Обложка дела – это первый документ, который видит архиватор при приёме дел к хранению. Правильно оформленная обложка упрощает процесс передачи, ускоряет регистрацию в архиве и исключает необходимость доработки уже принятых материалов.

Правовая основа

Оформление обложки дел регулируется следующими нормативными актами:

• ГОСТ 17914‑72 «Унифицированные формы документов, подлежащих архивному хранению»;
• Основные правила работы архивов организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от № 1113);
• Инструкция по делопроизводству в государственных и муниципальных учреждениях (п. 7.7, приложение N 28);
• Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Минкультуры РФ (приложение 11 к п. 3.6.18).

Когда необходимо оформлять обложку дела

Обложка требуется в следующих случаях:

1. Передача дел из подразделения в архив организации (внутренний архив).
2. Передача дел в государственный или муниципальный архив.
3. Подготовка дел к уничтожению (обложка фиксирует факт уничтожения).
4. Оформление электронных дел (в виде описи, но с указанием аналогичных реквизитов).

Обязательные реквизиты обложки (по ГОСТ 17914‑72)

Все поля, отмеченные жирным шрифтом, обязательны к заполнению.

Как правильно заполнить обложку

Следуйте пошаговой инструкции:

1. Скачайте шаблон. На официальных сайтах архивов обычно доступны файлы в форматах .DOC, .DOCX, .PDF и .RTF. Скачайте и откройте в Microsoft Word.
2. Заполните реквизиты организации. Укажите полное название, ИНН, адрес и код подразделения.
3. Укажите данные архива. Введите название архива‑получателя, его код и, при необходимости, подразделение архива.
4. Определите индекс и шифр. Если они ещё не присвоены, используйте временный индекс (например, «ВР‑2026‑01») и отметьте «Шифр будет присвоен в архиве».
5. Сформируйте заголовок. Он должен отражать суть дела, быть лаконичным (не более ).
6. Укажите срок хранения. Для большинства дел – «постоянное», но если дело подлежит временному хранению, укажите конкретный срок.
7. Подпишите документ. Ответственное лицо (главный архивист, руководитель отдела) ставит подпись и печать организации.
8. Проверьте орфографию и корректность данных. Ошибки в кодах и датах могут привести к задержке регистрации.
9. Распечатайте обложку на листе формата А4, используя плотную бумагу (80 г/м²). При необходимости сделайте две копии – одну оставьте в деле, вторую передайте в архив.

Технические нюансы при оформлении

• Обложка должна быть плотной и не подвержена деформации при подшивании.
• Для дел небольшого формата (малоформатных) допускается подшивка на три прокола, для остальных – четыре.
• Все документы внутри обложки следует упорядочить по хронологическому или алфавитному принципу, чтобы на обложке можно было указать диапазон дат.
• Если дело содержит электронные файлы, необходимо оформить опись электронных документов и приложить её к бумажной обложке.
• При передаче в государственный архив в нижнем левом углу обложки указывается Ф. N (номер формы) и Оп. (номер описи).

Пример заполненной обложки (текстовый вариант)

Ниже – пример того, как может выглядеть заполненная обложка. Текст можно скопировать в шаблон Word и заменить данные на свои.

Обложка дела
Наименование архива: Государственный архив Пермского края
Код архива: 123456

Наименование организации: ООО «ТехноСервис»
Код организации: 7701234567
Структурное подразделение: Отдел договорной работы

Индекс дела: Т‑2026‑07‑01
Архивный шифр дела: 2026/07/001
Номер дела (том, часть): Том 1, Часть 2

Заголовок дела: Документы по административному правонарушению № 45‑2025
Срок хранения: Постоянное

Дата формирования обложки: 
Ответственное лицо: Иванов И.И., главный специалист отдела
Подпись: ______________________ Печать

Часто задаваемые вопросы

7.1 Можно ли использовать электронный шаблон без печати?

Да, если архив принимает электронные дела в полном объёме. В этом случае вместо бумажной обложки оформляется электронная опись с теми же реквизитами, а файл обложки прикладывается к архивному пакету.

7.2 Что делать, если в деле отсутствует часть документов?

На обложке указывается «Недостача: № 3, № 7», а в сопроводительном письме подробно описывается причина отсутствия. Архив может принять дело с недостачей, но это будет отражено в акте приёма‑передачи.

7.3 Как оформить обложку для дел, хранящихся менее 10 лет?

Для временного хранения (срок менее 10 лет) в поле «Срок хранения» указывается конкретный период (например, «5 лет»). При окончании срока дело либо переводится в постоянное хранение, либо подлежит уничтожению.

Практические рекомендации

• Оформляйте обложку сразу после формирования дела. Это экономит время при передаче в архив.
• Создайте в отделе шаблон в .DOCX и храните его в общей папке, чтобы каждый сотрудник мог быстро заполнить форму.
• Проверяйте соответствие кода архива и кода организации в реестре архивов перед заполнением.
• При работе с большими делами (более 500 листов) используйте твердую обложку и подпишите её в нескольких местах (верхний правый угол, нижний левый).
• Сохраняйте копию заполненной обложки в электронном виде (PDF) в архиве отдела – это поможет быстро восстановить информацию в случае утери оригинала.

Правильно оформленная обложка дела – это фундаментальная часть архивного делопроизводства. Соблюдение ГОСТ 17914‑72, точное заполнение всех реквизитов и своевременная подготовка позволяют ускорить процесс передачи дел в архив, избежать ошибок при регистрации и обеспечить надёжную сохранность документов.

Для скачивания готового шаблона обложки дела нажмите здесь (форматы: DOC/DOCX, PDF, RTF).