Обложка дела – это первый документ, который видит архивный специалист при приёме дел․ От её правильного оформления зависит:
- корректность учёта и поиска документов в архиве;
- соответствие требованиям государственных стандартов (ГОСТ 17914‑72, Приказ Главархива СССР № 263 от и др․);
- быстрота передачи дела из ведомственного архива в государственный (муниципальный) архив․
В статье подробно рассматриваются нормативная база, обязательные реквизиты, порядок заполнения, типовые образцы и типичные ошибки․
Нормативно‑правовая база
Оформление обложек дел регулируется следующими документами:
- ГОСТ 17914‑72 «Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу»;
- Приказ Главархива СССР № 263 от «Основные правила работы ведомственных архивов» (в актуальном виде – Приказ Минкультуры России № 302 от );
- Положение о порядке формирования, оформления и передачи дел в архив (внутренний норматив организации);
- КонсультантПлюс, приложение 11 к п․ 3․6․18 – готовый шаблон обложки в формате MS‑Word․
Все указанные источники требуют одинакового набора реквизитов, однако в отдельных регионах могут быть небольшие дополнения (например, указание кода муниципального архива)․
Обязательные реквизиты обложки
Согласно ГОСТ 17914‑72 и Приказу Главархива, на обложке должны быть размещены следующие поля (порядок их расположения фиксирован):
| Реквизит | Содержание | Примечание |
|---|---|---|
| Код государственного архива | Краткое обозначение (например, ГА‑МСК) | Указывается в верхней части обложки, над реквизитами организации․ |
| Код организации‑источника | Уникальный код (по внутреннему справочнику) | Помогает быстро идентифицировать отправителя․ |
| Наименование организации‑источника | Полное официальное название | С прописной буквы, без сокращений․ |
| Структурное подразделение | Отдел, отделение, филиал и т․п․ | Если дело формируется в центральном офисе – указывается «Центральный офис»․ |
| Индекс дела (архивный шифр) | Сочетание цифр и букв, отражающее классификацию (например, 12‑03‑001/2023) | Шифр формируется согласно внутренней системе классификации архива․ |
| Номер дела (тома, части) | Нумерация в пределах года (например, Том 1, Часть 3) | Позволяет быстро находить дело в описи․ |
| Годовой раздел | Год, к которому относится дело (например, 2023) | Указывается в заголовке описи․ |
| Заголовок дела | Краткое описание содержания (например, «Контракты с поставщиками за 2022‑2023 гг․») | Не более ․ |
| Количество листов | Общее число листов, указанных в заверительной надписи (например, 352 листа) | Пишется жирным шрифтом (см․ пример ниже)․ |
| Срок хранения | Указывается нормативный срок (например, постоянное хранение или 10 лет) | Определяется в соответствии с нормативными актами․ |
| Подпись ответственного | ФИО, должность, дата | Подпись ставиться внизу обложки․ |
Все поля должны быть заполнены разборчиво, чернилами (чёрный или синий), без исправлений․ При необходимости допускаются корректировки, но они должны быть выполнены в виде зачёркивания и подписи․
Пошаговое заполнение обложки
- Подготовка формы․
Скачайте шаблон из Приложения 11 (консультантПлюс) или используйте готовый бланк в MS‑Word/LibreOffice․ Убедитесь, что все поля присутствуют․ - Указание кода архива‑получателя․
В верхней части (над реквизитами организации) впишите код архива, куда будет передано дело (например, ГА‑СПБ)․ - Заполнение реквизитов организации‑источника․
Введите полное название, код, подразделение․ Если в организации несколько филиалов – укажите конкретный․ - Формирование архивного шифра․
Согласуйте шифр с архивным отделом․ Обычно он состоит из: код подразделения‑год‑порядковый номер (например, 12‑03‑001/2023)․ - Определение номера тома/части․
Если дело состоит из нескольких томов, укажите каждый в отдельной обложке․ - Указание заголовка и срока хранения․
Кратко опишите содержание и укажите срок (постоянное/временное)․ - Подсчёт листов․
