Оформление обложки дела – важный этап подготовки документов к передаче в государственный или муниципальный архив. Правильно заполненная обложка обеспечивает быстрый поиск дела в архивных фондах, соблюдение требований нормативных актов (ГОСТ, приказы Главархива) и минимизирует риски отказа при приёме документов.

Нормативная база

• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот. Общие требования к оформлению дел»;
• Приказ Главархива СССР № 263 от «Основные правила работы ведомственных архивов»;
• Приложения 6, 11 к Инструкции по работе с делопроизводством (КонсультантПлюс);
• Внутренние положения организации о сдаче дел в архив (обычно утверждаются приказом руководителя).

Что должно быть указано на обложке дела

1. Наименование государственного (муниципального) архива – место, куда дело будет передано;
2. Наименование организации (или её структурного подразделения);
3. Наименование вышестоящей организации (если требуется);
4. Индекс дела (по внутренней классификации);
5. Архивный шифр дела (код гос. архива + код организации);
6. Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;
7. Срок хранения (постоянный, временный свыше 10 лет, по личному составу и т.д.);
8. Количество листов в деле (по заверительной надписи);
9. Дата составления обложки (обычно год сдачи);
10. Подпись ответственного лица и расшифровка;
11. Примечания (например, уточнение срока хранения по решению ЭК).

Ниже представлен пример оформления обложки, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, LibreOffice) и распечатать на плотной бумаге формата А4.

<table width="100%" border="0" cellpadding="5" cellspacing="0">
 <tr>
 <td colspan="2" align="center">
 ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 Отдел по приему документов ведомственных архивов
 </td>

 </tr>
 <tr>
 <td width="40%">Наименование организации:</td>
 <td width="60%">ООО «Пример‑Тех»</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Наименование вышестоящей организации:</td>
 <td>Министерство промышленности и торговли РФ</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Индекс дела (внутренний):</td>
 <td>ПТ‑2026‑07</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Архивный шифр дела:</td>
 <td>Код гос. архива: 77‑01  Код организации: 00123</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Номер дела (тома, части):</td>
 <td>Дело № 15/2026, том 1</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Срок хранения:</td>
 <td>Постоянный</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Количество листов:</td>
 <td>247 листа (по заверительной надписи)</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Дата составления обложки:</td>
 <td></td>
 </tr>
 <tr>
 <td colspan="2" align="right">
 Ответственный за подготовку дела:

 Иванов И.И;

 Начальник отдела документационного обеспечения
 </td>
 </tr>
</table>

При печати таблица автоматически преобразуется в обычный бланк. Если требуется более строгий вид, можно убрать границы таблицы и оформить текст выравниванием по левому краю, оставив только необходимые подписи и даты.

Как заполнить обложку дела пошагово

1. Подготовьте бланк. Скачайте рекомендованный образец (Приложение 6 или Приложение 11) с сайта КонсультантПлюс или из внутреннего регламента организации.
2. Внесите реквизиты архива. В верхней части оставьте поле для названия государственного архива, куда дело будет передано.
3. Укажите организацию и подразделение. Заполните поля «Наименование организации» и, при необходимости, «Наименование вышестоящей организации».
4. Проставьте индекс и архивный шифр. Индекс формируется согласно внутренней классификации дел; архивный шифр состоит из кода гос. архива и кода организации (обычно указывается в справочнике архива).
5. Укажите номер дела и том/часть. Номер берётся из годового раздела сводной описи дел; если дело состоит из нескольких томов, указывается номер тома.
6. Определите срок хранения. Смотрите номенклатуру дел; если срок уточняется решением ЭК, сделайте пометку «Уточнено по решению ЭК от …».
7. Внесите количество листов. Данные берутся из заверительной надписи дела (обычно ставится на последнем листе дела).
8. Поставьте дату составления обложки. Обычно это год сдачи документов в архив.
9. Подпишите документ. Ответственное лицо (руководитель подразделения, специалист по делопроизводству) ставит подпись и расшифровку.
10. Проверьте готовность. Сверьте все поля с требованиями ГОСТ и внутреннего положения; при необходимости внесите исправления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать электронную форму обложки?

Да, если архив принимает документы в электронном виде, форма обложки может быть заполнена в электронном документе (PDF, DOCX) и подписана электронной подписью.

Что делать, если срок хранения изменился после составления обложки?

Срок хранения можно уточнить решением ЭК организации. В этом случае на обложке дела делается пометка: «Срок хранения уточнён по решению ЭК от __.__.____».

Нужно ли ставить печать организации на обложке?

Требования ГОСТ не предписывают обязательного наличия печати на обложке дела. Печать ставится только если это предусмотрено внутренним регламентом организации.

Где взять код государственного архива?

Код гос. архива указывается в справочнике государственных архивов (например, на сайте Росархива) или предоставляется архивом при согласовании сдачи дел.

Полезные ссылки и ресурсы

• КонсультантПлюс: Приложение 6. Обложка дела (рекомендуемый образец)
• КонсультантPlus: Приложение 11. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• Официальный сайт Росархива – справочники кодов архивов
• Поиск ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документооборот. Общие требования к оформлению дел»

Правильно оформленная обложка дела – это не просто формальность, а гарантия того, что документы будут приняты архивом без задержек и будут легко находиться в фондах на протяжении всего срока хранения. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец, вы сможете подготовить обложку дела, соответствующую всем действующим нормативам.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к специалистам по делопроизводству вашей организации или непосредственно в архив, куда планируется сдача дел.