протокол присваивания сроков хранения.
Оформление дел: Сшивка, нумерация листов, закрепление обложек, формирование описей.
Составление Сдаточной описи: В 2-х экземплярах.
Составление Акта приема-передачи: Заполнение бланка (как в образце выше).
Подписание: Комиссией (передающая сторона + архивист).
Физическая передача: Перемещение дел на стеллажи архива.
Учет: Внесение данных в Учетную карточку фонда / Автоматизированную систему архива.

Грамотное оформление Акта приема-передачи документов в архив — это гарантия правовой значимости ваших архивных фондов и защита организации при проверках (Росархива, налоговой, судебных разбирательств). Используйте приведенный выше образец как базу, но обязательно адаптируйте его под внутренние правила делопроизводства вашей организации и требования конкретного архива-получателя (особенно если это государственный архив).

Совет: Ведите журнал регистрации актов приема-передачи (Журнал учета передачи дел в архив) — это упростит поиск истории перемещения дел в будущем.

Статья подготовлена на основании актуальной на информации (Приказ Минкультуры № 2364, Приказ Минюста № 394, ГОСТ Р 7.0.97-2016, практика КонсультантПлюс). Перед использованием бланков рекомендуется сверить требования с актуальными методическими рекомендациями вашего ведомственного или территориального государственного архива.