Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Акт приёма‑передачи документов (далее – Акт) является обязательным документом, подтверждающим факт передачи дел на постоянное или временное хранение в архивное учреждение. Правильное оформление Акта обеспечивает юридическую значимость операции, упрощает последующий поиск и использование документов, а также защищает интересы как передающей организации, так и архива.

Нормативная база

Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Приказ Минкультуры России от  № 1406 «Об утверждении Типовой инструкции по работе с документами в государственных архивах»;
Внутренние нормативные акты организации (положение об архиве, инструкция по делопроизводству).

Кто составляет Акт?

В большинстве случаев составлением Акта занимаются сотрудники архива (архивариус, заведующий сектором приёма‑передачи). Однако инициатором передачи является структурное подразделение организации, которое готовит документы к сдаче и назначает ответственного сотрудника для участия в приёме‑передаче.

Этапы подготовки и оформления Акта

Планирование передачи. В начале года формируется график передачи дел в архив на основе экспертизы ценности документов и согласовывается с начальником службы ДОУ (или аналогичного подразделения).
Подготовка дел. Сотрудники подразделения проверяют наличие и состояние документов, формируют сдаточные описи, нумеруют дела, подготавливают сопроводительные письма.
Методическая помощь. При необходимости архив оказывает консультации по оформлению описей, упаковке и маркировке дел.
Приём‑передача. Акт подписывается в присутствии представителя обеих сторон: работника архива и сотрудника передающего подразделения. Приём производится работником архива.
Регистрация. Один экземпляр Акта остаётся в архиве, второй – у передающей организации. Оба экземпляра регистрируются в журнале учёта приёма‑передачи документов.

Содержание Акта приёма‑передачи документов

Акт составляется в двух экземплярах и включает следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа. «Акт приёма‑передачи документов на постоянное (временное) хранение в государственный архив».
Дата и место составления. Указываются город, название архива и дата (например, «г. Москва, 07 ноября 2026 г.»).
Стороны; Полные наименования организации‑передачи и архива, их юридические адреса, ИНН/КПП (при необходимости).
Основание передачи. Номер и дата приказа/распоряжения о передаче документов, ссылка на внутренний нормативный акт.
Перечень передаваемых дел. Для каждого дела указываются:
- номер и название описи;
- количество экземпляров описи;
- количество дел (томов, папок) в описи;
- примечания о выявленных особенностях (например, повреждения, отсутствие отдельных листов).
Подписи сторон. Подпись и расшифровка ФИО представителя архива и представителя передающего подразделения, дата подписи.
Печати. Гербовая печать архива (при наличии) и печать организации (если требуется внутренним регламентом).

Пример структуры Акта (схема)

АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся, namely:

Сторона 1 (Архив):
Наименование: ______________________________
Юридический адрес: _________________________
ИНН/КПП: ________________________________
Представитель: __________________________ (должность)
Подпись ______________________ Расшифровка ______________________

Сторона 2 (Организация‑передача):
Наименование: ______________________________
Юридический адрес: _________________________
ИНН/КПП: ________________________________
Представитель: __________________________ (должность)
Подпись ______________________ Расшифровка ______________________

Основание передачи:
Приказ № ___ от «___» __________ 20__ г. «О передаче документов на архивное хранение».

Перечень передаваемых дел:

 № описи Наименование описи Кол‑во экземпляров описи Кол‑во дел Примечания
 001 Дела по кадровому учету за 2015‑2020 гг. 1 12 томов Все листы intact
 002 Финансовая отчетность за 2018‑2022 гг. 1 8 томов В томе 3 отсутствует лист 45 (восстановлен из копии)


Подписи сторон:
Архив: ______________________ ______________________ «___» __________ 20__ г.
Организация: ______________________ ______________________ «___» __________ 20__ г.

Печати:
[Гербовая печать архива] [Печать организации]

№ описи	Наименование описи	Кол‑во экземпляров описи	Кол‑во дел	Примечания
001	Дела по кадровому учету за 2015‑2020 гг.	1	12 томов	Все листы intact
002	Финансовая отчетность за 2018‑2022 гг.	1	8 томов	В томе 3 отсутствует лист 45 (восстановлен из копии)

Частые ошибки при оформлении Акта и как их избежать

Неполный перечень дел. Отсутствие номера описи или количества томов приводит к трудностям при поиске. Решение: сверять каждый пункт с сдаточной описью и подписывать её совместно;
Отсутствие ссылки на основание передачи. Без приказа или распоряжения Акт может быть признан незаконным. Решение: всегда указывать номер и дату документа‑основания.
Неправильное указание сторон. Использование сокращённых наименований или omission ИНН/КПП. Решение: вносить полные реквизиты согласно уставным документам.
Отсутствие подписи одной из сторон. Акт без подписи представителя архива не имеет юридической силы. Решение: проводить подписание одновременно в присутствии обеих сторон.
Неучёт замечаний о состоянии документов. Если обнаружены повреждения, их надо отразить в примечаниях, иначе архив может отказаться принимать дело. Решение: фиксировать все выявленные недостатки и согласовывать способы их устранения (например, предоставление заверенных копий).

Электронный вариант Акта

С развитием электронного документооборота многие архивы принимают Акт в электронном виде (PDF, подписанный квалифицированной электронной подписью); При этом необходимо:

Использовать утверждённый шаблон (например, Приложение 35 к пп. 6.4.1.1, 6.4.1.2 Инструкции по работе с документами в государственных архивах).
Обеспечить целостность файла (хэш‑контроль) и наличие времени подписи.
Сохранить оба экземпляра: один в информационной системе архива, второй – в системе организации.

Хранение Акта после передачи

Оба экземпляра Акта подлежат длительному хранению:

В архиве – в составе фонда приёма‑передачи (постоянное хранение).
В организации – в деле по учёту архивных операций (срок хранения определяется внутренним нормативным актом, как правило, не менее 10 лет).

Полезные рекомендации

Составляйте чек‑лист перед подписанием Акта: проверьте наличие всех реквизитов, сверку с описями, наличие печатей и подписей.
Храните копии сдаточных описей и сопроводительных писем в отдельной папке – они могут понадобиться при уточнении состава переданных дел.
При передаче электронных документов дополнительно указывайте формат файлов, контрольные суммы и средство обеспечения целостности (например, электронную подпись).
Если передача осуществляется поэтапно, оформляйте отдельный Акт на каждую партию, указывая номер партии и общий объём передачи.
После подписания Акта направляйте извещение в бухгалтерию организации для отражения операции в учёте (если требуется).

Оформление акта приёма‑передачи документов в архив – это не просто формальность, а важный этап обеспечения сохранности и доступности корпоративной памяти. Соблюдение нормативных требований, внимательное заполнение всех реквизитов и взаимодействие с архивными специалистами позволяют избежать ошибок, сократить время на обработку передачи и гарантировать законность последующего использования архивных материалов.