Дата актуализации:
Нормативно‑правовая база
Оформление обложек дел (ьных листов) регулируется следующими нормативными актами:
- ГОСТ 17914‑72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
- Приказ Главархива СССР № 263 от «Об основных правилах оформления дел, принимаемых в архив» (в актуальной редакции).
- Постановление Правительства РФ № 1265 от «Об утверждении Положения о порядке ведения архивного дела».
- КонсультантПлюс. Пункт 3.6.18 – требования к оформлению обложек дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и по личному составу.
Классификация дел, подлежащих оформлению
В зависимости от срока хранения и содержания дел выделяют три основные группы:
- Дела постоянного хранения – документы, имеющие историческую, научную или культурную ценность и сохраняются без ограничения срока.
- Дела временного (свыше 10 лет) хранения – документы, которые могут быть уничтожены после истечения установленного срока, если их ценность не подтверждена.
- Дела по личному составу – личные дела работников, включающие кадровые, финансовые и служебные документы.
Обязательные элементы обложки
Согласно ГОСТ 17914‑72 и Приказу Главархива, на лицевой стороне обложки должны быть размещены следующие реквизиты (в указанном порядке):
| № п/п | Элемент | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Код государственного архива | Сокращённое название архива, в который передаётся дело (например, ГАРМ – Государственный архив Российской Федерации, Москва). |
| 2 | Код организации‑источника | Краткое обозначение организации, формирующей дело (например, МУП «Городская больница»). |
| 3 | Форма № | Обозначение формы (обычно «Ф. N …»). |
| 4 | Наименование организации | Полное официальное название организации‑источника. |
| 5 | Структурное подразделение | Если дело формирует конкретное подразделение (отдел, департамент). |
| 6 | Индекс дела | Уникальный номер, присвоенный делу в системе организации. |
| 7 | Архивный шифр дела | Код, сформированный архивом (например, 12‑03‑001/2024). |
| 8 | Номер дела (тома, части) | Обозначение тома/части, если дело разбито на несколько томов. |
| 9 | Годовой раздел сводной описи | Год, к которому относится дело (например, 2024). |
| 10 | дела | Краткое наименование содержания (например, «Документы по проекту «Модернизация ИТ‑инфраструктуры»»). |
| 11 | Аннотация (при необходимости) | Краткое описание содержания, если не раскрывает полностью характер документов. |
Важно: в верхней части обложки, над реквизитами «Наименование организации» и «Наименование вышестоящей организации», оставляют свободное место для указания названия государственного архива‑приёмника.
Пошаговая инструкция по оформлению обложки
- Подготовка шаблона. Скачайте официальную форму «Приложение 11» (можно в формате MS‑Word) и распечатайте её на листе формата А4.
- Заполнение реквизитов. Впишите данные в соответствии с таблицей из пункта 3. При заполнении используйте печатные (не курсивные) шрифты, размер 12 пт, чёрный цвет.
- Указание архива‑приёмника. В свободном поле в верхней части обложки напишите полное название архива, в который будет передано дело (например, «Государственный архив Российской Федерации, отдел делопроизводства»).
- Проверка наличия аннотации. Если в деле присутствуют:
- особо ценные документы;
- приложения к основному документу;
- документы, содержащие сведения о личном составе;
- документы, которые могут быть самостоятельным объектом поиска;
то после заголовка, начиная с новой строки (с красной строки), необходимо добавить аннотацию (не более 150 слов).
- Подписание. На обложке ставится подпись ответственного лица (должность, Ф.И.О.) и дата заполнения (дд.мм.гггг).
- Контроль качества. Сверьте заполненную обложку с оригинальными документами: все номера, шифры и заголовки должны точно соответствовать содержимому.
- Фиксация в архивной системе. После утверждения обложки введите данные в электронный реестр архива (если таковой имеется) и прикрепите скан копию обложки к электронному делу.
Пример заполненной обложки (текстовый вариант)
Ниже приведён условный пример, который иллюстрирует правильное расположение всех элементов.
Код государственного архива: ГАРМ Код организации: 12‑03‑001 Ф. N ______________________ Наименование организации: Муниципальное унитарное предприятие «Городская больница» Структурное подразделение: Отдел кадров Индекс дела: 2024‑КД‑001 Архивный шифр: 12‑03‑001/2024 Номер тома: Т. 1 Годовой раздел: 2024 дела: Личное дело сотрудника Иванова И.И. Аннотация: Дело содержит трудовую книжку, аттестат о высшем образовании, справки о повышении квалификации, документы о прохождении медицинского осмотра, а также личные письма, относящиеся к служебному росту сотрудника за период с 2010 по 2024 годы.
Часто встречающиеся ошибки и как их избежать
- Отсутствие места для названия архива. Не оставляйте пустой верхний блок – архив‑приёмник требует эту информацию.
- Смешивание реквизитов разных дел. Каждый том/часть оформляется отдельной обложкой с собственным шифром.
- Неправильный порядок заполнения. Следуйте последовательности, указанной в ГОСТ 17914‑72 – иначе документ может быть отклонён.
- Отсутствие аннотации при необходимости. Если в деле есть документы, не отражённые в заголовке, обязательно добавляйте аннотацию.
- Использование нештампованных бланков. Обложка должна быть оформлена на официальном бланке «Приложение 11», утверждённом архивом.
- Неправильный шрифт и размер. Требуеться чёрный шрифт, не менее 12 пт, без подчёркиваний и курсивов.
Контрольный список перед передачей дела в архив
- Обложка распечатана на листе А4, без смещений полей.
- Все реквизиты заполнены полностью и без ошибок.
- Указан код архива‑приёмника.
- Если требуется – добавлена аннотация.
- Подписаны ответственный за оформление и дата.
- Внутренняя опись (лист‑заверитель) сопоставлена с содержимым.
- Дело прошито (если требуется) и пронумеровано в соответствии с томами.
- Сделан скан копии обложки и внесён в электронный реестр.
Оформление обложки дел – это не просто формальность, а важный элемент систематизации архивного фонда. Точное соблюдение требований ГОСТ 17914‑72, Приказа Главархива и иных нормативных актов гарантирует:
- Быструю идентификацию и поиск документов в архиве;
- Снижение риска отклонения дела при приёме;
- Сохранение исторической и правовой ценности документов.
Следуя приведённым рекомендациям и используя контрольный список, вы сможете оформить обложку без ошибок и успешно передать дело в архив.
Статья подготовлена в соответствии с актуальной информацией на . При необходимости уточнения деталей рекомендуется обращаться к официальным документам архива‑приёмника.