Статья посвящена порядку подготовки, оформления и передачи личных дел сотрудников в архив организации. В ней освещены нормативные требования, перечень документов, подлежащих архивации, этапы формирования дела, правила внутренней описи и сроки хранения.

Нормативная база

Основные положения о передаче личных дел на хранение содержатся в:

• Федеральном законе «О персональных данных» (№ 152‑ФЗ);
• Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 80‑89);
• Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (раздел 2.1);
• Внутренних нормативных актах организации (положение о делопроизводстве, инструкция по работе с кадровыми документами).

Согласно этим документам, личные дела подлежат передаче в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 2.1.3 Методических рекомендаций). Для муниципальных и государственных гражданских служащих срок увеличивается до 10 лет со дня увольнения.

Какие документы включаются в личное дело

При формировании личного дела сотрудника в него включаются следующие документы (перечень приведён в соответствии с требованиями законодательства):

• приказы по личному составу (назначение, перевод, отпуск, дисциплинарные взыскания и т.д.);
• личные карточки (форма Т‑2);
• личное дело (основной документ);
• лицевые счета (учёт начислений и удержаний);
• сведения о персонифицированном учёте в Пенсионном фонде;
• реестр сведений о доходах физических лиц;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• расчётные ведомости по заработной плате;
• копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора;
• заявление об увольнении (или иной документ, послуживший основанием для прекращения трудовых отношений).

Все перечисленные документы должны быть упорядочены: прошиты, пронумерованы, классифицированы по алфавиту (или по другому принятому в организации принципу).

Этапы подготовки личного дела к архивации

Формирование дела в кадровой службе

Оформление личного дела осуществляется кадровой службой организации (специалистом по кадрам). На этом этапе проверяется:

• полнота комплекта документов;
• соответствие оформления требованиям (подписи, даты, печати);
• отсутствие повреждений и загрязнений листов.

Закрытие личного дела при увольнении

При расторжении трудового договора в личное дело помещаются:

• копия приказа о расторжении (прекращении) трудового договора;
• заявление об увольнении (или иной документ‑основание).

После этого дело перемещается в папку «Личные дела уволенных работников», где ожидает передачи в архив.

Внутренняя опись дела

Перед сдачей в архив на внутренней описи дела делается итоговая запись, в которой указываются:

• количество документов в деле;
• количество листов, составляющих саму опись;
• дата составления описи;
• ФИО ответственного за подготовку дела.

Обложка дела должна содержать:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• ФИО сотрудника;
• период работы (с … по …);
• номер дела по внутренней номенклатуре;
• дата сдачи в архив.

Прошивание и нумерация

Все листы документа прошиваются ниткой или скрепкой в левом верхнем углу, после чего ставятся последовательные номера (1, 2, 3 …) в правом нижнем углу каждого листа. Нумерация начинается с титульного листа (обложки) и продолжается до последнего листа описи.

Порядок передачи дел в архив

1. Проверка описи – ответственный сотрудник сверяет количество дел, указанное в описи структурного подразделения, с количеством фактически подготовленных дел.
2. Составление внешней описи – в архив передаётся внешняя опись (форма Архив‑1), где перечислены все дела с указанием их номеров, количества листов и дат сдачи.
3. Упаковка – дела укладываются в архивные коробки или папки, каждая из которых помечена внешней описью.
4. Передача – документы передаются сотруднику архивного отдела под расписку в журнале приёма‑передачи.
5. Регистрация в архиве – архивариус вносит дела в электронную картотеку, присваивая им архивные индексы и указывая срок хранения;

Важно: передача осуществляется только после истечения минимального срока выдержки (1 год) и не позже максимального срока (3 года) после завершения дел в делопроизводстве, за исключением случаев, когда законодательством установлен иной срок (например, 10 лет для государственных служащих).

Сроки хранения личных дел

По истечении установленного срока дела могут быть уничтожены по акту комиссии, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Ответственность за подготовку и передачу дел

Ответственность за правильное формирование, оформление и передачу личных дел лежит на:

• Руководителю структурного подразделения – обеспечивает своевременное предоставление документов кадровой службе;
• Специалисту по кадрам (кадровому отделу) – непосредственно оформляет личное дело, проверяет его completeness и готовит к архивации;
• Руководителю архивного отдела – принимает дела, проверяет внешнюю опись, регистрирует в архивном фонде и контролирует соблюдение сроков хранения.

Нарушение порядка передачи может повлечь административную ответственность в соответствии с КоАП РФ (ст. 19.7 – нарушение правил ведения документации).

Практические рекомендации

• Регулярно (например, раз в квартал) проводить инвентаризацию личных дел, чтобы избежать накопления неоформленных документов.
• Ведите журнал учёта личных дел, где фиксируются даты поступления, перемещения в папку «уволенных» и сдачи в архив.
• Используйте единый шаблон обложки и внутренней описи – это упрощает поиск и снижает риск ошибок.
• При переходе на электронный документооборот сохраняйте скан‑копии всех бумажных документов в соответствии с требованиями к электронным архивам (формат PDF/A, метаданные, контрольные суммы).
• Обучайте сотрудников кадровой службы правилам прошивания и нумерации – некачественное прошивание приводит к повреждению листов при длительном хранении.

Передача личных дел сотрудников в архив – важный элемент системы документообеспечения организации, направленный на соблюдение законодательных требований, защиту персональных данных и сохранность информации для будущего использования (например, при подтверждении трудового стажа, расчёте пенсии или в судебных разбирательствах).

Соблюдение установленного порядка формирования, оформления, внутренней описи и сроков хранения гарантирует, что личные дела будут находиться в надлежащем состоянии, а доступ к ним будет возможен только у уполномоченных лиц в соответствии с действующими нормативными актами.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете наладить эффективную работу с кадровыми документами, минимизировать риски штрафов и обеспечить надёжное архивное хранение личных дел трудовых.