Передача документов в архив — это ответственный этап документооборота, завершающий жизненный цикл дела в структурном подразделении и начинающий его архивный период. Ключевым юридическим документом, фиксирующим этот процесс, является опись приема-передачи (часто называемая сдаточной описью или актами приема-передачи). Ошибки в ее оформлении могут привести к непринятию дел архивом, нарушению сроков хранения и штрафным санкциям при проверках.

В данной статье подробно разбираются виды описей, порядок подготовки документов, обязательные реквизиты, особенности передачи дел личного состава и НТД, а также приведены актуальные требования на 2026 год.

Нормативная правовая база

Процедура передачи и оформление описей регулируются следующими основными актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17, 22).
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Типовых норм технологических процессов архивных учреждений…» (устанавливает порядок приема).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Единых перечней сроков хранения документов…» (ЕПК) — основание для формирования описей архивных фондов.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Опись дел. Общие требования к составлению».
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Акты приема-передачи документов на хранение. Общие требования к составлению».
• Внутренние документы организации: Инструкция по подготовке и передаче документов в архив, Номенклатура дел, График передачи.

Виды описей при передаче в архив

Выбор формы описи зависит от категории документов и этапа их жизненного цикла.

Опись по Единым перечням сроков хранения (ЕПК) — для архивного хранения

Это основная форма для дел с истекшими сроками временного хранения, подлежащих передаче в архив организации или государственный архив на постоянное/длительное хранение.

• Составляется в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.
• Дела группируются по индексам номенклатуры.
• В описи указываются итоговые сроки хранения (временные или постоянные), установленные ЕПК.

Сдаточная опись (Акт приема-передачи) — для оперативного/текущего хранения

Применяется, когда:

• Дела передаются из подразделений в архив организации на текущее оперативное хранение (сроки хранения не истекли, дела еще используются в работе).
• Документы не подлежат архивному хранению, но требуют централизованного хранения.
• Дела передаются временно (например, при реорганизации архива).

Сдаточная опись играет роль акта приема-передачи как бумажных, так и электронных документов. Она не требует согласования с ЕПК, но должна соответствовать номенклатуре дел организации.

Описи дел личного состава (по согласованным ЕПК)

Документы по личному составу (личные дела, табеля учета рабочего времени, листы учета отработанного времени и др.) передаются по согласованным ЕПК описям. Это строгое требование законодательства о пенсиях и трудовом праве.

• Требуется особая аккуратность: ошибки в ФИО, датах, периодах работы недопустимы.
• Часто требуется полистная проверка особенно ценных дел (личные дела работников, работавших во вредных условиях, до 2003 г.).

Описи научно-технической документации (НТД)

Имеют специфические требования (ГОСТ 2.003-2020, ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• Разные формы обложек для чертежей, спецификаций, пояснительных записок.
• Обязательное наличие листа-заверителя в каждом деле.
• Нумерация листов внутри дела (сквозная или по документам).
• Учет копий и дубликатов.

Этапы подготовки документов к передаче (до составления описи)

Составление описи — финальный штрих. До этого необходимо выполнить обязательные процедуры:

1. Экспертиза документов на предмет ценности (актирование). Комиссия определяет, какие дела подлежат уничтожению, а какие — передаче в архив. Составляется Акт экспертизы.
2. Оценка контроля исполнения. Проверка, нет ли в делах неисполненных документов, требующих возврата в работу.
3. Формирование дел (сборка). Сортировка документов внутри дела (хронологическая, систематическая), прошивка, скрепление, нумерация листов.
4. Оформление обложек дел. Заполнение реквизитов обложки по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (индекс дела, заглавие, даты начала/окончания, срок хранения, количество листов).
5. Составление Листа-заверителя (для НТД и дел личного состава).

Процедура приема-передачи: пошаговый алгоритм

Согласно типовым нормам (Приказ Росархива № 174) и практике, процесс выглядит так:

Этап 1: Планирование и согласование графика

• График передачи подписывается руководителем организации (директором).
• Согласовывается с начальниками структурных подразделений, откуда передаются документы.
• Утверждается комиссия по приему-передаче (представитель архива + представитель подразделения).

