Каждая организация, передающая документы в государственный или муниципальный архив, обязана оформить обложку дела в соответствии с установленными нормативными актами. От правильного заполнения обложки зависит:

• корректный учёт дел в архиве;
• быстрый поиск нужных материалов;
• соблюдение требований к срокам хранения (постоянное, временное, свыше 10 лет).

В статье рассмотрены нормативные основы, обязательные реквизиты, типы обложек и представлен образец заполнения в виде готовой формы.

Нормативно‑правовая база

Оформление обложки дел регулируется следующими документами:

1. Приказ Главархива СССР № 263 от  г. (утверждённые правила работы ведомственных архивов).
2. Положение о порядке сдачи документов в архив (Правила 77). Приложения 5‑6 к этим правилам содержат формы листа‑заверителя и обложки.
3. ГОСТ 17914‑72 «Документация архивная. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения».
4. КонсультантПлюс: приложение 11 к пункту 3.6.18 – шаблон обложки в формате MS‑Word.

Все эти источники требуют одинакового набора реквизитов, поэтому их соблюдение гарантирует приём документов без замечаний.

Виды обложек

Обязательные реквизиты обложки

Согласно ГОСТ 17914‑72 и приложению 11 к Правилам 77, на обложке должны быть указаны следующие поля (пунктуация и порядок могут немного различаться, но все они обязательны):

• Наименование архивного учреждения (например, «Государственный архив Пензенской области»).
• Код государственного архива (цифровой код, присвоенный архиву).
• Код организации‑передатчика (по справочнику кодов).
• Наименование организации‑передатчика (полное официальное название).
• Структурное подразделение, из которого передаётся дело.
• Индекс дела (уникальный номер, присвоенный в архиве).
• Архивный шифр дела (система классификации: например, 01‑02‑03).
• Номер тома, части (если дело разбито на несколько томов).
• Заголовок дела – строгий, соответствующий номенклатуре дел (пример: «Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 году»).
• Крайние даты документов (первый и последний год, охватываемый делом).
• Количество листов (указывается в листе‑заверителе, но дублируется на обложке).
• Подпись ответственного лица и дата заполнения.

Пошаговая инструкция заполнения обложки

Шаг 1. Подготовка шаблона

Скачайте форму из «Приложения 11 к пункту 3.6.18» (доступна в КонсультантПлюс) или используйте готовый шаблон ниже.

Шаг 2. Заполнение реквизитов организации

1. Укажите полное название организации и её код.
2. Укажите название и код архива‑приёмника.
3. Запишите название структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия и т.д.).

Шаг 3. Указание индекса и шифра дела

Индекс и шифр присваиваються архивом. Если дело уже имеет архивный шифр – впишите его. При передаче в первый раз укажите «не присвоен», а архив позже заполнит поле.

Шаг 4. Формулировка заголовка

Заголовок должен полностью отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел. Примеры:

• «Личное дело Синицыной (Ветровой) Елены Сергеевны, уволенной в 2005 году».
• «Дела по бухгалтерскому учёту организации за 2015‑2020 гг.».

Шаг 5. Указание крайних дат и количества листов

Определите первый и последний год, охваченный документами, и подсчитайте общее количество листов (внутренняя опись). Эти данные вносятся в поле «Крайние даты» и «Кол‑во листов».

Шаг 6. Подпись и дата

Ответственное лицо (например, главный архивариус подразделения) ставит подпись и указывает дату заполнения обложки.

Шаг 7. Проверка соответствия ГОСТ

Убедитесь, что:

• Все поля заполнены разборчиво черным чернилом (или печатными символами в электронном варианте).
• Шрифт и размер текста соответствуют требованиям (обычно 12 пт, шрифт Times New Roman).
• Обложка размещена в начале дела, а лист‑заверитель – в конце.

Для печати используйте форму в MS‑Word (приложение 11) и распечатайте на листе формата А4, сложив пополам (верхняя часть – «лицевая», нижняя – «обратная»).

Часто задаваемые вопросы

Какой срок хранения у личных дел сотрудников?

Согласно Трудовому кодексу и нормативам архивного дела, личные дела хранятся минимум 5 лет после увольнения, а в случае необходимости – до 50 лет (исторический интерес). Для архивов часто используют «временное хранение свыше 10 лет», после чего дело переводится в постоянное хранение.

Можно ли использовать электронную обложку?

Да. При передаче электронных архивных фондов в соответствии с ГОСТ R 7.0.97‑2016 допускается электронный вариант обложки (XML‑формат). Однако в большинстве государственных архивов всё ещё требуется бумажный оригинал.

Что делать, если в деле отсутствует часть документов?

В листе‑заверителе указывают «отсутствует» и причину (утеря, уничтожение по решению руководства). На обложке в поле «Крайние даты» указывают фактические даты имеющихся документов.

Кому следует подписывать лист‑заверитель?

Подписывает руководитель подразделения, ответственный за архивное дело, и, при необходимости, главный архивариус организации.

Оформление обложки для сдачи в архив – это не просто формальность, а важный элемент документооборота, который гарантирует правильный учёт, хранение и последующее использование архивных материалов. Следуя нормативным требованиям, заполняя все обязательные реквизиты и проверяя соответствие ГОСТ 17914‑72, вы избавитесь от задержек при передаче дел в архив и обеспечите их надёжную сохранность.

Помните: правильно оформленная обложка = быстрый приём = отсутствие штрафов и доработок.