После завершения подшивки подсчитайте листы и запишите количество жирным шрифтом (см․ пример ниже)․ - Подпись ответственного․
Внизу обложки подпишите ответственного за формирование дела, укажите должность и дату․ - Контроль качества․
Проверьте отсутствие пустых полей, исправлений, правильность шифра и количества листов․
Код архива: ГА‑СПБ
Код организации: 00123
Наименование организации: ОАО «Северный машиностроительный завод»
Структурное подразделение: Отдел закупок
Индекс дела (архивный шифр): 12‑03‑001/2023
Номер дела (том/часть): Том 1, Часть 2
Годовой раздел: 2023
Заголовок дела: Договоры с поставщиками за 2022‑2023 гг․
Срок хранения: Постоянное
Количество листов: 352 листа
Ответственный: Иванов И․И․, начальник отдела закупок
Обратите внимание, что количество листов выделено жирным шрифтом – это требование ГОСТ 17914‑72․
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие кода архива‑получателя․ Архивный отдел не может быстро сопоставить дело с нужным подразделением․
- Неправильный архивный шифр․ Ошибки в шифре приводят к дублированию дел и затрудняют поиск․
- Неуказанное количество листов․ Без этой информации невозможно проверить полноту комплекта․
- Использование карандаша или стираемых маркеров․ Требуется постоянный черный/синий чернилами шрифт․
- Сокращения в названии организации․ По ГОСТу допускаются только официальные аббревиатуры, указанные в учредительных документах․
- Отсутствие подписи ответственного․ Без подписи дело считается не принятым к учёту․
Для предотвращения ошибок рекомендуется:
- Создавать чек‑лист заполнения обложки (см․ ниже)․
- Проводить двойную проверку: сначала сотрудник, сформировавший дело, затем контролёр отдела делопроизводства․
- Хранить образцы правильно заполненных обложек в справочном разделе отдела․
Чек‑лист контроля заполнения обложки
| # | Пункт проверки | Статус |
|---|---|---|
| 1 | Код архива‑получателя указан в верхней части | |
| 2 | Код и полное название организации | |
| 3 | Структурное подразделение указано полностью | |
| 4 | Архивный шифр сформирован согласно классификатору | |
| 5 | Номер тома/части и годовой раздел | |
| 6 | Заголовок дела – не более | |
| 7 | Срок хранения (постоянный/временный) | |
| 8 | Количество листов указано жирным шрифтом | |
| 9 | Подпись, должность и дата ответственного | |
| 10 | Отсутствие исправлений, все поля заполнены черными/синими чернилами |
Как оформить обложку в электронном виде
В современных организациях часто используется электронный архив․ При этом требования к «обложке» сохраняются, но реализуются в виде метаданных:
- Создайте электронный документ (PDF/Word) по шаблону выше и прикрепите к файлу‑архиву․
- Заполните поля в системе управления документами (СЭД) – они автоматически формируют архивный шифр и количество листов․
- Экспортируйте метаданные в XML‑формате для передачи в государственный архив (при необходимости)․
Электронный вариант упрощает поиск, но обязательна печатная копия обложки, если дело передаётся в традиционный бумажный архив․
Оформление обложки дела – это не просто формальность, а важный элемент системы архивного учёта․ Соблюдая требования ГОСТ 17914‑72 и Приказа Главархива, вы гарантируете:
- корректную индексацию и быстрый доступ к документам;
- соответствие законодательным нормам по хранению и передаче архивных материалов;
- сокращение времени на проверку и приём дел в архивных учреждениях․
Следуйте приведённому чек‑листу, используйте образцы и не забывайте проверять каждое поле․ При правильном подходе процесс передачи дел в архив будет быстрым, прозрачным и безошибочным․
Полезные ссылки
- ГОСТ 17914‑72 (полный текст)
- Образец обложки дела (SPOK․BY)
- Приказ Минкультуры РФ № 302 от
Если у вас возникли вопросы по заполнению обложки, обратитесь к специалисту отдела делопроизводства или в архивный отдел вашего региона․