Этап 2: Фактическая передача (инвентаризация)

• Документацию принимает уполномоченное лицо архива в присутствии сотрудника подразделения-передача.
• Прием дел производится поединично (каждое дело сверяется с описью по номеру, заглавию, количеству листов, сроку хранения).
• Особо ценные дела (личные дела, уникальные НТД, договора) принимаются с полистной проверкой (пересчетом каждого листа).

Этап 3: Подписание описи (Акта)

В каждом экземпляре описи (обычно 2 экз.: один остается в архиве, второй — у передавшего подразделения) ставится отметка о приеме и ставятся подписи:

• Заведующего архивом (или уполномоченного лица).
• Лица, передавшего дела (ответственного за документооборот в подразделении).
• Указывается дата приема-передачи.
• Указывается количество фактически принятых дел цифрами и прописью (в конце каждого экземпляра описи).

Этап 4: Размещение и учет

• Дела размещаются на стеллажах согласно адресному учету.
• Данные вносятся в архивную информационную систему (АИС) / реестр фондов.

Обязательные реквизиты описи (по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р 7.0.100-2018)

Любая опись (будь то по ЕПК или сдаточная) должна содержать:

Особенности оформления для разных категорий документов

Дела личного состава

• Составляются отдельной описью (не смешивать с делопроизводством).
• В заглавии дела обязательно: ФИО полностью, дата рождения, табельный номер.
• Сроки хранения: 75 лет (личные дела, табеля до 2003 г.), 50 лет (остальные табеля, листы учета) — в соответствии с Приказом Минтруда/Росархива.
• Рекомендуется составлять внутреннюю опись документов внутри дела (перечень приказов, справок, заявлений) для ускорения выдачи справок.

Научно-техническая документация (НТД)

• Опись составляется по форме, учитывающей специфику: номер документа (чертежа), наименование, обозначение, лист/листов, подпись ответственного за НТД.
• Обязателен Лист-заверитель (форма по ГОСТ 2.305 или своя, утвержденная в организации) в каждом деле.
• При передаче копий/дубликатов, отдельные строки или примечание «Копия», «Дубликат».

Электронные документы и файлы

Сдаточная опись используется и для передачи электронных архивов (на носителях или в ЭАРХ, электронном архиве).

• В табличной части добавляются колонки: «Наименование файла/папки», «Формат», «Объем (Мб/Гб)», «Хеш-сумма (MD5/SHA-256)», «Носитель/Путь в ЭАРХ».
• Подписание возможно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) обеих сторон.
• Акт приема-передачи электронных документов часто оформляется как приложение к описи или отдельным документом в ЭДО.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Расхождения между обложкой дела и описью. Заглавие, даты, кол-во листов в описи должны в точности совпадать с обложкой. Решение: сверка перед подписанием.
2. Отсутствие подписи принимающего на втором экземпляре. У передавшего подразделения остается опись без подписи архива — юридически передача не подтверждена. Решение: подписывать оба экземпляра одновременно.
3. Неверные сроки хранения. Использование старых ЕПК или «на глаз». Решение: проверка по актуальному ЕПК (Приказ № 236) и отраслевым перечням.
4. Передача неисполненных документов. В архив уходят дела с открытыми контрольными сроками. Решение: обязательная экспертиза и контроль исполнения перед сборкой.
5. Путаница между «Сдаточной» и «ЕПК» описями. Сдаточную нельзя использовать для передачи в госархив или на постоянное хранение, если сроки истекли. Решение: четкое разделение по целям передачи.
6. Отсутствие полистной проверки для ценных дел. Риск потери листов в личных делах. Решение: фиксация в акте/описан факта полистной проверки.

Образец структуры сдаточной описи (шаблон для заполнения)

ОПИСЬ № ____
Дело № ____ (по журналу учета описей)

ОРГАНИЗАЦИЯ: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ: Бухгалтерия / Отдел кадров / Производство

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ
передаваемых в архив ООО «Ромашка» на оперативное хранение

Город: Москва Дата составления: «___» _____________ 202_ г.

