Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Оформление передачи документов в архив — это обязательная процедура, обеспечивающая правовую значимость архивного фонда и сохранность информации. Главным документом, фиксирующим этот процесс, является Акт приема-передачи дел на архивное хранение. В данной статье подробно разберем правовую базу, порядок заполнения, отличия от сдаточной описи и актуальные требования 2026 года.

Правовое регулирование и нормативная база

Деятельность по архивному делу в РФ регулируется рядом ключевых нормативных правовых актов. Знание этих документов необходимо для корректного оформления акта:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы формирования и использования архивных фондов.
Постановление Правительства РФ от № 1371 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», основной регламент процедур (далее — Правила № 1371).
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых форм акта приема-передачи документов на государственное хранение, сдаточной описи документов, передаваемых на государственное хранение, и описи документов, передаваемых на государственное хранение» — устанавливает единые формы для передачи в госархивы.
ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Национальная система стандартизации. Архивное дело. Термины и определения», единообразие терминологии.
Отраслевые стандарты и локальные нормативные акты организации (Инструкция по архивному делу, Перечень документов со сроками хранения).

Когда и зачем нужен Акт приема-передачи?

Акт является официальной бумагой, подтверждающей, что одна сторона фактически передала, а вторая приняла те или иные документы на ответственное хранение. Он возникает в двух основных сценариях:

Передача дел из структурных подразделений в архив собственной организации (Внутренний архив)

Согласно п. 66 Правил № 1371, прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, второй — в структурном подразделении (или у ответственного лица).

Важный нюанс: Некоторые эксперты (например, Profiz.ru) указывают, что для передачи дел из структурного подразделения в архив той же организации строгого акта приема-передачи может не требоваться, если это регламентировано локальными актами. Однако на практике большинство организаций и госорганов используют Акт или Сдаточную опись как основной передаточный документ для снятия ответственности с создателя дел.

Передача дел в государственный (муниципальный) архив (Внешний архив)

Это строго регламентированная процедура. Согласно ст. 22 Закона № 125-ФЗ и п. 6.1.2. порядка передачи (КонсультантПлюс): Акт составляется в двух экземплярах, один остается в передающей организации, другой — в принимающем государственном (муниципальном) архиве. Акт подписывается работниками обеих сторон и утверждается руководителями.

Категории документов, подлежащих передаче

В архив (внутренний или государственный) передаються только документы архивных категорий хранения:

Постоянного хранения (включая срок «До ликвидации организации»).
Временного хранения (срок более 10 лет), по истечении срока хранения в структурном подразделении.

Документы с истекшим сроком хранения, не подлежащие архивированию, подлежат уничтожению по акту экспертизы стоиности документов.

Структура и обязательные реквизиты Акта

Независимо от формы (типовая по Приказу Росархива № 236 или собственная, утвержденная локальным актом), Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и практике 2025-2026 гг.):

Реквизит	Описание и требования
Наименование документа	«Акт приема-передачи дел на архивное хранение»
Номер и дата	Номер по порядку (сквозная нумерация за год), дата составления (фактическая дата передачи).
Место составления	Населенный пункт (город/село).
Основание (Причина)	Истек срок хранения в организации, ликвидация/реорганизация организации, перевод в госархив по истечении 10/20 лет и т.д. Ссылка на Приказ/Распоряжение о передаче.
Стороны (Сдающая и Принимающая)	Полные наименования организаций/подразделений. Для госархива — наименование архива (например, ГАРО, ГАМО).
Лица, осуществляющие передачу/прием	Должности, ФИО полностью, расшифровка подписей. Обязательно указание доверенностей, если лица действуют по ним.
Наименование фонда/описания	Название передаваемого фонда (например, «Фонд № 15 «Управление кадров», оп. 1, 2020-2022 гг.»).
Количественные характеристики	Количество единиц хранения (дел), количество томов, лог. метров погонных (для бумажных), объем в Мб/Гб (для электронных).
Ссылка на приложение	«Приложение: Сдаточная опись № [Номер] от [Дата] на [Кол-во] л.» — неотъемлемая часть акта.
Подписи и печати	Подписи уполномоченных лиц сторон с расшифровкой. Печать ставится, если она предусмотрена уставом/локальными актами (для ИП и некоторых юрлиц печать не обязательна). Утверждение руководителями сторон.

