Оформление обложки – один из самых важных этапов подготовки дел к передаче в государственный или муниципальный архив. Неправильно оформленная обложка может привести к задержке при приёме, ошибкам в учёте и даже к необходимости повторного оформления. В статье подробно рассматриваются требования ГОСТ 17914‑72, Приложения 11 к нормативным документам, а также практические рекомендации по заполнению обложки.
Нормативные основы оформления
- ГОСТ 17914‑72 «Обложка дел, подшитых и переплетённых» – основной документ, регламентирующий форму и содержание обложки.
- Приложение 11 к пункту 3.6.18 (КонсультантПлюс) – образец титульного листа, используемый в большинстве государственных и муниципальных архивов.
- Приказ Главархива СССР № 263 от г. и последующие постановления (например, постановление Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от г.) уточняют порядок проставления архивных шифров и размещения информации на обложке.
Общая структура обложки
Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу состоит из следующих обязательных полей:
- Код государственного архива – указывается в верхней части обложки слева.
- Наименование архива‑получателя – в верхней части обложки справа (или под кодом).
- Код организации‑создателя – в левой части под заголовком.
- Наименование организации и структурного подразделения – полное официальное название.
- Индекс (шапка) дела – номер, присвоенный в ведомственном архиве.
- Архивный шифр – уникальный код, который будет использоваться в архиве (проставляется на корешке обложки и в левом нижнем углу лицевой стороны).
- Номер тома, части – если дело состоит из нескольких томов.
- Заголовок (тема) дела – краткое содержание, позволяющее быстро идентифицировать материал.
- Количество листов – указывается в соответствии с заверительной надписью дела.
- Срок хранения – проставляется к началу делопроизводственного процесса (постоянный, временный, свыше 10 лет).
- Дата формирования обложки – день, месяц, год.
- Подпись ответственного лица – фамилия, инициалы, должность.
Пошаговая инструкция по заполнению обложки
Шаг 1. Подготовка формы
Скачайте шаблон Приложения 11 в формате MS‑Word (можно найти в официальных ресурсах КонсультантПлюс) и распечатайте на бумаге формата А4. При печати используйте чёрный шрифт, размер 12 пт, без полей слева и справа.
Шаг 2; Заполнение реквизитов организации
- В строке «Код организации» укажите код, присвоенный вашей организации в системе архивного учёта (обычно 6‑значный).
- В строке «Наименование организации» пишите полное официальное название, без сокращений.
- Укажите подразделение (отдел, департамент), если дело формируется в рамках крупной структуры.
Шаг 3. Указание архива‑получателя
В верхней части обложки оставьте место для:
- Кода государственного архива (например, Код архива: 01‑03‑001).
- Наименования архива (например, Государственный архив Российской Федерации, г. Москва).
Шаг 4. Проставление архивного шифра
Шифр формируется по схеме, принятой в архиве‑получателе (обычно: Ф. 33 Оп. 1 Д. 135). Его размещают:
- На корешке обложки (вертикальный способ хранения).
- В левом нижнем углу лицевой стороны (горизонтальный способ).
Шаг 5. Указание количества листов и срока хранения
Эти данные берутся из заверительной надписи дела:
- Количество листов – пишется цифрами, например, «Кол‑во листов: 124».
- Срок хранения – «постоянный», «временный (10 лет)», «по личному составу» и т.д.
Шаг 6. Оформление заголовка и номера тома
Заголовок должен быть лаконичным, но отражать суть дела (не более 80 символов). Если дело разбито на тома, укажите номер тома (например, «Том 1 из 3»).
Шаг 7. Подпись и дата
Ответственное лицо (делопроизводитель) ставит подпись, указывает фамилию, инициалы и должность, а также дату оформления обложки.
| Код государственного архива | 01‑03‑001 | ||
|---|---|---|---|
| Наименование архива‑получателя | Государственный архив Российской Федерации, г. Москва | ||
| Код организации | 123456 | Код архива‑получателя | 01‑03‑001 |
| Наименование организации | ОАО «ЭнергоСервис», отдел «Контроль качества» | ||
| Индекс (шапка) дела | ЭК‑2026‑07‑001 | Архивный шифр | Ф. 33 Оп. 1 Д. 135 |
| Номер тома, части | Том 1 из 2 | Срок хранения | Постоянный |
| Заголовок дела | Отчёт о проведении ежегодного аудита системы энергосбережения за 2025 год | ||
| Количество листов | 124 | Дата оформления | |
| Ответственное лицо | Иванов И.И., главный специалист отдела контроля качества | ||
Обратите внимание: шифр Ф. 33 Оп. 1 Д. 135 размещён на корешке (при вертикальном хранении) и в левом нижнем углу лицевой стороны.
Особенности вертикального и горизонтального способов хранения
- Вертикальный способ (дело хранится в виде «книги»). Шифр проставляется на корешке обложки, а также в левом нижнем углу лицевой стороны.
- Горизонтальный способ (дело укладывается «плоско», как папка). Шифр указывается только в левом нижнем углу лицевой стороны, а на корешке место не используется.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как правильно проставлять количество листов?
Количество листов берётся из заверительной надписи, которая ставится на последнем листе дела в момент его закрытия. Указывайте только цифры без слов «листов» (например, 124).
Можно ли использовать электронный шаблон?
Да. При подготовке дел в электронном виде (сканирование) рекомендуется сохранять заполненную обложку в формате PDF и распечатывать её перед сдачей в архив. Главное – соблюсти шрифтовые и размерные требования ГОСТ 17914‑72.
Что делать, если в деле более одного тома?
Каждый том получает отдельную обложку с указанием номера тома (Том 1 из N, Том 2 из N и т.д.). Шифр и остальные реквизиты повторяются, но номер тома меняется.
Куда ставится подпись ответственного лица?
Подпись размещается в нижней части обложки, рядом с датой. Если подпись ставится в электронном виде, используйте сканированную подпись, соответствующую требованиям организации.
Проверочный чек‑лист перед сдачей в архив
- Все обязательные поля заполнены согласно ГОСТ 17914‑72.
- Архивный шифр проставлен на корешке (при вертикальном хранении) и в левом нижнем углу лицевой стороны.
- Количество листов совпадает с заверительной надписью.
- Заголовок дела не превышает и отражает суть материалов.
- Подписаны ответственные лица и указана дата оформления.
- Если дело состоит из нескольких томов – каждый том имеет собственную обложку с указанием номера тома.
- Обложка распечатана на бумаге формата А4, без орнамента, чёрным шрифтом.
Оформление обложки дела – это не просто формальность, а важный элемент архивного документооборота, который обеспечивает правильный учёт, быстрый поиск и надёжную сохранность материалов. Следуя нормативным требованиям ГОСТ 17914‑72, используя шаблон Приложения 11 и проверяя готовый документ по чек‑листу, вы гарантируете беспрепятственную сдачу дел в архив и избежите лишних задержек.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к методическим рекомендациям вашего архивного подразделения или к специалисту по делопроизводству.