Основание: Приказ Генерального директора от «___» ________ 202_ г. № ___ «О передаче документов в архив»
Номенклатура дел организации, утверждена приказом от «___» ________ 202_ г. № ___

ПЕРИОД ДОКУМЕНТОВ: 2022 – 2023 гг.
КОЛИЧЕСТВО ЭКЗЕМПЛЯРОВ ОПИСИ: 2 (два)

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
| № п/п | Индекс дела | Заглавие дела | Даты дела | Срок хр. (г.) | Кол-во листов | Примечание |
|-------|-------------|--------------------------------------------------|----------------|---------------|---------------|------------|

| 1 | 02-01 | Приказы по основной деятельности | 10.01.22-28.12.22 | 10 | 45 | |
| 2 | 02-03 | Приказы по личному составу (кроме наград) | 15.01.22-20.12.22 | 75 | 120 | Полистная пров. |
| 3 | 11-01 | Договоры с поставщиками (исполненные) | 01.02.22-30.11.23 | 10 | 350 | В 2-х томах |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... | ... |
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ИТОГО ПЕРЕДАНО ДЕЛ: 15 (пятнадцать)
ИТОГО ПЕРЕДАНО ЛИСТОВ: 2 450 (две тысячи четыреста пятьдесят)

ПЕРЕДАЛ:
Начальник отдела кадров / Должность
Подпись _____________ /Иванов И.И./
Дата «___» _____________ 202_ г.

ПРИНЯЛ:
Заведующий архивом / Должность
Подпись _____________ /Петров П.П./
Дата «___» _____________ 202_ г.

М.П. (При наличии печати у подразделения/архива)

Электронный документооборот (ЭДО) и описи

В 2026 году большинство крупных организаций перешли на электронное управление архивами (ЭАРХ — электронные архивы). Особенности:

• Опись формируется автоматически в АИС «Архив» / 1С:Документооборот / Directum / SBIIS на основе метаданных дел.
• Подписание происходит через ЭДО (СБИС, Диадок, Контур) с использованием УКЭП.
• Бумажный оригинал описи может не печататься, если принят локальный нормативный акт об электронном архиве и правовой значимости электронных копий (ст. 6, 11 ФЗ-125, ГОСТ Р 7.0.8-2013).
• Однако для передачи бумажных дел в архив бумажная опись (в 2 экз.) остается обязательной, даже если учет ведется в ЭАРХ.

Чек-лист перед подписанием описи (для архивариуса и передающего)

• [ ] Соответствует ли заглавие дела в описи заглавию на обложке?
• [ ] Верны ли индексы дел по номенклатуре?
• [ ] Установлены ли правильные сроки хранения по актуальному ЕПК?
• [ ] Совпадает ли количество листов в описи с фактическим в деле (пересчитано)?
• [ ] Есть ли листы-заверители в делах НТД и личного состава?
• [ ] Проведена ли полистная проверка для особо ценных дел (отметка в прим.)?
• [ ] Указаны ли ИТОГО дела и листы цифрами и прописью?
• [ ] Подписаны ли ОБА экземпляра описи обеими сторонами?
• [ ] Стоят ли даты подписания на обоих экземплярах?
• [ ] Соответствует ли состав дел Графику передачи и Приказу?

Опись приема-передачи документов в архив — это не просто формальность, а основной юридический документ, подтверждающий факт передачи ответственности за сохранность документов от структурного подразделения к архиву. Грамотное оформление по ЕПК (для архивного хранения) или по сдаточной описи (для оперативного), соблюдение процедуры поединичного приема, полистной проверки ценных дел и двустороннего подписания экземпляров, залог безопасности документационного фонда организации и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов (Росархив, прокуратура, налоговая, суды).

Рекомендуется ежегодно актуализировать Инструкцию по подготовке и передаче документов в архив, проводить обучение ответственных лиц подразделений и использовать программное обеспечение для автоматизации составления описей, минимизируя человеческий фактор.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ-125, Приказы Росархива № 174, № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.100-2018) и судебной практики на 2026 год.