Акт приема-передачи vs Сдаточная опись: в чем разница?

Это частый источник путаницы. Сдаточная опись (Форма по Приказу Росархива № 236 или собственная) — это подробный перечень передаваемых дел (наименование дела, даты, кол-во листов, срок хранения, примечания). Акт — это юридическое оформление факта передачи прав и ответственности.

Сдаточная опись играет роль приложения к Акту. Она «играет роль акта приема-передачи как бумажных, так и электронных документов» по содержанию перечня.
Акт подписывается руководителями, Сдаточная опись — составляющими комиссией/ответственными исполнителями.
В передаче в госархив: Акт + Сдаточная опись (обязательно). Во внутреннем архиве: часто используют единый документ «Акт приема-передачи с приложением описи» или просто Сдаточную опись в 2 экз. с подписями сторон (если локальный акт так позволяет).

Порядок оформления: пошаговый алгоритм

Этап 1: Подготовка дел (в структурном подразделении/создателе)

Проведение экспертизы стоиности документов (Акт экспертизы).
Формирование дел: проверка полноты, оформление обложек, прошивка, нумерация листов.
Составление Внутренней описи дел (для себя) и Сдаточной описи (для архива).

Этап 2: Оформление Акта

Заполнение шапки Акта (номер, дата, место, основание, приказ о передаче).
Указание сторон: Сдающая сторона (структурное подразделение/организация) и Принимающая сторона (Архив организации / Госархив).
Указание лиц, передающих и принимающих (ФИО, должности, основание — должностная инструкция или доверенность).
Обобщенные данные по фонду: название, период, кол-во единиц хранения.
Ссылка на Сдаточную опись как на приложение.

Этап 3: Подписание и утверждение

Внутренний архив: Подписывают ответственное лицо подразделения и архивариус/зав. архивом. Утверждают руководитель организации (или уполномоченное лицо) на каждом экземпляре.
Госархив: Подписывают представители организации и госархива. Утверждают руководитель организации И руководитель госархива. Обязательно 2 экземпляра.

Этап 4: Физическая передача и учет

Передача дел под роспись в Акте/Сдаточной описи (по каждому делу или по описи в целом).
Размещение дел в архиве по адресу хранения.
Внесение данных в Учетную карточку фонда (ф. 28) или Автоматизированную информационную систему (АИС) архива.
Один экземпляр Акта (с описью) хранится в архиве, второй — в сдавшем подразделении/организации.

Особенности передачи электронных документов (ЭД)

С развитием ЦХЭД (Централизованной системы хранения электронных документов) и Подсистемы «Облачный архив» (ссылка на базовый курс 8.3.3), процедура оформлена электронно:

Передача происходит по Сводной описи ЭАД (электронных архивных документов).
Госархив после приема и проверки формирует в ЦХЭД Акт приема-передачи в электронном виде (ЭП/КЭП).
Акт направляется в Подсистему организации-отправителя.
Бумажный дубликат может не требоваться, если взаимодействие полностью электронное и закреплено договором/соглашением об ЭДО.

Важно: Для электронных документов в Акте/Описи указываются: уникальный идентификатор документа, хэш-сумма, формат файла, объем, тип ЭП.

Типовые ошибки и риски

Отсутствие Акта при передаче в госархив: Документы не считаются переданными на госхранение, ответственность и риски остаются у организации-создателя.
Несоответствие данных Акта и Сдаточной описи: Разное количество дел, разные наименования фондов, неверные сроки хранения. Приводит к возврату документов из госархива.
Отсутствие расшифровки подписей: Делает акт недействительным для госархива.
Передача дел без экспертизы стоиности: Грубое нарушение ст. 19 Закона № 125-ФЗ.
Один экземпляр Акта: Для госархива — обязательно 2 экз. Для внутреннего — крайне рекомендуется 2 экз. для сторон.
Использование устаревших форм: Необходимо использовать формы Приказа Росархива № 236 (для госархива) или актуальные локальные формы.

Примерная структура заполнения (Шаблон для ориентира)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
г. ________________ «___» _____________ 202_ г. № ______

Мы, нижеподписавшиеся:
Сторона, сдающая дела: ______________________________________________________
(Полное наименование организации/подразделения)
в лице _____________________________________________________________________
(Должность, ФИО полностью, основание: приказ №__ / доверенность №__)
и
Сторона, принимающая дела: __________________________________________________
(Наименование архива организации / Государственного архива)
в лице _____________________________________________________________________
(Должность, ФИО полностью, основание)

Составили настоящий Акт о том, что Сторона, сдающая дела, передала, а Сторона, принимающая дела, приняла на архивное хранение документы фонда:
Наименование фонда: ________________________________________________________
Период документов: _________________________________________________________
Количество единиц хранения (дел): _______ шт.
Количество томов: _______ шт.
Объем (для ЭД): _______ Мб / Гб

Основание передачи: ________________________________________________________
(Приказ организации №__ от __.__.20__ г. / Решение о ликвидации / Закон № 125-ФЗ)

Передача оформлена Сдаточной описью № _____ от «___» _________ 202_ г. на ____ л.,
являющейся неотъемлемым приложением к настоящему Акту.

Состояние дел при передаче: _________________________________________________
(Удовлетворительное / Требуется восстановление: перечень прилагается)
Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу:
один — у Стороны, сдающей дела, второй — у Стороны, принимающей дела.

ПОДПИСИ:

СДАЮЩАЯ СТОРОНА:
____________________ / ____________________ / ____________________
(Подпись) (Расшифровка) (Должность, Печать при наличии)

ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА:
____________________ / ____________________ / ____________________
(Подпись) (Расшифровка) (Должность, Печать при наличии)

УТВЕРЖДАЮ:
Руководитель организации-сдающей дела Руководитель архива (Госархива)
____________________ / ____________________ ____________________ / ____________________
(Подпись/Расшифровка) (Подпись/Расшифровка)
М.П. М.П.

Хранение экземпляров Акта

В архиве организации: Экземпляр Акта с приложенной Сдаточной описью скрепляется (сшивается) и храниться в архиве фонда или в отдельном деле «Акты приема-передачи» (срок хранения — постоянный или по сроку фонда).
В сдавшем подразделении/организации: Второй экземпляр хранится в делах подразделения или в деле «Взаиморасчеты с архивом / Передача документов» (срок хранения обычно устанавливается в Перечне организации, часто 5-10 лет или до следующей передачи).
В госархиве: Экземпляр Акта становится частью учетной документации госархива (хранится постоянно).

Акт приема-передачи дел на хранение, это не просто формальность, а ключевой юридический документ, разграничивающий зоны ответственности между создателем документов и архивом. В 2026 году акцент делается на:

Строгом соблюдении формы Приказа Росархива № 236 при передаче в госархивы.
Обязательной привязке к Сдаточной описи.
Распространении электронного документооборота (ЦХЭД, КЭП) для передачи ЭАД.
Наличии двух экземпляров с «живыми» подписями (или КЭП) и расшифровками.

Грамотное оформление Акта гарантирует сохранность архивного фонда, исключает претензии со стороны контролирующих органов (Росархива, прокуратуры) и обеспечивает беспрепятственный доступ к документам в будущем.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (Закон № 125-ФЗ, Постановление № 1371, Приказ Росархива № 236) и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к архивисту организации или юристу.